集中采购平台管理制度

集中采购平台管理制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购平台的运行，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强对采购活动的监督管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门通过集中采购平台进行的物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应公开透明，接受公司内部监督。2.公平竞争原则：确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.公正原则：采购活动应公正进行，维护公司和供应商的合法权益。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批年度采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。（二）采购执行部门公司设立集中采购平台管理部门，作为采购执行部门，负责集中采购平台的日常运营和管理。其职责包括：1.制定和完善集中采购平台的管理制度和流程。2.组织实施采购活动，包括采购需求收集、采购文件编制、供应商邀请与选择、采购合同签订与执行等。3.建立和维护供应商数据库。4.协调与其他部门在采购活动中的沟通与协作。5.对采购活动进行记录和档案管理。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购执行部门开展采购活动。其职责包括：1.准确、及时地提交采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的评审。3.协助采购执行部门与供应商进行沟通和谈判。4.对采购物资或服务进行验收。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购执行部门。（二）采购需求审核1.采购执行部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.对于重大采购需求，采购执行部门可组织相关部门进行联合评审，确保需求准确无误。（三）采购计划制定1.采购执行部门根据审核通过的采购需求，结合公司采购预算和库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间安排、预计采购金额等内容。3.采购计划报采购决策委员会审批后执行。（四）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购执行部门编制采购文件，包括采购公告、招标文件、询价文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保供应商能够清楚了解采购要求。（五）供应商邀请与选择1.采购执行部门通过公司内部供应商数据库、行业媒体、网络平台等渠道邀请潜在供应商参与采购项目。2.对参与采购项目的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质、信誉和供应能力。3.根据采购文件的评标标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行评审，选择最优供应商。（六）采购合同签订1.采购执行部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经公司法律部门审核后生效。（七）采购合同执行1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和质量标准供应物资或服务。2.采购执行部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。3.需求部门负责对采购物资或服务进行验收，验收合格后办理入库或结算手续。（八）采购付款1.需求部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，提交给财务部门。2.财务部门对《付款申请表》进行审核，审核无误后按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购到性价比最优的物资或服务。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，可采用邀请招标方式。采购执行部门向若干家具备资格的供应商发出邀请，进行招标采购。（三）询价适用于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价选择供应商。（四）竞争性谈判对于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的采购项目，或招标后没有供应商投标、没有合格标的或重新招标未能成立的采购项目，可采用竞争性谈判方式。采购执行部门与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。（五）单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料，经采购执行部门审核通过后，方可进入供应商数据库。（二）供应商评估与考核1.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行警告、限期整改或淘汰。（三）供应商激励1.建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等。2.加强与供应商的沟通与合作，共同解决合作过程中出现的问题，建立长期稳定的合作关系。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等。2.对识别出的风险进行分析和评估，确定风险的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险，制定相应的应对措施。如对于供应商违约风险，可在采购合同中明确违约责任，加强对供应商的监督和管理；对于质量风险，可加强对采购物资的检验和验收等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，采取有效的措施进行防范和控制。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.采购执行部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督。（二）供应商投诉处理建立供应商投诉处理机制，对于供应商的投诉，采购执行部门应及时进行调查和处理，维护供应商的合法权益，同时保证采购活动的公正、公平。八、信息化管理（一）集中采购平台建设建立集中采购信息化平台，实现采购需求提报、采购文件发布、供应商报名与响应、评标与定标、合同签订与执行、采购付款等采购业务流程的信息化管理。（二）数据管理加强对集中采购平台数据的管理，确保数据的准确性、完整性和安全性。定期对数据进行备份和清理，防止数据丢失和损坏。九、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购相关人员进行培训，包括采购业务知识、法律法规、信息化操作等方面的培训，提高采购人员的业务水平和综合素质。2.针对不同岗位的采购人员，制定个性化的培训计划，满足其工作需求。（二）宣传1.加强对集中采购平台管理制度和流程的宣传，提