信息erp管理制度

信息erp管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司信息ERP系统的管理与使用，确保系统的安全、稳定运行，提高公司信息化管理水平，提升工作效率，实现信息资源的有效整合与共享，为公司的决策提供准确、及时的数据支持。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及信息ERP系统操作、管理、维护的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：信息ERP系统的管理与使用应符合国家相关法律法规和行业规范。2.安全性原则：确保系统数据的安全，防止数据泄露、篡改和丢失，采取有效的安全防护措施，包括但不限于用户认证、访问控制、数据备份与恢复等。3.准确性原则：保证系统录入数据的准确、完整，严禁虚假数据录入，确保系统数据能真实反映公司业务状况。4.高效性原则：充分利用信息ERP系统的功能，优化业务流程，提高工作效率，减少人工操作失误。5.规范性原则：明确系统操作流程、权限设置、数据标准等，确保所有人员按照规范进行操作和管理。二、管理职责（一）信息管理部门1.负责公司信息ERP系统的整体规划、建设、维护和升级，确保系统的正常运行。2.制定和完善信息ERP系统相关管理制度、操作规范和流程，并监督执行。3.负责系统用户账号的创建、权限设置与管理，定期对用户权限进行审核和调整。4.组织开展系统操作培训，提高员工的系统操作技能和信息化意识。5.负责系统数据的备份与存储管理，制定数据备份策略，确保数据的安全性和可恢复性。6.及时处理系统运行过程中的故障和问题，协调相关部门进行系统优化和改进。（二）使用部门1.负责本部门信息ERP系统的日常操作和使用，按照规定流程录入、更新和查询数据。2.配合信息管理部门进行系统测试、升级和优化工作，反馈系统使用过程中发现的问题和建议。3.负责本部门系统用户账号的安全管理，妥善保管账号密码，不得随意转借他人使用。4.按照信息ERP系统的要求，整理和规范本部门的业务数据，确保数据的准确性和完整性。（三）系统管理员1.负责信息ERP系统的日常维护和技术支持，监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况。2.协助信息管理部门进行系统权限管理，根据用户岗位变动及时调整用户权限。3.负责系统数据的备份与恢复操作，定期检查备份数据的完整性和可用性。4.对系统运行过程中产生的日志进行记录和分析，为系统优化提供依据。5.参与系统的升级和优化工作，配合开发人员进行系统测试和验收。三、系统操作规范（一）用户账号管理1.用户应使用公司统一分配的账号登录信息ERP系统，不得擅自使用他人账号。2.首次登录系统后，用户应及时修改初始密码，并设置强度较高的密码，包含字母、数字和特殊字符，且定期更换密码。3.如发现账号异常或密码泄露，用户应立即通知信息管理部门进行处理，并及时修改密码。4.用户离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息管理部门，信息管理部门将根据实际情况进行账号停用或权限调整。（二）数据录入与维护1.数据录入人员应确保录入数据的准确性和完整性，按照系统规定的格式和要求进行数据录入。2.在录入重要数据前，应进行数据核对和验证，确保数据来源可靠。3.对于已录入系统的数据，如需修改或删除，应按照规定的审批流程进行操作，确保数据修改的合理性和可追溯性。4.定期对系统数据进行清理和维护，删除无效数据和过期信息，保证系统数据的质量。（三）系统操作流程1.用户在进行系统操作前，应熟悉相关业务流程和系统操作手册，按照规定的步骤进行操作。2.在操作过程中，如遇到系统提示错误或异常情况，应及时记录并向系统管理员报告，不得擅自进行处理。3.完成系统操作后，应及时退出系统，避免账号长时间处于登录状态造成安全隐患。（四）数据查询与使用1.用户根据工作需要，在授权范围内查询系统数据，不得擅自查询他人权限范围内的数据。2.查询的数据应仅用于内部工作使用，不得泄露给外部人员或用于其他非公司规定的目的。3.如需使用系统数据进行统计分析或报表制作，应确保数据的真实性和准确性，并按照规定的格式和要求进行输出。四、系统安全管理（一）网络安全1.公司内部网络与外部网络应进行有效的隔离，设置防火墙、入侵检测系统等安全防护设备，防止外部非法网络攻击。2.定期对网络设备进行检查和维护，确保网络设备的正常运行，保障网络通信的稳定性和可靠性。3.严格控制网络访问权限，禁止未经授权的人员访问公司内部网络。（二）数据安全1.对信息ERP系统中的重要数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.制定完善的数据备份策略，定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.建立数据恢复演练机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。4.加强对数据存储设备的管理，定期进行检查和维护，防止存储设备故障导致数据丢失。（三）用户安全1.加强用户安全教育，提高用户的安全意识，使其了解信息安全的重要性和防范措施。2.要求用户安装正版杀毒软件和防火墙，并定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，及时更新系统补丁。3.对用户的操作行为进行审计和监控，发现异常操作及时进行处理，并记录相关情况。五、系统维护与升级（一）日常维护1.系统管理员应定期对信息ERP系统进行巡检，检查系统运行状态、服务器性能、网络连接等情况，及时发现并处理潜在问题。2.监控系统日志，对系统中的异常操作和错误信息进行分析和排查，及时采取措施进行处理，确保系统的正常运行。3.定期对系统数据库进行优化，清理无用数据和日志，提高数据库的运行效率。（二）故障处理1.当系统出现故障时，系统管理员应及时响应，快速定位故障原因，并采取有效的措施进行修复。2.对于一般性故障，应在规定时间内恢复系统正常运行；对于重大故障，应立即启动应急预案，组织相关人员进行抢修，并及时向上级报告故障情况和处理进度。3.故障处理完毕后，应详细记录故障发生的时间、现象、原因、处理过程和结果等信息，形成故障报告，为后续的系统维护和优化提供参考。（三）系统升级1.信息管理部门应根据公司业务发展需求和系统技术状况，制定系统升级计划，明确升级的目标、内容、时间和步骤。2.在系统升级前，应对升级方案进行充分评估和测试，确保升级后的系统功能正常、数据安全可靠。3.系统升级过程中，应做好数据备份和监控工作，及时处理升级过程中出现的问题，确保升级顺利完成。4.升级完成后，应组织相关人员进行系统测试和验收，验证系统升级后的功能是否满足要求，数据是否准确完整。如发现问题，应及时进行整改。六、培训与支持（一）培训管理1.信息管理部门应制定信息ERP系统培训计划，根据不同岗位和人员需求，定期组织系统操作培训。2.培训内容应包括系统概述、操作流程、功能应用、数据维护等方面，确保培训人员能够熟练掌握系统的使用方法。3.培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，以满足不同人员的学习需求。4.对新入职员工应及时进行系统基础培训，使其尽快熟悉系统操作流程和相关业务要求。5.定期对培训效果进行评估，收集培训人员的反馈意见，不断改进培训内容和方式，提高培训质量。（二）技术支持1.信息管理部门设立专门的技术支持热线或邮箱，及时解答用户在系统使用过程中遇到的问题。2.对于用户提出的技术问题，应在规定时间内给予回复和解决，确保用户的工作不受影响。3.定期收集用户的技术需求和建议，对系统进行优化和改进，提高系统的易用性和稳定性。七、考核与奖惩（一）考核内容1.对信息ERP系统使用部门和人员的考核内容包括系统操作规范执行情况、数据录入准确性、系统故障处理及时性、培训参与度等方面。2.对信息管理部门和系统管理员的考核内容包括系统维护管理、升级计划执行情况、技术支持服务质量、安全管理等方面。（二）考核方式1.考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。2.定期考核每季度进行一次，由信息管理部门制定考核指标和评分标准，对各部门和人员进行量化考核。3.不定期抽查根据工作需要随时进行，重点检查系统操作的规范性、数据的准确性和系统的安全性等方面。（三）奖励措施1.对于在信息ERP系统使用和管理方面表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，包括但不限于奖金、荣誉证书等。2.对提出系统优化建议并被采纳，有效提高系统运行效率或工作质量的人员，给予相应的奖励。3.在系统故障处理过程中，表现突出、及时恢复系统正常运行，避免公司重大损失的人员，给予特别奖励。（四）惩罚措施1.对于违反信息ERP系统管理制度的部门和个人，视情节轻重给予警告、罚款、暂停系统使用权限等处罚。2.因操作不