部门合同管理制度建设

部门合同管理制度建设一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，防范合同风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.对合同签订前的可行性、合法性进行审查。3.参与合同谈判，提出法律意见和风险防范建议。4.负责合同文本的起草、审核、修订等工作。5.建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行登记和管理。6.定期对合同履行情况进行检查和监督，协调解决合同履行过程中出现的问题。7.参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。（二）业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同的具体谈判、起草、签订、履行等工作，主要职责如下：1.负责收集、整理与合同签订相关的资料和信息，对合同项目进行可行性研究和风险评估。2.按照合同管理制度的要求，组织合同谈判，明确合同条款和双方权利义务。3.负责合同文本的起草，并提交合同管理部门审核。4.负责合同的签订、履行、变更、解除等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。5.配合合同管理部门处理合同纠纷，提供相关证据和资料。（三）法务部门法务部门负责为合同管理提供法律支持和保障，主要职责如下：1.对合同管理制度及相关合同文本进行合法性审查。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和风险防范建议。3.对合同纠纷进行法律分析，提出处理方案和建议。4.协助合同管理部门处理合同纠纷，代表公司参加诉讼、仲裁等活动。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，主要职责如下：1.审核合同中涉及的财务条款，确保财务收支的合法性和合理性。2.按照合同约定和财务制度，办理合同款项的收付手续。3.对合同执行情况进行财务分析，及时发现和解决财务风险问题。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门在开展业务活动需要签订合同时，应填写《合同审批表》，详细说明合同项目的基本情况、对方当事人情况、合同主要条款、履行期限、付款方式等内容，并提交相关资料。2.合同管理部门对《合同审批表》及相关资料进行初审，重点审查合同项目的可行性、对方当事人的主体资格和履约能力、合同条款的合法性和完整性等。初审通过后，将《合同审批表》及相关资料提交法务部门进行法律审查。3.法务部门对合同进行法律审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险等。法律审查通过后，在《合同审批表》上签署意见。4.《合同审批表》经合同管理部门、法务部门审查通过后，提交公司领导审批。公司领导根据审批权限对合同进行审批，签署审批意见。5.业务部门根据公司领导的审批意见，与对方当事人签订合同。合同签订后，业务部门应将合同副本及时提交合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，明确、具体地约定双方的权利义务。2.合同条款应包括但不限于合同当事人的名称或姓名、住所，合同标的，数量，质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。3.合同中应明确约定合同生效条件、履行期限、付款方式、验收标准等关键条款，避免模糊不清或产生歧义。4.合同文本应一式多份，分别由合同双方当事人及公司相关部门留存。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门统一保管和使用。2.合同签订时，业务部门应填写《合同用印审批表》，经公司领导审批后，到合同管理部门加盖合同专用章。3.合同管理部门应建立合同用印登记台账，对合同用印情况进行详细登记，包括用印时间、合同名称、合同编号、用印份数等。4.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要在空白合同文本上加盖合同专用章的，应经公司领导批准，并在合同文本上注明用途和有效期限。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分发给相关部门，并组织相关人员学习合同条款，明确各自的职责和义务。2.业务部门应按照合同约定的履行期限、地点和方式，及时履行合同义务。如需变更履行期限、地点和方式的，应提前与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。3.在合同履行过程中，业务部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同执行进度、存在的问题及解决方案等。合同管理部门应建立合同履行情况台账，对合同履行情况进行跟踪和监督。（二）验收管理1.合同履行完毕后，业务部门应及时组织相关人员对合同标的进行验收。验收标准应按照合同约定执行。2.验收合格后，业务部门应填写《合同验收单》，经相关部门负责人签字确认后，提交合同管理部门备案。3.如验收不合格，业务部门应及时与对方当事人协商解决，要求对方当事人采取补救措施或承担违约责任。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定或相关法律法规的规定处理。（三）款项收付管理1.财务部门应按照合同约定和财务制度，及时办理合同款项的收付手续。付款前，财务部门应审核合同条款、发票等相关资料，确保付款的合法性和准确性。2.业务部门应配合财务部门做好合同款项的收付工作，及时提供相关发票、验收报告等资料。3.对于合同款项的收付情况，财务部门应定期进行核对和清理，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、合同变更与解除管理（一）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的履行期限、地点和方式等条款。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本提交合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。合同管理部门应及时更新合同台账，确保合同信息的准确性。（二）解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款。解除协议签订后，双方应按照协议约定履行各自的义务。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，包括已履行的部分、未履行的部分、已付款项、未付款项等，并按照合同约定或相关法律法规的规定处理善后事宜。4.合同解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本提交合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。合同管理部门应及时注销合同台账，确保合同信息的准确性。六、合同纠纷处理（一）纠纷预警1.在合同履行过程中，业务部门应密切关注合同履行情况，及时发现和解决可能出现的纠纷隐患。如发现对方当事人存在违约行为或可能出现违约行为的迹象，应及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现潜在的合同纠纷风险，并向相关部门发出预警通知。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集、整理相关证据和资料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应组织相关人员对纠纷情况进行分析和研究，提出处理方案和建议。2.对于一般性合同纠纷，由业务部门与对方当事人协商解决。协商过程中，应遵循平等、自愿、公平、合法的原则，寻求双方都能接受的解决方案。3.如协商不成，业务部门应及时向合同管理部门报告，并根据合同约定或相关法律法规的规定，选择合适的纠纷解决方式，如申请仲裁、提起诉讼等。4.在纠纷处理过程中，法务部门应提供法律支持和保障，协助业务部门起草相关法律文件，代表公司参加仲裁、诉讼等活动。5.纠纷处理结束后，业务部门应及时将纠纷处理结果向合同管理部门报告。合同管理部门应将纠纷处理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷的再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本、副本、《合同审批表》、变更协议、解除协议、验收报告、发票等相关资料整理齐全，并提交合同管理部门归档。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，对收到的合同档案资料进行认真核对和登记，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案资料进行分类整理，建立合同档案目录。2.合同档案应按照合同编号顺序排列，同一合同编号的档案资料应按照合同正本、副本、《合同审批表》、变更协议、解除协议、验收报告、发票等顺序排列。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行管理。纸质档案应装订成册，加具封面和目录，并进行编号；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案管理的要求进行分类存储和备份。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施和设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管的要求。3.合同档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案资料损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行补救。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门办理查阅手续。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的查阅工作，对查阅人员的身份和查阅目的进行核实，并按照查阅申请表的要求提供相应的合同档案资料。3.查阅人员应在合同档案室查阅合同档案，不得将档案资料带出档案室。如需复印或摘录合同档案资料的，应经合同管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应妥善保管查阅的合同档案资料，不得擅自涂改、损毁、丢失或转借他人。查阅结束后，应及时将档案资料归还合同管理部门，并办理归还手续。（五）档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，合同管理部门应填写《合同档案销毁申请表》，详细说明销毁合同档案的名称、数量、保管期限等情况，并提交相关部门审核。2.经审核同意后，合同管理部门应按照档案销毁的有关规定，组织专人对合同档案进行销毁。销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁工作的真实性和彻底性。3.合同档案销毁后，合同管理部门应填写《合同档案销毁清单》，详细记录销毁合同档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等情况，并由监销人员签字确认。《合同档案销毁清单》应作为档案资料长期保存。八、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司各部门的合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可以采取定期检查与不定期抽查相结合的方式进行。检查结束后，合同管理部门应及时撰写监督检查报告，对检查中发现的问题进行分析和总结，并提出改进措施和建议。（二）考核评价1.公司将合同管理工作纳入各部门绩