公司预收款管理制度

公司预收款管理制度一、总则（一）目的为加强公司预收款管理，规范预收款的收取、使用、核算及监督等行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中发生的预收款业务，包括但不限于销售商品、提供劳务等预收的款项。（三）基本原则1.合法合规原则：预收款的收取、使用和管理应严格遵守国家法律法规和相关财务制度的规定。2.风险控制原则：对预收款业务进行全过程风险监控，防范和化解潜在风险，确保资金安全。3.权责明确原则：明确各部门在预收款管理中的职责和权限，做到责任清晰、分工合理。4.效益优先原则：在确保资金安全的前提下，合理安排预收款的使用，提高资金使用效益，促进公司业务发展。二、职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同或协议，明确预收款的金额、收款方式、收款时间、退款条件等条款，并确保合同或协议符合公司规定和法律法规要求。2.跟踪预收款的到账情况，及时与财务部门核对，发现问题及时沟通解决。3.负责对客户的信用状况进行评估，合理确定预收款额度和收款方式，防范信用风险。4.配合财务部门做好预收款的催款、对账等工作，协助处理客户关于预收款的疑问和纠纷。（二）财务部门1.负责制定和完善预收款管理制度及相关财务流程，规范预收款的会计核算和财务管理。2.审核销售合同或协议中有关预收款的条款，确保其符合财务规定和公司利益。3.负责预收款的收取、入账、核算和监督工作，及时准确记录预收款的增减变动情况，定期编制预收款报表。4.对预收款的使用情况进行跟踪和监控，确保专款专用，按规定用途使用预收款。5.定期与销售部门核对预收款余额，及时发现并解决差异问题，确保账账相符、账实相符。6.负责与客户进行预收款的对账工作，向客户发送对账单，核对预收款余额及交易明细，处理客户提出的异议。7.对逾期未收回的预收款进行分析和预警，及时向相关部门反馈信息，并配合制定催款措施。（三）业务部门1.根据业务需要，按照公司规定和审批流程使用预收款，确保预收款用于与业务相关的合理支出。2.负责提供预收款使用的相关资料和证明文件，配合财务部门进行审核和监督。3.对预收款使用情况进行跟踪和管理，确保资金使用效益，及时向财务部门反馈使用进度和效果。（四）法务部门1.参与审核销售合同或协议中有关预收款的条款，从法律角度提供专业意见，防范法律风险。2.协助处理预收款相关的法律纠纷，提供法律支持和解决方案，维护公司合法权益。三、预收款的收取（一）收款依据1.销售部门应根据与客户签订的销售合同或协议作为预收款收取的依据。合同或协议中应明确约定预收款的金额、收款方式、收款时间等具体条款。2.对于口头约定或其他形式的预收款，必须及时补办相关书面合同或协议，并经公司授权人员审批后作为收款依据。（二）收款方式1.预收款的收款方式应根据客户的信用状况、交易金额、交易习惯等因素合理确定，常见的收款方式包括银行转账、支票、汇票、现金等。2.对于金额较大的预收款，原则上应采用银行转账方式收取，以确保资金安全和可追溯性。如因特殊情况需要采用其他收款方式的，需经公司相关领导审批同意。3.严禁销售人员以个人名义代收预收款，如遇客户要求以现金方式支付预收款且金额较小的，应引导客户到公司指定的收款地点办理收款手续。（三）收款时间1.销售部门应严格按照销售合同或协议约定的收款时间及时催收预收款，确保款项按时足额到账。2.如因客户原因需要延迟支付预收款的，销售部门应提前与客户沟通协调，并向财务部门报备延迟原因及预计收款时间。财务部门应根据实际情况对相关账务进行调整。（四）收款流程1.销售部门收到客户支付的预收款后，应及时开具收款收据或发票（如符合开票条件），并在收款收据或发票上注明款项性质为预收款。2.收款收据或发票一式多联，分别由销售部门、客户、财务部门留存。销售部门应将收款信息及时传递给财务部门，包括客户名称、预收款金额、收款日期、收款方式等。3.财务部门收到销售部门传递的收款信息后，应及时进行核对，确认款项到账无误后，按照公司财务制度进行账务处理，将预收款计入相应的会计科目。四、预收款的使用（一）使用范围1.预收款应专款专用，主要用于与销售合同或协议相关的商品采购、生产加工、劳务提供等业务支出，确保预收款用于满足业务需求，推动项目顺利进行。2.未经公司批准，预收款不得用于非相关业务支出，如偿还债务、对外投资、支付费用等。（二）使用审批1.业务部门根据业务需要使用预收款时，应填写《预收款使用申请表》，详细说明使用用途、金额、支付对象等信息，并附上相关的业务合同、发票、采购清单等证明文件。2.《预收款使用申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，一般由业务部门负责人初审，财务部门审核，分管领导审批，重大金额的预收款使用需经总经理或董事长批准。3.审批通过后，业务部门将《预收款使用申请表》及相关证明文件提交给财务部门，财务部门根据审批结果办理预收款支付手续。（三）支付流程1.财务部门根据审批后的《预收款使用申请表》，核对支付对象信息、金额等内容，确保支付信息准确无误。2.对于采用银行转账方式支付的，财务部门应按照公司银行账户管理规定办理转账手续，填写付款凭证，经财务负责人审核后，提交银行进行支付操作。3.对于采用支票、汇票等方式支付的，财务部门应按照票据管理规定开具相应票据，并办理票据交付手续，确保票据安全和可追溯性。4.支付完成后，财务部门应及时登记预收款使用台账，记录预收款的支出日期、金额、支付对象、用途等信息，并定期与业务部门核对使用情况。五、预收款的核算与监督（一）会计核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，对预收款进行准确、及时的会计核算。2.预收款应设置专门的会计科目进行核算，明细核算到具体的客户和业务项目，确保账账相符、账实相符。3.每月末，财务部门应编制预收款明细表，详细列示预收款的期初余额、本期增加额、本期减少额及期末余额等信息，并与总账、明细账进行核对。（二）定期核对1.财务部门应定期与销售部门核对预收款余额，每月至少核对一次，确保双方记录一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。2.财务部门应定期与客户进行预收款对账工作，每季度至少向客户发送一次对账单，核对预收款余额及交易明细。如客户提出异议，财务部门应及时与客户沟通核实，查明原因并妥善处理。（三）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对预收款管理情况进行审计监督，检查预收款的收取、使用、核算等环节是否符合公司制度和相关法律法规的要求。2.审计部门应重点关注预收款的真实性、准确性、完整性，以及是否存在挪用、截留、侵占预收款等违规行为。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）风险预警1.财务部门应建立预收款风险预警机制，对预收款的账龄、余额等情况进行分析和监控。2.对于逾期未收回的预收款，财务部门应及时向销售部门发出预警通知，销售部门应采取相应的催款措施，如与客户沟通协商、发送催款函等。3.对于长期挂账且预计难以收回的预收款，财务部门应及时报告公司领导，并会同相关部门进行分析评估，采取必要的措施进行处理，如计提坏账准备、通过法律途径追款等。六、预收款的退款（一）退款条件1.如因销售合同或协议变更、终止、解除等原因导致需要退还预收款的，应按照合同或协议约定的退款条件执行。2.如因公司原因需要退还预收款的，应经公司相关领导审批同意后办理退款手续。（二）退款流程1.销售部门收到客户要求退款的申请后，应核实退款原因及相关情况，如符合退款条件，应填写《预收款退款申请表》，详细说明退款金额、退款原因、退款对象等信息，并附上相关证明文件。2.《预收款退款申请表》应按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后，销售部门将申请表提交给财务部门。3.财务部门根据审批结果办理预收款退款手续，如客户原支付方式为银行转账的，应通过银行转账方式将款项退还至客户原付款账户；如客户原支付方式为现金或其他方式的，应按照公司规定的现金管理办法办理退款手续。4.退款完成后，财务部门应及时登记预收款退款台账，记录退款日期、退款金额、退款对象、退款原因等信息，并调整相关会计账目。七、罚则（一）对违反本制度规定，有下列行为之一的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.未按规定收取预收款，导致公司资金损失的；2.擅自挪用、截留、侵占预收款的；3.未按规定使用预收款，导致预收款使用不当或资金浪费的；4.未及时与客户核对预收款余额，导致账账不符、账实不符的；5.未按