避难场所物资管理制度

避难场所物资管理制度一、总则（一）目的为了加强避难场所物资的管理，确保在紧急情况下避难场所物资的及时供应、有效调配和安全存储，保障避难人员的基本生活需求，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本地区内所有的避难场所物资管理工作，包括物资的采购、存储、发放、调配、回收及报废处理等环节。（三）基本原则1.保障安全原则：确保避难场所物资的存储和使用安全，避免因物资管理不当引发安全事故。2.分类管理原则：根据物资的用途、性质、存储条件等进行分类管理，提高管理效率。3.按需供应原则：根据避难人员的实际需求，合理调配物资，确保物资供应的及时性和有效性。4.节约高效原则：在保证物资质量和供应的前提下，尽量节约物资资源，提高物资使用效率。5.责任明确原则：明确各部门和人员在物资管理工作中的职责，做到责任到人。二、管理职责（一）管理部门及职责1.民政部门负责避难场所物资管理工作的统筹协调和指导。制定避难场所物资储备规划和年度计划。监督检查物资采购、存储、发放、调配等环节的执行情况。2.应急管理部门参与避难场所物资管理工作的协调和指导。负责组织制定应急预案中涉及物资保障的相关内容。在应急状态下，协助民政部门做好物资的调配和应急处置工作。3.财政部门负责安排避难场所物资储备所需的资金，并对资金使用情况进行监督。会同民政部门制定物资采购预算，审核物资采购项目。4.其他相关部门根据各自职责，配合做好避难场所物资管理的相关工作。如卫生健康部门负责医疗物资的管理和保障，公安部门负责维护避难场所秩序及物资安全等。（二）物资管理人员职责1.物资采购人员根据物资采购计划，负责联系供应商，进行物资采购谈判、签订采购合同。确保所采购物资的质量符合要求，及时跟踪物资到货情况。整理采购相关资料，建立采购档案。2.物资仓库管理人员负责物资的验收入库、存储保管、盘点清查等工作。按照规定的存储条件和要求，妥善保管物资，确保物资安全。定期对仓库进行巡查，检查物资的存储状况，及时发现并处理问题。根据物资发放凭证，准确发放物资，并做好发放记录。3.物资调配人员了解避难场所物资需求情况，及时收集、汇总物资需求信息。根据物资调配指令，合理安排物资的调配运输，确保物资及时送达需求地点。跟踪物资调配情况，及时反馈调配结果。4.物资回收人员在避难结束后，负责组织物资的回收工作。对回收的物资进行清理、检查、修复，分类存放。统计回收物资的数量和状况，建立回收物资档案。三、物资采购（一）采购计划制定1.民政部门应根据避难场所的规模、预计避难人数、避难时间等因素，结合历年物资使用情况和实际需求变化，制定年度物资采购计划。2.年度物资采购计划应明确物资的种类、规格、数量、采购时间等内容，并报财政部门审核。3.在紧急情况下，相关部门可根据实际需求，临时提出物资采购申请，经审批后及时采购。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从名录中选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。2.对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行评估，定期对供应商进行考核，淘汰不合格供应商。（三）采购合同签订1.采购人员应与选定的供应商签订采购合同，明确物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同应报相关部门备案，确保合同的合法性和有效性。（四）物资验收1.物资到货后，仓库管理人员应按照采购合同和相关标准，对物资的数量、规格、质量等进行验收。2.验收合格的物资，办理入库手续；验收不合格的物资，及时与供应商联系，要求其更换或处理。四、物资存储（一）仓库选址与建设1.避难场所物资仓库应选择地势较高、干燥通风、交通便利、安全可靠的地点。2.仓库应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等功能，根据物资存储要求，合理划分存储区域。（二）物资分类存储1.按照食品、饮用水、医疗用品、生活用品、应急照明设备、通讯设备等类别，对物资进行分类存储。2.不同类别的物资应分开存放，并设置明显的标识牌，注明物资名称、规格、数量、存储区域等信息。（三）存储条件要求1.食品应存储在干燥、通风、温度适宜的仓库内，避免阳光直射和潮湿环境。2.饮用水应保持密封，存放在阴凉处，定期检查水质。3.医疗用品应按照药品储存要求，分类存放，保持适宜的温度、湿度。4.生活用品应整齐摆放，便于查找和发放。5.应急照明设备、通讯设备等应定期进行充电和维护，确保性能良好。（四）库存管理1.仓库管理人员应建立物资库存台账，详细记录物资的出入库时间、数量、规格、批次等信息。2.定期对物资进行盘点清查，做到账实相符。发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，进行处理。3.根据物资的保质期和使用频率，合理安排物资的存储位置和顺序，做到先进先出。五、物资发放（一）发放原则1.按照避难人员的实际需求，公平、公正、公开地发放物资。2.优先保障老、弱、病、残、孕等特殊群体的物资需求。（二）发放流程1.避难人员或相关部门提出物资需求申请，填写物资发放申请表。2.物资发放管理人员对申请进行审核，核实需求情况。3.根据审核结果，开具物资发放凭证，仓库管理人员凭发放凭证发放物资。4.物资发放过程中，发放人员应做好记录，包括发放时间、发放地点、发放物资名称、规格、数量、领取人等信息。（三）发放记录与档案管理1.物资发放管理人员应及时整理发放记录，建立发放档案。2.发放档案应妥善保存，以备查阅和审计。六、物资调配（一）调配原则1.统一指挥原则：在应急状态下，由应急指挥机构统一指挥物资调配工作。2.合理高效原则：根据避难场所的实际需求和物资分布情况，合理调配物资，提高调配效率。3.先急后缓原则：优先保障紧急需求地区和关键岗位的物资供应。（二）调配流程1.应急指挥机构根据应急情况，下达物资调配指令。2.物资调配人员接到调配指令后，迅速了解需求地区的物资需求情况和现有物资库存情况。3.根据调配指令和实际情况，制定物资调配方案，明确调配物资的种类、数量、运输方式、送达时间等。4.组织实施物资调配，协调运输车辆、人员等资源，确保物资及时、安全送达需求地点。5.物资调配完成后，及时向应急指挥机构反馈调配结果。（三）调配协调与沟通1.物资调配过程中，物资调配人员应与需求地区、运输部门、仓库管理部门等保持密切沟通，及时协调解决调配过程中出现的问题。2.建立物资调配信息共享机制，及时通报物资调配进展情况，提高调配工作的透明度和协同性。七、物资回收（一）回收范围1.避难结束后，对未使用或剩余的物资进行回收。2.因损坏、过期等原因不能继续使用的物资也应进行回收。（二）回收流程1.物资回收人员负责组织物资回收工作，通知相关部门和人员清理、整理物资。2.对回收的物资进行分类、清点，检查物资的质量和状况。3.将回收的物资运输至指定的仓库或存储地点。4.对回收物资进行登记造册，建立回收物资档案。（三）回收物资处理1.对可继续使用的回收物资，进行修复、整理后，重新入库存储备用。2.对损坏严重、无法修复的物资，按照相关规定进行报废处理。3.定期对回收物资进行统计分析，为物资采购和储备提供参考依据。八、物资报废处理（一）报废条件1.物资超过保质期且无法使用的。2.物资因损坏、变质等原因，无法修复或无修复价值的。3.因技术更新、设备淘汰等原因，不再适用的物资。（二）报废审批1.仓库管理人员发现物资符合报废条件后，填写物资报废申请表，注明物资名称、规格、数量、报废原因等信息。2.物资报废申请表经部门负责人审核后，报民政部门审批。3.民政部门审批同意后，方可进行物资报废处理。（三）报废处理方式1.对于可回收利用的报废物资，按照物资回收流程进行处理。2.对于不可回收利用的报废物资，采用环保、安全的方式进行处理，如焚烧、填埋等，并做好相关记录。九、监督检查与考核（一）监督检查1.民政部门定期对避难场所物资管理工作进行监督检查，检查内容包括物资采购、存储、发放、调配、回收及报废处理等环节。2.财政部门对物资采购资金的使用情况进行监督检查，确保资金使用合规。3.审计部门依法对避难场所物资管理工作进行审计监督，检查物资管理的真实性、合法性和效益性。（二）考核评价1.建立物资管理工作考核评价机制，对各部门