通信公司物料管理制度

通信公司物料管理制度一、总则（一）目的为加强通信公司物料管理，规范物料采购、库存、使用等环节的工作流程，提高物料使用效率，降低运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通信公司总部及各分支机构的所有物料管理活动，包括但不限于通信设备、器材、办公用品、维修配件等。（三）基本原则1.集中管理原则：对物料实行集中采购、统一调配，提高资源利用效率。2.成本效益原则：在满足业务需求的前提下，合理控制物料采购成本和库存成本。3.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行物料管理，确保各项工作有序进行。4.责任追究原则：对物料管理过程中的违规行为进行责任追究，确保制度的有效执行。二、管理职责（一）采购部门职责1.负责制定物料采购计划，根据公司业务需求和库存情况，及时采购所需物料。2.寻找合格的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和管理。3.组织物料采购招标、谈判等工作，签订采购合同，确保采购物料的质量、价格和交货期符合要求。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）仓库管理部门职责1.负责物料的验收、入库、存储、保管和发放工作，确保物料的安全和完整。2.建立物料库存台账，及时记录物料的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。3.对库存物料进行分类存放、标识管理，做好防潮、防火、防盗等工作。4.根据库存情况，及时向采购部门提出补货建议。（三）使用部门职责1.提出物料需求计划，明确所需物料的规格、型号、数量等要求。2.负责本部门物料的领用、使用和管理，合理使用物料，避免浪费。3.协助仓库管理部门进行物料盘点工作，提供相关信息。（四）财务管理部门职责1.负责审核物料采购预算和费用报销，确保资金使用的合理性和合规性。2.对物料采购成本进行核算和分析，提供成本控制建议。3.监督物料管理过程中的资金流动情况。（五）审计部门职责1.对物料采购、库存管理等环节进行审计监督，检查制度执行情况。2.对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、物料采购管理（一）采购计划制定1.使用部门应根据业务发展需求，提前[X]个工作日向采购部门提交物料需求计划。需求计划应详细注明物料名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门结合库存情况，对使用部门提交的需求计划进行审核和汇总，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应报公司领导审批后执行。（二）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对供应商进行资质审核，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等。2.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、合作历史、产品质量、价格等情况。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优质供应商，给予优先合作机会；B类供应商为合格供应商，保持正常合作；C类供应商为需改进供应商，视情况减少合作或淘汰。（三）采购流程1.采购部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确物料名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点等条款。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并在规定时间内回复采购部门。如对订单有异议，应及时与采购部门沟通协商。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，定期与供应商联系，了解生产进度和交货情况。如发现问题，及时协调解决，确保物料按时、按质、按量到货。4.物料到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。仓库管理部门根据采购订单和相关标准对到货物料进行验收。（四）采购合同管理1.采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同标的、价格、数量、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本交财务部门、仓库管理部门等相关部门备案。3.对采购合同的执行情况进行跟踪和监督，及时处理合同变更、违约等事项。如因供应商原因导致合同无法履行，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、物料验收管理（一）验收标准1.采购物料应符合国家相关标准、行业标准以及公司规定的质量要求。2.对于通信设备、器材等关键物料，应按照产品说明书、技术规范等进行验收。3.办公用品、维修配件等一般物料，应检查其外观、规格型号、数量等是否与采购订单一致。（二）验收流程1.物料到货后，仓库管理部门验收人员应根据采购订单和验收标准对物料进行验收。验收时，应核对物料的名称、规格型号、数量、质量证明文件等。2.验收合格的物料，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。验收不合格的物料，应及时通知采购部门与供应商联系，协商处理办法。3.对于需要进行检验检测的物料，如通信设备等，应按照相关规定委托专业机构进行检验检测。检验检测合格后方可办理入库手续。（三）验收记录1.仓库管理部门应建立物料验收记录台账，详细记录物料的验收情况，包括验收日期、物料名称、规格型号、数量、供应商、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查询和追溯。五、物料库存管理（一）库存分类1.通信设备库存：包括基站设备、传输设备、交换设备等各类通信核心设备。2.器材库存：如天线、馈线、光缆、电池等通信相关器材。3.办公用品库存：办公桌椅、电脑、打印机、纸张等日常办公用品。4.维修配件库存：用于通信设备维修的各类配件。（二）库存盘点1.仓库管理部门应定期对物料进行盘点，盘点周期为[月度/季度/年度]。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员等。2.盘点时，应采用实地盘点的方法，逐一核对物料的账实情况。对盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应查明原因，填写盘点差异报告。3.盘点结束后，仓库管理部门应根据盘点结果调整库存台账，确保账实相符。如因盘点差异导致库存金额较大变动，应及时报财务部门进行账务处理。（三）库存安全管理1.仓库应具备良好的仓储条件，做好防潮、防火、防盗、防虫等工作。配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。2.对贵重物料和易燃易爆物料应实行专人专管，严格控制出入库手续。3.仓库管理人员应定期对库存物料进行检查，发现问题及时处理，确保物料的安全和完整。（四）库存预警1.仓库管理部门应根据物料的库存周转率、采购周期等因素，设定库存预警指标。当库存低于或高于预警指标时，及时发出预警信息。2.库存预警信息应发送给采购部门、使用部门等相关人员，以便及时采取措施进行处理。如库存低于预警指标，采购部门应及时安排采购；如库存高于预警指标，使用部门应合理控制物料领用，避免积压。六、物料使用管理（一）领用流程1.使用部门根据实际需求填写物料领用申请表，注明物料名称、规格型号、数量、用途等信息。领用申请表应经部门负责人审批后交仓库管理部门。2.仓库管理部门根据审批后的领用申请表发放物料，并在物料领用台账上记录领用情况，包括领用日期、物料名称、规格型号、数量、领用部门、领用人等信息。3.领用人员应在物料领用单上签字确认，确保领用物料的准确性和完整性。（二）使用规范1.使用部门应按照规定的用途和方法使用物料，不得擅自改变物料用途或挪作他用。2.对于通信设备、器材等关键物料的使用，应严格按照操作规程进行，确保设备安全运行和物料的正常使用。3.鼓励员工节约使用物料，避免浪费。对节约物料表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。（三）废旧物料管理1.使用部门对废旧物料应及时清理，填写废旧物料清单，注明物料名称、规格型号、数量、产生原因等信息。废旧物料清单应经部门负责人审核后交仓库管理部门。2.仓库管理部门对废旧物料进行集中存放和管理，定期对废旧物料进行评估和处理。对于有利用价值的废旧物料，可进行修复、再利用或出售给有需求的单位；对于无利用价值的废旧物料，可按照相关规定进行报废处理。3.废旧物料处理过程中，应做好记录，包括处理日期、物料名称、规格型号、数量、处理方式、处理价格等信息。处理记录应妥善保存，以备审计和查询。七、物料成本控制（一）预算控制1.财务部门根据公司业务发展规划和物料管理情况，制定年度物料采购预算。物料采购预算应包括各类物料的采购金额、采购数量、采购时间等内容。2.采购部门应严格按照预算执行采购任务，不得超预算采购。如因业务发展需要确需调整预算，应按照规定的程序进行审批。（二）价格控制1.采购部门应通过招标、谈判、询价等方式，选择价格合理的供应商，降低采购成本。在采购过程中，应关注市场价格动态，及时调整采购策略。2.建立物料价格信息库，收集、整理各类物料的市场价格信息，为采购决策提供参考依据。（三）库存成本控制1.仓库管理部门应合理控制库存水平，避免库存积压或缺货。通过优化库存结构、提高库存周转率等方式，降低库存成本。2.定期对库存成本进行分析，找出库存管理中的问题和不足，采取针对性措施进行改进。八、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对物料采购、库存管理、使用等环节进行审计监督，检查制度执行情况和工作流程的合规性。2.采购部门、仓库管理部门、使用部门等应定期对本部门的物料管理工作进行自查，发现问题及时整改。（二）考核指标1.采购成本控制指标：考核采购部门采购物料的价格是否合理，采购成本是否控制在预算范围内。2.库存周转率指标：考核仓库管理部门库存物料的周转速度，反映库存管理水平。3.物料损耗率指标：考核使用部门物料的使用情况，是否存在浪费现象。4.供应商交货及时率指标：考核采购部门与供应商合作的效果，确保物料按时到货。（三）考核结果应用1.将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对物料管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，