做单位公章管理制度

做单位公章管理制度一、总则（一）目的为加强单位公章的管理，规范公章的使用，维护单位的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门以及所有以单位名义对外开展的各项活动。（三）定义本制度所称公章，是指单位正式对外使用的具有法律效力的印章，包括单位行政公章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.单位公章的刻制由单位办公室统一负责办理。2.需刻制公章时，由使用部门提出书面申请，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。3.分管领导审批通过后，办公室持相关证明文件到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。4.刻章单位完成公章刻制后，办公室应及时领取，并对公章的规格、样式、材质等进行仔细核对，确保符合要求。（二）启用1.新刻制的公章启用前，办公室应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，并报单位主要领导批准。2.经批准后，办公室将《公章启用申请表》留存备案，并发布公章启用通知，告知单位内部各部门及相关外部单位。3.公章启用时，应在公章使用登记簿上进行首次登记，记录启用日期、公章编号、保管人等信息。三、公章的保管（一）保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.公章保管人不得擅自将公章交予他人保管或使用，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续。3.公章保管人应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。（二）保管地点1.单位行政公章应存放于单位办公室的保险柜内，钥匙由办公室主任或其指定人员保管。2.合同专用章、财务专用章等其他公章应根据实际使用情况，分别存放于相关部门的保险柜或专门的保管箱内，钥匙由各部门负责人或其指定人员保管。（三）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全。2.严格按照本制度规定的程序和要求使用公章，对公章使用情况进行详细登记。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、丢失等异常情况，应及时报告单位领导，并采取相应的措施进行处理。4.配合单位内部审计、纪检监察等部门对公章使用情况的检查和监督。四、公章的使用（一）使用范围1.单位行政公章适用于单位对外发布的各类公文、函件、证明、介绍信等；签订的各类合同、协议；上报的各类报表、材料等；其他需要以单位名义对外出具的文件或资料。2.合同专用章适用于单位对外签订的各类经济合同、技术合同、租赁合同等。3.财务专用章适用于单位办理财务收支、结算、报销等业务时使用的各类票据、凭证、报表等。（二）使用流程1.用章申请需使用公章时，使用人应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字确认。涉及重大事项或重要合同的用章，还需经分管领导审核、单位主要领导批准。2.用章审核办公室收到《公章使用申请表》后，应对用章事项的真实性、合法性、完整性进行审核。审核内容包括：用章申请是否符合规定的程序和权限；用章内容是否准确、清晰；用章时间是否合理等。对于不符合要求的用章申请，办公室应及时退回申请人，并说明理由。3.用章登记经审核通过的用章申请，办公室应在公章使用登记簿上进行详细登记，记录用章日期、用章事项、用章内容、用章份数、用章人、审批人等信息。登记完毕后，办公室应将《公章使用申请表》与公章使用登记簿一并留存备案。4.公章使用公章保管人根据经批准的《公章使用申请表》，在用章部位加盖公章，并确保公章加盖清晰、端正。用章过程中，公章保管人应严格监督用章情况，不得擅自将公章交予他人使用或让他人代为加盖公章。如需在空白纸张、合同文本等上加盖公章，必须在公章使用登记簿上注明空白纸张、合同文本的起止编号，并要求用章人在使用完毕后及时交回办公室进行销毁或存档。5.用章完毕用章完毕后，公章保管人应及时将公章收回，并妥善保管。用章人应在《公章使用申请表》上签字确认用章完毕，并将《公章使用申请表》交回办公室存档。（三）特殊情况处理1.紧急情况下（如抢险救灾、突发事件处理等）需使用公章，但无法事先办理审批手续的，使用人应电话请示单位主要领导或分管领导同意后，先行使用公章，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要携带公章外出使用的，必须经单位主要领导批准，并填写《公章外出使用申请表》，详细注明外出事由、外出时间、携带公章名称、预计使用地点等信息。3.公章外出使用期间，公章保管人应全程陪同，并确保公章安全。用章完毕后，应及时将公章带回单位，并在公章使用登记簿上进行登记。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因单位机构调整、名称变更、公章损坏等原因，需要停用公章时，由办公室填写《公章停用申请表》，详细注明停用公章的名称、原因、停用日期等信息，并报单位主要领导批准。2.经批准后，办公室将《公章停用申请表》留存备案，并发布公章停用通知，告知单位内部各部门及相关外部单位。3.公章停用后，保管人应将公章妥善保管，不得擅自销毁或交予他人。（二）销毁1.对于已停用且无需留存的公章，由办公室负责组织销毁。2.销毁前，办公室应填写《公章销毁申请表》，详细注明销毁公章的名称、数量、销毁原因等信息，并报单位主要领导批准。3.经批准后，办公室应选择两名以上工作人员作为监销人，对公章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息。4.销毁完毕后，监销人应在《公章销毁申请表》上签字确认，并将《公章销毁申请表》交回办公室存档。六、监督与检查（一）内部监督1.单位办公室应定期对公章的保管、使用情况进行检查，确保公章管理规范、使用安全。2.单位内部审计、纪检监察等部门有权对公章使用情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.单位应积极接受上级主管部门、相关政府部门以及社会公众的监督，对提出的意见和建议应认真对待，及时整改。2.如因公章管理不善或使用不当给单位造成损失的，单位应依法追究相关人员的责任，并采取措施挽回损失。七、责任追究（一）违规行为1.未经批准擅自使用公章的。2.超越规定范围使用公章的。3.擅自将公章交予他人使用或让他人代为加盖公章的。4.因保管不善导致公章被盗、丢失或损坏的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等处分。2.因违规使用公章给单位造成经济损