会展厅使用管理制度VIP

会展厅使用管理制度一、总则1.目的为规范会展厅的使用管理，确保会展厅的安全、有序、高效运行，充分发挥会展厅的功能，满足公司内部会议、培训、展览展示以及对外商务活动等需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门以及经公司批准使用会展厅的外部单位和个人。3.会展厅概述会展厅位于[具体位置]，总面积为[x]平方米，配备有先进的音响设备、灯光系统、投影设备、舞台设施以及展示陈列设施等，可满足不同规模和类型活动的需求。二、使用申请与审批1.申请流程公司内部部门如需使用会展厅，应提前[x]个工作日填写《会展厅使用申请表》，详细说明使用时间、活动内容、参与人数等信息，并提交至行政人事部。外部单位或个人申请使用会展厅，需通过公司相关业务部门进行引荐，并在获得公司同意后，由引荐部门协助填写《会展厅使用申请表》，一同提交行政人事部。2.审批权限行政人事部收到申请表后，对申请信息进行初步审核，重点审核申请时间是否与已有的安排冲突、活动内容是否符合公司规定等。对于一般性的内部会议、培训等活动，由行政人事部负责人审批。对于涉及重要业务洽谈、大型展览展示、高层会议等活动，需报公司分管领导审批；如活动规模较大或涉及公司重大形象展示等，还需经公司总经理审批。3.审批结果通知行政人事部在收到申请后的[x]个工作日内完成审批，并将审批结果以书面形式通知申请部门或单位。如申请获批，申请部门或单位应按照审批意见准备相关活动；如申请未获批，行政人事部应向申请方说明原因。三、使用安排与协调1.使用时间安排会展厅的正常使用时间为工作日的[具体时间段]，如需在非工作时间使用，需提前向行政人事部提出申请，并说明原因，经批准后方可使用。同一时间段内，原则上只允许一个申请方使用会展厅。如遇特殊情况，需多个部门或单位同时使用，行政人事部应根据活动的重要性、紧急程度等因素进行协调安排。2.设备设施准备申请部门或单位应在活动前[x]个工作日与行政人事部沟通，确认所需的设备设施清单。行政人事部负责根据申请方的需求，提前做好会展厅的设备设施调试、清洁卫生等准备工作。对于一些特殊设备或技术要求较高的活动，申请方应提前安排专业技术人员进行现场指导或协助行政人事部完成设备设施的准备工作。3.现场协调与服务在会展厅使用期间，行政人事部应安排专人负责现场协调与服务工作，及时解决活动过程中出现的问题，确保活动的顺利进行。服务人员应熟悉会展厅的设备设施操作方法，为申请方提供必要的技术支持和帮助；同时，负责维护会展厅的秩序和环境卫生，提醒申请方遵守相关规定。四、使用规范1.活动布置要求申请方应根据活动内容和场地特点，合理规划会展厅的布局和装饰。活动布置应简洁大方、安全可靠，不得损坏会展厅的原有设施设备。如需在会展厅内悬挂横幅、张贴海报、摆放展架等，应提前向行政人事部提出申请，经批准后按照指定的位置和方式进行布置。活动结束后，申请方应及时清理现场，恢复会展厅的原貌。严禁在会展厅的墙壁、地面、天花板等部位随意涂写、刻画或粘贴物品。如需进行临时性的装饰或改造，需提前获得行政人事部的书面同意，并在活动结束后恢复原状。2.设备设施使用规范申请方应爱护会展厅内的设备设施，按照操作规程正确使用。如发现设备设施出现故障或损坏，应及时通知行政人事部，不得擅自拆卸或维修。使用音响设备时，应避免音量过大对周围环境造成干扰；使用灯光设备时，应注意控制灯光的亮度和颜色，避免影响观众的视觉效果。对于贵重设备设施，如投影仪、音响控制台等，申请方应安排专人负责操作和管理，确保设备设施的安全和正常运行。3.安全管理规定申请方应严格遵守国家有关安全法律法规和公司的安全管理制度，确保活动期间的人员和财产安全。在会展厅内严禁吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。如需使用电气设备，应确保用电安全，不得私拉乱接电线。活动现场应配备必要的消防器材，并确保消防通道畅通无阻。申请方应组织参与活动的人员进行消防安全知识培训，提高消防安全意识。如遇突发安全事件，申请方应立即启动应急预案，并及时向行政人事部和公司相关领导报告，配合公司做好应急处置工作。4.环境卫生要求申请方应保持会展厅内的环境卫生整洁，活动期间产生的垃圾应及时清理，分类放置在指定的垃圾桶内。严禁在会展厅内随地吐痰、乱扔杂物，不得在会展厅内饮食或携带食物进入。如因活动需要提供餐饮服务，应提前向行政人事部申请，并按照指定的区域进行安排，确保饮食安全和环境卫生。活动结束后，申请方应负责将会展厅内的桌椅、设备设施等摆放整齐，并协助行政人事部做好会展厅的清洁卫生工作。五、费用管理1.收费标准公司内部部门使用会展厅，原则上不收取费用。但对于因特殊原因造成会展厅设备设施损坏或额外增加服务需求的，行政人事部可根据实际情况收取相应的维修费用或服务费用。外部单位或个人使用会展厅，按照以下收费标准收取费用：每小时收费[x]元，不足一小时的按照一小时计算。全天使用（[具体时长]）收费[x]元。对于大型展览展示、长期租赁等特殊情况，收费标准可根据活动的规模、时间等因素另行协商确定。2.费用结算外部单位或个人在活动结束后[x]个工作日内，按照行政人事部提供的费用清单支付会展厅使用费用。支付方式可选择现金、转账或支票等。行政人事部负责对费用结算情况进行审核和统计，并定期向公司财务部门报送相关报表。3.费用使用范围会展厅使用费用主要用于会展厅的设备设施维护、保养、更新，环境卫生清洁，以及服务人员的薪酬等方面。六、人员管理1.服务人员管理行政人事部负责招聘和培训会展厅服务人员，服务人员应具备良好的服务意识、专业技能和沟通能力。服务人员应遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得擅自离岗。在工作期间，应统一着装，佩戴工作牌，保持良好的形象和精神状态。行政人事部应定期对服务人员进行考核，根据考核结果进行奖惩，激励服务人员不断提高服务质量。2.申请方人员管理申请方应负责组织参与活动人员的管理，确保人员遵守会展厅的使用规范和安全管理规定。申请方人员在活动期间应听从会展厅服务人员的指挥和安排，不得随意破坏会展厅的设施设备或干扰活动的正常进行。如因申请方人员的原因造成会展厅设备设施损坏或其他损失的，申请方应承担相应的赔偿责任。七、监督与检查1.日常监督行政人事部负责对会展厅的使用情况进行日常监督检查，及时发现和纠正不规范的使用行为。监督检查内容包括活动布置是否符合要求、设备设施使用是否规范、安全管理措施是否落实、环境卫生是否整洁等方面。2.定期检查行政人事部应定期对会展厅的设备设施进行检查和维护，确保设备设施的正常运行。检查周期为[x]个月一次。同时，定期对会展厅的安全管理、环境卫生等情况进行综合检查，发现问题及时整改，并将检查结果记录在案。3.违规处理对于违反本制度的申请部门或单位，行政人事部将视情节轻重给予警告、通报批评、责令整改等处理措施。如因违规行为造成会展厅设备设施损坏、安全事故或其他严重后果的，申请方