门卫收发快递管理制度

门卫收发快递管理制度（一）目的为规范公司门卫收发快递的管理流程，确保快递收发工作的高效、准确、安全，保障公司正常办公秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及进入公司办公区域的外部人员的快递收发管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保快递在收发过程中不发生丢失、损坏、延误等情况，保障公司和员工的财产安全。2.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行快递的接收、登记、保管、发放等操作，确保工作的规范化和标准化。3.服务至上原则：树立良好的服务意识，为员工和外部人员提供便捷、高效的快递收发服务，提高满意度。二、门卫职责（一）快递接收1.负责接收各类快递包裹，仔细核对快递单上的收件地址、收件人姓名等信息，确保与公司地址和员工姓名一致。2.对收到的快递进行初步检查，查看包裹是否有破损、变形等异常情况。如发现问题，及时与快递员沟通并做好记录。3.将收到的快递按照类别（如文件类、物品类等）和收件部门进行分类整理，放置在指定的区域。（二）快递登记1.建立快递收发登记台账，详细记录快递单号、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部门、快递内容、收到时间、领取时间等信息。2.对于重要文件或价值较高的快递，应在登记台账上进行特别标注，以便重点关注和管理。（三）快递保管1.设立专门的快递保管区域，确保快递存放安全、有序。保管区域应保持干燥、通风，避免快递受潮、受损。2.对保管的快递进行定期巡查，检查是否有异常情况。如发现快递丢失、损坏等问题，应及时采取措施并向上级报告。（四）快递发放1.按照公司规定的时间和方式，通知员工领取快递。可以通过内部邮件、短信、张贴通知等方式进行通知。2.在员工领取快递时，仔细核对员工身份，要求员工在快递收发登记台账上签字确认。3.对于代领快递的情况，门卫应核实代领人的身份信息，并要求代领人提供收件人的授权委托书或相关证明文件，方可发放快递。（五）特殊情况处理1.对于无法联系到收件人的快递，门卫应及时与快递员沟通，按照快递员的建议进行处理。如暂时保管、退回寄件人等。2.如遇快递丢失、损坏等纠纷，门卫应积极协助调查，提供相关的登记记录和证明材料，配合解决问题。三、快递接收流程（一）快递到达快递员将快递送至公司门卫处，门卫应主动迎接快递员，并引导快递员将快递放置在指定的接收区域。（二）信息核对门卫仔细核对快递单上的收件地址、收件人姓名、联系电话等信息，与公司实际情况进行比对。如发现信息不一致，应及时与快递员沟通，确认正确信息或按照快递员的建议处理。（三）外观检查对快递包裹进行外观检查，查看包裹是否有破损、变形、水渍、油渍等异常情况。如发现问题，应立即告知快递员，并要求快递员在快递单上注明情况，双方签字确认。（四）分类整理将检查无误的快递按照类别（如文件类、物品类等）和收件部门进行分类整理，分别放置在不同的区域，以便后续登记和保管。（五）快递登记在快递收发登记台账上详细记录快递单号、寄件人姓名、寄件地址、收件人姓名、收件部门、快递内容、收到时间等信息。对于重要文件或价值较高的快递，应在备注栏中进行特别标注。四、快递保管流程（一）存放区域规划根据快递的数量和类别，合理规划快递保管区域。将文件类快递放置在专门的文件柜中，物品类快递按照大小、重量等进行分类存放，确保存放有序、便于查找。（二）定期巡查门卫每天至少对快递保管区域进行一次巡查，检查快递的存放情况是否正常，是否有丢失、损坏等异常现象。如发现问题，应及时采取措施并向上级报告。（三）环境维护保持快递保管区域的清洁卫生，定期清理灰尘、杂物等。同时，注意保持区域内的通风良好，防止快递受潮、发霉。（四）安全防范加强快递保管区域的安全防范措施，安装监控设备，确保24小时监控无死角。严禁无关人员进入保管区域，防止快递被盗。五、快递发放流程（一）通知领取1.门卫根据快递收发登记台账，在每天规定的时间内（如上午10:0011:00，下午15:0016:00），通过内部邮件、短信、张贴通知等方式，通知员工领取快递。通知内容应包括快递单号、寄件人姓名、快递内容等重要信息。2.对于紧急或重要的快递，门卫应及时通过电话等方式通知收件人领取。（二）身份核实员工前来领取快递时，门卫应仔细核对员工身份。可以通过查看员工工牌、询问员工姓名、部门等方式进行核实。如员工忘记携带工牌，门卫可通过内部系统查询员工信息进行确认。（三）签字确认员工确认身份无误后，在快递收发登记台账上签字确认领取快递。签字应清晰、完整，注明领取时间。（四）快递发放门卫将快递交给员工，并提醒员工检查快递外观是否完好。如发现问题，应及时与门卫沟通，以便协商解决。六、特殊快递处理（一）重要文件快递对于重要文件快递，门卫应在接收后立即通知收件人，并采取特殊的保管措施，如存放在专门的保险柜中，确保文件的安全。收件人领取时，应进行严格的身份核实和签字确认。（二）贵重物品快递贵重物品快递（如电子产品、珠宝首饰等）到达后，门卫应进行重点检查和登记，并要求快递员与收件人当面交接。收件人领取时，需出示有效身份证件，并在快递收发登记台账上详细记录领取情况。（三）到付快递到付快递到达时，门卫应及时通知收件人支付快递费用。收件人支付费用后，方可领取快递。门卫应在快递收发登记台账上记录费用支付情况。（四）无法联系收件人的快递1.若快递到达后无法联系到收件人，门卫应在当天内尝试通过多种方式联系收件人，如拨打收件人预留的电话、联系收件人所在部门负责人等。2.如经过多次尝试仍无法联系到收件人，且快递员建议暂时保管或退回寄件人，门卫应按照快递员的建议进行处理，并在快递收发登记台账上详细记录处理情况。3.暂时保管的快递，门卫应在保管期限内（如3个工作日）继续尝试联系收件人。如超过保管期限仍无法联系到收件人，应将快递退回寄件人，并做好相关记录。七、考核与奖惩（一）考核标准1.快递收发的准确性：考核门卫对快递信息的核对准确率，是否存在因信息错误导致快递收发错误的情况。2.快递保管的安全性：检查快递保管区域的安全状况，是否发生快递丢失、损坏等安全事故。3.快递发放的及时性：统计员工领取快递的及时性，是否按照规定的时间通知员工领取，员工是否能够及时领取到快递。4.服务态度：考察门卫在快递收发过程中对员工和快递员的服务态度，是否热情、耐心、周到。（二）奖励措施1.对于在快递收发工作中表现出色，全年无任何差错，且服务态度得到员工和快递员一致好评的门卫，给予一定的物质奖励，如奖金、奖品等。2.对提出合理化建议，改进快递收发管理流程，提高工作效率或降低成本的门卫，给予表彰和奖励。（三）惩罚措施1.因工作失误导致快递收发错误、丢失、损坏等情况，给公司或员工造成损失的，根据损失大小，对门卫进行相应的经济处罚。2.对服务态度恶劣，与员工或快递员发生冲突，影响公司形象的门卫，给予警告、罚款等处罚；情节严重的，予以辞退。3.违反快递收发管理制度，私自处理快递或泄露快递信息的，视情节轻重给予严肃处理，直至追究法律责任。八、培训与沟通（一）培训1.定期组织门卫进行快递收发业务培训，包括快递信息核对方法、外观检查技巧、登记台账填写规范、特殊情况处理流程等内容，提高门卫的业务水平和操作技能。2.开展安全知识培训，如防盗、防火、防潮等知识，增强门卫的安全意识和应急处理能力。3.进行服务意识培训，引导门卫树立良好的服务观念，提高服务质量和工作效率。（二）沟通1.建立门卫与快递员之间的沟通机制，及时解决快递收发过程中出现的问题。如快递员对公司门卫收发流程不熟悉，门卫应主动与其沟通，进行详细说明。2.加强门卫与员工之间的沟通，了解员工对快递收发服务的需求和意见建议。对于员工提出的问题，应及时给予答复和解决，不断改进