保密室收文管理制度

保密室收文管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密室收文管理，确保各类文件的安全、准确、及时处理，防止文件丢失、泄密等情况发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司保密室内所有收文的管理，包括但不限于上级部门文件、平行单位来函、下级单位请示报告等。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息的文件进行严格保密，防止信息泄露。2.准确性原则：确保收文登记准确无误，文件传递及时、准确，处理意见明确、恰当。3.及时性原则：及时签收、登记、传阅、办理收文，提高工作效率，避免延误。4.责任性原则：明确各环节人员的职责，做到责任到人，确保收文管理工作规范有序。二、收文登记（一）签收1.保密室工作人员负责收文的签收工作。收到文件后，应立即核对文件数量、封装情况等是否完好。2.对于机要文件，需严格按照机要文件的签收程序进行签收，确保文件的安全性。3.签收时，应在文件投递单或送文簿上签字，并注明签收日期和时间。（二）登记1.对签收的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、来文单位、文号、标题、密级、份数、日期、附件等。2.使用专门的收文登记簿进行登记，确保登记信息清晰、准确、完整。3.对于紧急文件，应在登记时注明"急件"字样，并及时进行处理。三、文件传阅（一）传阅范围确定1.根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围应明确具体，避免扩大或缩小。2.对于涉及多个部门或人员的文件，应根据职责分工确定传阅顺序，确保文件能够及时传达到相关人员。（二）传阅流程1.保密室工作人员将登记后的文件按照传阅范围依次送阅。送阅时，应填写文件传阅单，注明文件名称、传阅人姓名、传阅日期等信息。2.传阅人收到文件后，应在传阅单上签字，并注明传阅日期和时间。传阅人应尽快阅读文件，并按照文件要求进行处理。3.对于需要批示或反馈意见的文件，传阅人应在规定时间内将批示或意见填写在传阅单上，并及时返回保密室。4.保密室工作人员负责跟踪文件的传阅情况，及时提醒传阅人阅读文件，确保文件传阅的及时性和完整性。（三）传阅注意事项1.传阅人应妥善保管文件，不得擅自扩大传阅范围或泄露文件内容。2.文件传阅过程中，如遇传阅人出差、请假等情况，应及时将文件交回保密室，由保密室工作人员另行安排传阅。3.对于重要文件或紧急文件，应优先安排传阅，确保文件能够及时得到处理。四、文件办理（一）拟办1.保密室工作人员对传阅后的文件进行初步审核，根据文件内容和公司实际情况，提出拟办意见。2.拟办意见应明确具体，包括承办部门、承办人、办理期限、办理要求等。3.拟办意见经保密室负责人审核后，报公司领导审批。（二）批办1.公司领导根据拟办意见，对文件进行批示。批办意见应明确具体，具有可操作性。2.批办意见应注明承办部门、承办人、办理期限、办理要求等，并签署领导姓名和日期。3.保密室工作人员根据领导批办意见，将文件转交给承办部门或承办人。（三）承办1.承办部门或承办人收到文件后，应按照领导批办意见认真办理。办理过程中，应及时与相关部门或人员沟通协调，确保办理工作顺利进行。2.承办部门或承办人应在规定期限内完成文件办理工作，并将办理结果反馈给保密室。办理结果包括文件的处理情况、处理意见、相关文件资料等。3.对于需要回复的文件，承办部门或承办人应按照要求及时撰写回复文件，并经部门负责人审核后，报公司领导审批。（四）催办1.保密室工作人员负责对文件办理情况进行跟踪催办。催办时，应填写文件催办单，注明文件名称、承办部门、承办人、办理期限、催办日期等信息。2.催办单应及时送达承办部门或承办人，提醒其按时完成文件办理工作。对于即将到期仍未完成的文件，应重点催办。3.承办部门或承办人应及时向保密室反馈文件办理进展情况，对于因特殊原因需要延长办理期限的，应提前向保密室说明情况，并提交书面申请。五、文件归档（一）归档范围1.办理完毕的文件，包括上级文件、内部文件、会议文件、合同协议、请示报告、批复等，均应进行归档。2.具有查考利用价值的文件材料，如工作计划、总结、统计报表、规章制度等，也应归档保存。（二）归档要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序或重要程度进行分类整理，确保归档文件的系统性和条理性。3.归档文件应编制归档目录，注明文件编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（三）归档流程1.承办部门或承办人在文件办理完毕后，应及时将文件整理好，移交保密室。2.保密室工作人员对移交的文件进行核对、检查，确保文件符合归档要求。3.对符合归档要求的文件进行分类整理，编制归档目录，并将文件装入档案盒或档案袋中，填写档案盒或档案袋封面的相关信息。4.将归档文件存入档案室，并按照档案管理规定进行保管。六、文件借阅（一）借阅范围1.因工作需要，公司内部人员可以借阅保密室内的文件。2.外单位人员因特殊情况需要借阅公司文件的，须经公司领导批准，并办理相关借阅手续。（二）借阅流程1.借阅人填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、借阅原因、借阅期限等信息。2.文件借阅申请表经部门负责人审核后，报保密室负责人审批。3.保密室负责人审批同意后，由保密室工作人员根据借阅申请表提供相应文件，并填写文件借阅登记薄，注明借阅人姓名、部门、文件名称、借阅日期、归还日期等信息。4.借阅人在借阅文件时，应认真核对文件数量、内容等是否完好，并在文件借阅登记薄上签字确认。5.借阅人应按照规定期限归还文件，如需延长借阅期限，应提前向保密室提出申请。（三）借阅注意事项1.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、扫描、拍照或泄露文件内容。2.文件借阅期间，借阅人如有丢失、损坏等情况，应及时向保密室报告，并承担相应责任。3.借阅人归还文件时，保密室工作人员应认真核对文件数量、内容等是否完好，确认无误后，在文件借阅登记薄上注明归还日期，并将文件归档保存。七、文件保密与安全（一）保密措施1.保密室应配备必要的安全保密设施，如保险柜、文件柜、监控设备等，确保文件的安全存放。2.保密室工作人员应严格遵守保密制度，不得私自将文件带出保密室，不得在非工作时间进入保密室。3.对于涉及公司商业秘密、敏感信息的文件，应按照国家保密法律法规和公司保密制度的要求进行管理，采取加密、存储介质管理等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.保密室应定期进行安全检查，确保安全保密设施完好有效，文件存放安全。2.加强对保密室的防火、防盗、防潮、防虫等管理，确保文件不受损坏。3.如发生文件丢失、泄密等情况，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、监督与考核（一）监督检查1.公司保密管理部门定期对保密室收文管理工作进行监督检查，检查内容包括收文登记、传阅、办理、归档、借阅等环节的工作情况。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行，确保收文管理工作规范有序。（二）考核评价1.将保密室收文管理工作纳入公司绩效考核体系，对工作表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对