公司专用章管理制度

公司专用章管理制度一、总则1.目的为加强公司专用章的管理，规范专用章的使用流程，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各类专用章，包括但不限于合同专用章、财务专用章、发票专用章、法人章等。涉及公司对外发文、合同签订、财务结算、税务申报等重要事务的印章使用均需遵循本制度。3.基本原则依法依规原则：印章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保责任落实到人。审批备案原则：印章使用前需经过严格的审批流程，并进行使用备案，以便追溯和查询。安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或丢失，确保印章信息安全。二、专用章的种类及用途1.合同专用章用于公司对外签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。2.财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。3.发票专用章用于公司开具各类发票时使用。4.法人章用于特定的财务文件、银行结算等需要法人签字确认的场合，通常与财务专用章配合使用。5.其他专用章根据公司业务需要，经公司批准设立的其他专用章，其用途由公司另行规定。三、专用章的刻制与启用1.刻制申请因业务需要刻制专用章时，由使用部门填写《专用章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。2.审核批准行政部门对刻制申请进行审核，重点审查印章需求的必要性、名称及用途的合规性等。审核通过后，报公司领导审批。3.刻制流程经公司领导批准后，行政部门统一安排印章刻制工作。选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。刻制完成后，由行政部门负责领取印章，并进行登记备案。4.启用程序新刻制的专用章启用前，行政部门需填写《专用章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、编号等信息，并附印模。经公司领导批准后，方可正式启用。同时，行政部门应将印章启用信息通知相关部门和人员。四、专用章的保管1.保管人员职责设立专门的印章保管人员，负责印章的日常保管工作。保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。确保印章存放安全，做到专柜存放、专人保管，防止印章被盗用、丢失或损坏。未经批准，不得擅自将印章交予他人使用或带出保管场所。定期检查印章的保管情况，如发现问题及时报告并采取相应措施。2.保管场所安全措施印章保管场所应具备完善的安全设施，如门禁系统、监控设备、保险柜等，确保印章存放安全。保险柜应设置密码和钥匙双重锁具，密码由保管人员妥善保管，钥匙由行政部门指定专人保管。开启保险柜时，需保管人员和指定专人同时在场。印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《专用章交接清单》，详细记录印章名称、数量、交接日期等信息，并签字确认。交接过程应由行政部门派人监交，确保交接手续完整、准确。交接完成后，原保管人员应将印章及相关资料全部移交新保管人员，并对印章的保管和使用情况进行说明。五、专用章的使用1.使用申请使用专用章时，需填写《专用章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、份数、使用部门、申请人等信息。申请表应经部门负责人审核签字，涉及重大事项或金额较大的合同等文件，还需经公司领导审批。2.审批流程一般事项用章：由部门负责人审核签字后，即可使用。重要事项用章：涉及金额较大的合同、对外担保、重大投资等重要事项的用章，需经公司领导审批。审批通过后，方可使用印章。紧急事项用章：如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用章时，申请人可电话请示公司领导同意后先行用章，但事后必须及时补办审批手续。3.用章登记印章保管人员应对每一次用章进行详细登记，记录用章日期、用章文件名称、用章事由、申请人、审批人等信息。登记台账应妥善保存，以便查询和追溯。4.用章要求严格按照审批后的用途和范围使用印章，不得擅自更改用章内容或扩大用章范围。印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。使用印章时，应使用红色印油，禁止使用其他颜色印油或在印章上涂抹其他物质。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因工作需要确需先行加盖印章的，必须在盖章后立即填写文件内容，并确保填写内容与审批内容一致。六、专用章的停用与销毁1.停用原因专用章因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.停用申请由使用部门或保管人员填写《专用章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。3.审核批准行政部门对停用申请进行审核，审核通过后，报公司领导审批。4.停用程序经公司领导批准后，行政部门负责通知相关部门和人员该印章已停用，并收回印章。同时，在公司内部发布印章停用公告，确保全体员工知晓。5.销毁程序对于停用的专用章，由行政部门统一组织销毁。销毁前，应填写《专用章销毁申请表》，详细记录印章名称、编号、停用日期、销毁原因等信息，并经公司领导审批。销毁方式可采用切割、粉碎等物理方法，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由行政部门派人监督，并拍照或录像留存，以备查考。销毁完成后，销毁人员和监督人员应在《专用章销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录在印章管理档案中。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对专用章的管理和使用情况进行审计检查，重点审查印章管理制度的执行情况、用章审批流程的合规性、印章保管的安全性等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常检查监督行政部门负责对专用章的日常保管和使用情况进行检查监督，定期检查印章保管场所的安全设施、印章登记台账等。发现问题及时督促保管人员整改，并向公司领导报告。3.违规处理对于违反本制度规定使用专用章的行为，视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，追究相关人员的责任，造成经济损