企业加油簿管理制度

企业加油簿管理制度总则目的为加强公司车辆加油管理，规范加油行为，降低油耗成本，提高车辆使用效率，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有公务车辆及其他公司指定的车辆。基本原则1.统一管理原则：公司车辆加油实行统一管理，集中采购，确保加油过程的规范和透明。2.成本控制原则：通过科学合理的加油管理，降低油耗，节约成本，提高公司经济效益。3.安全第一原则：确保加油过程符合安全规范，保障人员和车辆安全。管理职责行政部门1.负责制定和完善公司加油簿管理制度，并监督执行。2.负责与加油站签订供油协议，确定加油价格、结算方式等相关事宜。3.负责车辆加油卡的统一办理、发放、回收和管理。4.定期统计车辆加油情况，分析油耗数据，为成本控制提供依据。财务部门1.负责审核加油费用报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.按照公司财务制度，及时支付加油费用，并进行账务处理。车辆使用部门1.负责本部门车辆的日常加油申请和加油卡的保管、使用。2.配合行政部门做好车辆油耗统计和分析工作，提出降低油耗的建议和措施。3.监督本部门车辆驾驶员按照规定使用加油卡，杜绝违规加油行为。驾驶员1.严格遵守公司加油簿管理制度，凭加油卡到指定加油站加油。2.加油时应现场确认加油数量、金额等信息，并签字确认。3.妥善保管加油卡，如有遗失或损坏，应及时向车辆使用部门报告，并协助办理挂失、补办手续。加油卡管理加油卡的办理1.行政部门根据公司车辆数量和使用情况，统一办理加油卡。2.办理加油卡时，应提供公司营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证等相关资料，并填写加油卡申请表。3.加油卡办理完成后，由行政部门统一保管，并按照车辆使用部门进行发放。加油卡的发放1.行政部门根据车辆使用部门的申请，将加油卡发放给车辆驾驶员。2.发放加油卡时，应填写加油卡发放登记表，注明加油卡卡号、所属车辆、驾驶员姓名等信息，并由驾驶员签字确认。3.驾驶员领取加油卡后，应妥善保管，不得转借他人使用。加油卡的充值1.行政部门根据车辆加油情况和油耗统计数据，定期对加油卡进行充值。2.加油卡充值时，应填写加油卡充值申请表，注明充值金额、充值时间等信息，并经部门负责人审核签字后，交财务部门办理充值手续。3.财务部门根据加油卡充值申请表，将充值金额转入加油卡账户，并将充值凭证交行政部门存档。加油卡的挂失与补办1.驾驶员发现加油卡遗失或损坏后，应立即向车辆使用部门报告。2.车辆使用部门接到报告后，应及时通知行政部门办理挂失手续。3.行政部门办理挂失手续后，应及时为驾驶员补办加油卡，并将新卡发放给驾驶员。4.补办加油卡时，驾驶员应支付一定的工本费。加油卡的回收1.车辆报废、转让或不再使用时，车辆使用部门应将加油卡交回行政部门。2.行政部门收回加油卡后，应及时办理注销手续，并将注销情况告知财务部门。加油流程加油申请1.车辆驾驶员根据车辆行驶里程和油耗情况，预测加油需求，并填写加油申请表。2.加油申请表应注明车辆车牌号、驾驶员姓名、加油时间、预计加油量等信息，并经车辆使用部门负责人审核签字后，交行政部门审批。3.行政部门根据加油申请表，审核加油申请的合理性和必要性，并批准或驳回申请。加油操作1.驾驶员凭加油卡到指定加油站加油。2.加油前，驾驶员应向加油站工作人员出示加油卡，并告知加油金额或加油量。3.加油站工作人员根据驾驶员的要求进行加油操作，并打印加油小票。4.加油过程中，驾驶员应现场确认加油数量、金额等信息，并在加油小票上签字确认。加油费用报销1.驾驶员加油后，应及时将加油小票交车辆使用部门审核。2.车辆使用部门审核加油小票的真实性、合法性和合理性，并签字确认。3.驾驶员将审核后的加油小票和加油申请表一并交财务部门报销。4.财务部门审核加油费用报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性，并按照公司财务制度进行报销。油耗统计与分析油耗统计1.行政部门每月定期收集车辆加油小票，并按照车辆车牌号、加油时间、加油量等信息进行整理和统计。2.行政部门根据车辆行驶里程和加油量，计算每辆车的百公里油耗，并填写车辆油耗统计表。3.车辆油耗统计表应包括车辆车牌号、驾驶员姓名、行驶里程、加油量、百公里油耗等信息，并由行政部门负责人审核签字后存档。油耗分析1.行政部门定期对车辆油耗数据进行分析，对比不同车辆、不同驾驶员的油耗情况，找出油耗偏高的原因。2.行政部门根据油耗分析结果，提出降低油耗的建议和措施，并反馈给车辆使用部门和驾驶员。3.车辆使用部门和驾驶员应根据行政部门提出的建议和措施，采取有效措施降低车辆油耗，如合理驾驶、定期保养、优化路线等。监督与检查内部监督1.行政部门负责对公司车辆加油情况进行定期检查和不定期抽查，确保加油过程符合规定。2.行政部门检查内容包括加油卡的使用情况、加油小票的真实性、加油费用的报销情况等。3.行政部门发现违规加油行为或其他问题时，应及时进行纠正，并按照公司规定进行处理。外部监督1.公司定期邀请外部审计机构对公司加油簿管理制度的执行情况进行审计，确保制度的有效执行。2.审计机构审计内容包括加油卡的管理、加油流程的执行、油耗统计与分析等方面。3.审计机构根据审计结果，提出改进建议和措施，公司应按照审计意见进行整改。违规处理违规行为界定1.未经批准擅自使用加油卡加油。2.加油卡转借他人使用。3.虚开加油小票或虚报加油费用。4.其他违反公司加油簿管理制度的行为。违规处理措施1.对于首次违规的驾驶员，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的驾驶员，给予相应的经济处罚，并处以一定期限的停驾处理。3.对于因违规行为给公司造成经济损失的，应依法追究其赔偿责任。4.对于违规行为涉及的其他人员，按照公司相关规