食药监局文件管理制度

食药监局文件管理制度一、总则（一）目的为加强食药监局文件管理，确保文件的制定、审批、印发、传达、执行、归档等环节规范有序，提高工作效率，保障食药监局各项工作的顺利开展，依据相关法律法规及工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于食药监局机关各科室、直属事业单位及派出机构所涉及的各类文件管理，包括但不限于规范性文件、工作文件、通知、报告、函件等。（三）基本原则1.合法性原则：文件的制定必须符合法律法规及政策要求。2.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，避免歧义。3.时效性原则：文件应及时制定、传达和执行，确保信息的时效性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的文件妥善保管，防止泄露。二、文件分类与编号（一）文件分类1.规范性文件：指食药监局依据法定权限和程序制定并公布的，涉及公民、法人或者其他组织权利义务，具有普遍约束力，在一定期限内反复适用的文件。2.工作文件：包括各类工作安排、实施方案、工作总结、请示报告等，用于指导和推动食药监局具体业务工作开展。3.通知类文件：传达上级指示、要求，发布工作通知、会议通知等。4.函件：用于与其他单位、部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。（二）文件编号1.规范性文件编号：采用"食药监规〔年份〕序号"的格式，如"食药监规〔20XX〕X号"。其中，"食药监规"为规范性文件标识，"年份"为文件制定年份，"序号"为该年度规范性文件的顺序号。2.工作文件编号：按照"食药监工字〔年份〕科室代码序号"的格式编制。例如，"食药监工字〔20XX〕办公室01号"，"食药监工字"表示工作文件，"年份"为年份，"科室代码"由各科室自行确定的两位代码组成，"序号"为本科室该年度文件顺序号。3.通知类文件编号：采用"食药监通〔年份〕序号"的形式，如"食药监通〔20XX〕X号"。4.函件编号：以"食药监函〔年份〕序号"编号，如"食药监函〔20XX〕X号"。三、文件起草（一）职责分工1.规范性文件起草：由法规科或相关业务科室负责，法规科进行合法性审查。2.工作文件起草：根据文件内容涉及的业务范围，由相应业务科室负责起草。3.通知类文件起草：由办公室或相关业务科室根据工作需要起草。4.函件起草：由具体承办业务的科室或人员负责起草。（二）起草要求1.内容要求：符合法律法规、政策规定及食药监局的工作实际。主题明确，逻辑清晰，重点突出，措施具体，具有可操作性。涉及多个部门的文件，应充分征求相关部门意见，确保文件内容协调一致。2.格式要求：应准确概括文件的主要内容，一般采用"关于......的......"格式。正文：层次分明，段落清晰，字体、字号应符合规范要求。落款：注明起草部门和日期。四、文件审核（一）初审1.起草科室完成文件初稿后，应首先进行内部初审，重点审核文件内容的准确性、完整性、规范性以及与本科室工作的衔接性等。2.初审通过后，起草科室将文件初稿提交至科室负责人进行审核，科室负责人应对文件的整体质量、政策依据、工作要求等进行把关，并签署审核意见。（二）复审1.对于涉及多个科室业务或重要事项的文件，由办公室组织相关科室进行复审。2.复审主要对文件的必要性、可行性、协调性等方面进行审查，各相关科室应充分发表意见，形成一致看法。3.复审通过后，文件返回起草科室进行修改完善。（三）合法性审查（规范性文件）1.法规科负责对规范性文件进行合法性审查。2.审查内容包括文件制定主体是否合法、权限是否合法、内容是否符合法律法规规定、制定程序是否合法等。3.法规科应在收到规范性文件送审稿后[X]个工作日内完成合法性审查，并出具审查意见。对于审查不通过的文件，起草科室应根据审查意见进行修改，直至通过合法性审查。（四）终审1.文件经初审、复审及合法性审查（规范性文件）后，提交至分管领导进行终审。2.分管领导应对文件的政策导向、工作目标、总体框架等进行全面审核，并签署终审意见。3.对于重大事项或涉及全局工作的文件，需提交局长办公会或局党组会议审议通过。五、文件签发（一）签发权限1.规范性文件：由局长签发。2.工作文件、通知类文件：根据文件内容和重要程度，分别由分管领导或局长签发。3.函件：由承办科室负责人审核后，根据函件性质和内容，由分管领导或局长签发。（二）签发程序文件起草科室将经过审核且签署完整意见的文件送审稿，按照签发权限呈送相应领导签发。领导签发时，应认真审阅文件内容，对文件质量负责，签署明确的意见和姓名、日期。六、文件印发（一）印发流程1.办公室负责文件的印发工作。根据领导签发的文件，办公室对文件格式进行统一规范，包括字体、字号、排版、页码等。2.核对文件内容，确保与签发稿一致。对于需要修改的地方，及时与起草科室沟通确认。3.确定文件印发范围，按照规定的格式填写文件印发通知单，注明文件名称、文号、印发范围、份数等信息。4.安排文件印刷，选择具备资质、印刷质量可靠的印刷单位进行印刷。印刷过程中，严格监督印刷质量，确保文件清晰、整洁、无误。5.文件印刷完成后，进行清点、装订，确保文件份数准确、装订牢固。同时，将文件电子版进行备份，存储在安全的服务器或存储设备中。（二）印发范围1.规范性文件：根据文件规定的适用范围印发，一般面向食药监局系统内部及相关行政相对人。2.工作文件：按照工作需要确定印发范围，包括机关各科室、直属事业单位、派出机构等。3.通知类文件：根据通知事项的性质和要求，确定具体的印发范围，可能涉及系统内全体人员或部分特定人员。4.函件：根据函件的内容和对象，确定发送范围，一般为相关单位或部门。七、文件传达与执行（一）传达方式1.纸质文件传达：对于需要送达具体人员的文件，通过专人递送、机要交换等方式进行传达。2.电子文件传达：利用食药监局内部办公系统、电子邮件等方式，将文件电子版本发送至相关人员，并要求及时查收。3.会议传达：对于重要文件或涉及面广的文件，通过召开会议的形式进行传达，由文件起草人或相关负责人进行解读，确保参会人员准确理解文件精神。（二）执行要求1.各科室、直属事业单位及派出机构收到文件后，应及时组织学习传达，确保全体工作人员了解文件内容和要求。2.根据文件要求，明确本科室的工作任务和责任分工，制定具体的工作措施和实施方案，确保文件精神得到有效贯彻执行。3.在文件执行过程中，如遇问题或困难，应及时与文件起草科室或相关部门沟通协调，寻求解决方案。对于涉及多个部门的问题，应加强协作配合，共同推进工作落实。4.建立文件执行情况跟踪检查机制，定期对文件执行情况进行检查和评估，及时发现和纠正执行过程中存在的偏差，确保文件执行到位。八、文件归档与保管（一）归档范围1.各类文件的正本、副本及电子文档。2.文件起草过程中形成的征求意见稿、修改稿、审核意见等相关材料。3.文件传达、执行过程中产生的会议记录、工作汇报、执行情况反馈等资料。（二）归档要求1.各科室应明确专人负责文件归档工作，确保文件归档及时、准确、完整。2.文件归档应按照文件形成的时间顺序、类别等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并建立相应的索引目录，确保电子文件的可读性和可检索性。4.归档文件应采用耐久性强的书写材料和装订方式，保证文件的质量。（三）保管期限1.规范性文件：长期保存。2.重要工作文件、涉及重大事项的文件：根据实际情况确定保管期限，一般为[X]年。3.一般性工作文件、通知类文件：保管期限为[X]年。4.函件：根据其重要性和涉及事项的性质确定保管期限，一般为[X]年。（四）保管地点文件归档后，应存放在专门的档案库房或存储设备中，确保档案存放安全、环境适宜，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等，以保障档案的质量和安全。九、文件查阅与借阅（一）查阅1.本局工作人员因工作需要查阅文件的，应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照查阅申请表的要求，及时提供文件，并做好查阅登记工作，记录查阅时间、查阅人、文件名称等信息。3.查阅文件时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将文件带出查阅场所。如需复印文件，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅1.本局工作人员因特殊原因需要借阅文件的，应填写文件借阅申请表，详细说明借阅文件的名称、文号、借阅期限、借阅用途等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失文件。如发现文件有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人归还文件时，档案管理部门应认真核对文件的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。十、文件保密与销毁（一）保密措施1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的文件，实行专人专管、专柜存放。2.对接触涉密文件的人员进行保密教育，明确保密责任，签订保密承诺书，防止文件泄露。3.在文件的起草、审核、印发、传达、保管等过程中，采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限、专人传递等。（二）文件销毁1.文件保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由档案管理部门提出销毁意见，填写文件销毁申请表，注明文件名称、文号、数量