财务凭证进出管理制度

财务凭证进出管理制度总则制度目的为了加强公司财务凭证的管理，规范财务凭证的进出流程，确保财务信息的真实性、准确性和完整性，保障公司资产安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的财务凭证管理。基本原则1.合规性原则：财务凭证的管理应符合国家法律法规、会计准则以及公司内部的财务制度要求。2.真实性原则：财务凭证所记录的经济业务必须真实发生，凭证内容应与实际业务相符。3.完整性原则：财务凭证应具备完整的要素，包括凭证日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件等，确保能够全面反映经济业务。4.及时性原则：财务凭证应及时填制、审核、传递和归档，不得积压或拖延。财务凭证的种类及定义原始凭证1.定义：原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证。2.分类外来原始凭证：指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如发票、收据、银行回单等。自制原始凭证：指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、领料单、借款单等。记账凭证1.定义：记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。2.分类收款凭证：用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。付款凭证：用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。转账凭证：用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证。财务凭证的取得与填制原始凭证的取得1.业务经办人员职责：业务经办人员在办理经济业务时，应及时取得合法、有效的原始凭证，并确保凭证内容真实、完整。2.审核要求：取得的原始凭证应具备以下基本内容：凭证名称、填制日期、填制单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等。同时，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章等。对于不符合要求的原始凭证，应及时要求对方重开或更正。记账凭证的填制1.填制依据：记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。2.填制要求记账凭证应填写日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数等内容。摘要应简明扼要，能准确反映经济业务的内容；会计科目应使用全称，并符合会计制度的规定；金额填写应准确无误，借贷方金额应相等。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明"注销某月某日某号凭证"字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明"订正某月某日某号凭证"字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。财务凭证的审核原始凭证的审核1.审核内容真实性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据等是否与实际情况相符。合法性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否符合国家法律法规、财经纪律以及公司内部规定。合理性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。完整性审核：审核原始凭证的内容是否齐全，包括凭证的名称、填制日期、填制单位名称、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等；审核凭证的联次是否正确；审核凭证的附件是否齐全等。正确性审核：审核原始凭证的摘要是否填写清楚，日期是否真实，数字是否准确，小数点位置是否正确，大写金额与小写金额是否相符等。2.审核流程业务经办人员取得原始凭证后，应首先进行自我审核，确保凭证符合要求。将原始凭证提交给部门负责人进行初步审核，部门负责人应重点审核业务的真实性、合理性等。财务部门收到原始凭证后，由财务审核人员进行详细审核，审核无误后在凭证上签字确认。对于审核发现的问题，应及时与业务部门沟通，要求其进行更正或补充。记账凭证的审核1.审核内容内容完整性审核：审核记账凭证的日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数等是否齐全。科目准确性审核：审核记账凭证所使用的会计科目是否正确，应借、应贷方向是否一致，账户对应关系是否清晰。金额正确性审核：审核记账凭证上的金额计算是否准确，借贷方金额是否相等。记账凭证与原始凭证一致性审核：审核记账凭证所记录的经济业务内容是否与所附原始凭证相符，摘要是否能准确反映原始凭证的内容。2.审核流程记账凭证填制完成后，制单人应进行自我审核，确保凭证内容准确无误。将记账凭证提交给财务主管进行审核，财务主管应全面审核凭证的各项内容，重点关注会计科目运用、金额计算等方面的准确性。审核通过后在凭证上签字。对于涉及重大经济事项或金额较大的记账凭证，还应提交给财务经理或总会计师进行复核，确保凭证的准确性和合规性。财务凭证的传递传递流程1.业务部门到财务部门业务经办人员在完成经济业务后，应及时将原始凭证整理好，并按照公司规定的时间和流程传递给财务部门。传递过程中应填写交接清单，注明凭证的种类、数量、日期等信息。财务部门收到业务部门传递来的原始凭证后，应进行签收登记，并按照审核流程进行审核。2.财务部门内部传递审核后的原始凭证由财务审核人员传递给记账人员，记账人员根据原始凭证填制记账凭证。记账凭证填制完成后，由制单人传递给审核人员进行审核，审核通过后传递给记账人员进行记账操作。记账后的凭证由装订人员按照规定的方法和顺序进行装订，装订完成后传递给档案管理人员进行归档保管。传递时间要求1.业务部门应在经济业务发生后的[x]个工作日内将原始凭证传递给财务部门。对于一些紧急业务，应在业务完成后的[x]小时内传递。2.财务部门内部各环节之间的凭证传递应在[x]个工作日内完成，确保财务工作的及时性和连续性。传递过程中的注意事项1.凭证传递过程中应保持凭证的完整性和安全性，不得丢失、损坏或擅自涂改凭证。2.交接双方应认真核对凭证的种类、数量、日期等信息，确保交接准确无误，并在交接清单上签字确认。3.对于重要的财务凭证，如涉及重大资金收支、重要合同等，应采取专人传递、加急处理等措施，确保凭证及时、准确传递。财务凭证的保管保管期限1.原始凭证和记账凭证的保管期限按照国家法律法规和会计档案管理规定执行。一般情况下，原始凭证和记账凭证应保管[x]年。2.对于涉及到税务、审计、法律纠纷等重要事项的财务凭证，应按照相关要求延长保管期限，直至事项处理完毕。保管方式1.纸质凭证保管财务凭证应按照类别、年度、月份等顺序进行整理和装订，装订应牢固、整齐，便于查阅。装订后的凭证应存放在专用的财务档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。财务部门应指定专人负责财务凭证的保管工作，定期对凭证进行检查和盘点，确保凭证的安全和完整。2.电子凭证保管对于电子财务凭证，应按照规定进行备份，备份存储介质应安全可靠，如采用光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新。电子凭证应按照一定的分类规则进行存储，建立电子档案索引，便于查询和检索。应设置电子凭证的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和查看电子凭证。查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅财务凭证时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、凭证范围等信息，经财务部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅过程中不得擅自复印、拍照或带出档案室。外部单位如审计机构、税务机关等因工作需要查阅财务凭证时，应持有相关单位的介绍信或工作证明，经公司财务总监批准后，由财务部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅登记手续。查阅人员只能查阅与工作相关的凭证，不得擅自复制或泄露公司财务信息。2.借阅公司内部人员因特殊原因需要借阅财务凭证时，应填写借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经财务部门负责人和公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如有特殊情况需要延长，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管借阅的财务凭证，不得转借他人，不得在凭证上涂改、损坏或抽取凭证。借阅期满后应及时归还财务部门，由保管人员进行核对和签收。财务凭证的销毁销毁条件1.财务凭证保管期满，且符合国家法律法规和公司规定的销毁条件时，方可进行销毁。2.对于保管期满但涉及未了事项的财务凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。销毁程序1.财务部门应编制财务凭证销毁清单，清单内容包括凭证名称、年度、月份、凭证编号、保管期限、销毁原因等。2.将销毁清单提交给公司财务总监和主管领导审批，审批通过后，由财务部门、审计部门等相关人员组成销毁小组，负责财务凭证的销毁工作。3.销毁小组应在指定的地点对财务凭证进行销毁，可以采用焚烧、粉碎等方式，确保凭证无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并在销毁清单上签字确认。4.销毁工作完成后，销毁小组应编制销毁报告，报告内容包括销毁凭证的种类、数量、销毁方式、销毁时间等，报公司存档备案。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门应定期对财务凭证的管理情况进行审计检查，包括凭证的取得、填制、审核、传递、保管、销毁等环节，检查是否符合本制度的规定。2.财务部门应建立内部自查机制，定期对财务凭证进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并将自查情况