项目员工借支管理制度

项目员工借支管理制度目的为规范项目员工借支行为，加强公司资金管理，确保项目顺利进行，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有项目员工，包括但不限于项目经理、项目技术人员、项目施工人员等。基本原则1.计划性原则：借支应基于项目实际需求和合理预算，提前规划，避免随意借支。2.合理性原则：借支金额应与项目任务和实际支出相符，不得过度借支。3.及时性原则：借支款项应及时归还，不得拖延，确保资金周转顺畅。4.合规性原则：借支行为必须符合国家法律法规和公司财务制度的规定。借支申请借支事由员工借支应明确事由，主要包括但不限于以下几类：1.项目差旅费：因项目工作需要前往外地出差产生的交通、住宿、餐饮等费用。2.项目采购费：购买项目所需的材料、设备、办公用品等费用。3.项目业务招待费：因项目工作与客户、合作伙伴等进行业务往来产生的招待费用。4.项目备用金：为满足项目日常零星支出需要而预借的资金。借支流程1.员工填写借支申请表（见附件1），详细注明借支事由、金额、预计还款日期等信息。2.将借支申请表提交给所在项目负责人审核。项目负责人应根据项目实际情况，对借支申请的合理性、必要性进行审核，并签署意见。3.经项目负责人审核通过后，借支申请表提交至公司财务部门。财务部门对借支申请进行财务审核，重点审核借支金额是否在预算范围内、还款计划是否合理等。审核通过后，财务部门根据公司资金状况安排放款。借支额度1.项目差旅费借支额度根据项目出差地点、时间、任务等因素综合确定，原则上不超过预计差旅费总额的[X]%。2.项目采购费借支额度根据采购合同金额或预计采购金额确定，原则上不超过采购金额的[X]%。3.项目业务招待费借支额度应严格控制，根据项目业务往来情况和实际需求审批，单次借支金额不得超过[X]元，累计借支金额不得超过项目预算的[X]%。4.项目备用金借支额度根据项目规模和实际需求确定，一般不超过项目预算的[X]%，最高不超过[X]元。备用金应专款专用，定期进行盘点和清理。借支审批审批权限1.借支金额在[X]元以下的，由项目负责人审批。2.借支金额在[X]元（含）至[X]元之间的，由项目负责人审核后，报公司分管领导审批。3.借支金额在[X]元（含）以上的，由项目负责人、公司分管领导审核后，报公司总经理审批。审批流程1.员工提交借支申请表后，首先由项目负责人进行初审，重点审查借支事由是否真实、合理，借支金额是否在规定额度内等。如初审通过，项目负责人在申请表上签署意见并提交至下一审批环节。2.分管领导根据项目情况和财务审核意见进行审批。对于金额较大或存在疑问的借支申请，分管领导可要求项目负责人或相关人员进行说明和补充材料。审批通过后，分管领导签署意见并提交至公司总经理审批。3.公司总经理对借支申请进行最终审批。总经理根据公司整体资金状况、项目重要性等因素综合考虑，做出审批决定。审批通过后，申请表交至财务部门办理放款手续。借支款项管理资金发放1.财务部门根据审批通过的借支申请表，按照规定的付款方式和时间安排发放借支款项。借支款项原则上以银行转账方式支付至员工个人银行账户，特殊情况需现金支付的，须经财务部门负责人批准。2.员工应在收到借支款项后及时核对金额，并在借支申请表上签字确认。如有疑问或异议，应及时与财务部门沟通解决。资金使用监督1.项目负责人对本项目员工借支款项的使用负有监督责任，应督促员工按照借支事由合理使用资金，确保资金用于项目相关支出。2.财务部门定期对借支款项的使用情况进行检查和监督，发现问题及时通知相关人员进行整改。如发现员工存在违规使用借支款项的行为，财务部门有权停止其借支，并要求其限期归还已借支款项。还款管理1.员工应按照借支申请表上填写的预计还款日期按时归还借支款项。如有特殊情况需要延期还款的，应提前向项目负责人和财务部门提出书面申请，说明延期原因和预计还款时间。经批准后方可延期。2.借支款项的还款方式应与借款方式一致，原则上通过银行转账方式归还。员工应在还款时注明借支申请表编号，以便财务部门核对。3.财务部门在收到员工归还的借支款项后，应及时进行账务处理，并在借支申请表上注明还款情况。如员工未能按时足额归还借支款项，财务部门应及时提醒，并按照公司相关规定进行处理。借支报销报销凭证要求1.员工借支款项用于项目支出后，应及时收集相关报销凭证。报销凭证应真实、合法、有效，包括但不限于发票、收据、差旅费报销单、采购合同等。2.发票应符合国家税务部门的规定，具备发票抬头、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率、税额等内容，并加盖发票专用章。3.收据应注明收款单位名称、收款日期、收款金额、收款事由等内容，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。对于不符合规定的收据，财务部门不予报销。报销流程1.员工将整理好的报销凭证粘贴在报销单上（见附件2），填写报销单相关信息，包括借支申请表编号、报销事由、报销金额等，并签字确认。2.将报销单提交给所在项目负责人审核。项目负责人应审核报销凭证的真实性、合理性、相关性，以及报销金额是否与借支款项用途相符。审核通过后，项目负责人在报销单上签署意见并提交至公司财务部门。3.财务部门对报销单进行财务审核，重点审核报销凭证是否合规、报销金额是否准确、是否超出借支额度等。审核通过后，财务部门按照公司财务制度进行报销处理。如报销金额小于借支金额，员工应归还剩余借支款项；如报销金额大于借支金额，财务部门应补足差额给员工。报销期限员工应在借支款项使用完毕后[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因未能及时报销的，应向项目负责人和财务部门说明情况，但最长不得超过[X]个工作日。逾期未报销的，财务部门有权从员工工资中扣除相应借支款项。罚则违规处罚1.对于违反本制度规定，未经审批擅自借支款项的员工，公司将给予警告处分，并责令其立即归还借支款项。如造成公司经济损失的，应承担相应的赔偿责任。2.对于虚报借支事由、提供虚假报销凭证等骗取借支款项的员工，公司将视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分，追回骗取的借支款项，并依法追究其法律责任。3.对于未能按时归还借支款项，且未按规定办理延期还款手续的员工，公司将从逾期之日起按每日[X]%收取逾期利息，并在员工工资中扣除相应款项。同时，公司将根据情节轻重给予警告、罚款等处罚。4.对于项目负责人未能有效监督员工借支款项使用情况，导致出现违规行为的，公司将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。如造成公司经济损失的，项目负责人应承担相应的赔偿责任。其他处理1.如发现员工借支款项存在异常情况，公司有权暂停其借支权限，并进行调查核实。经调查确属违规行为的，按照本制度规定进行处理。2.对于违反本制度规定的行为，公司将定期进行通报批评，以起到警示作用，防止类似问题再次发生。附则解释权本制度由公司人力资源部负责解释。如遇制度未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相冲突的情况，以国家法律法规、政策规定为准，并及时对本制度