集团费用报销管理制度

集团费用报销管理制度目的为了加强集团内部财务管理，规范费用报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有效进行，特制定本制度。适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司、分公司（以下统称"公司"）全体员工。基本原则1.真实性原则：费用报销必须以实际发生的经济业务为依据，提供真实、合法、有效的凭证。2.合理性原则：费用报销应符合公司经营活动的需要，遵循合理性、必要性原则，杜绝铺张浪费。3.审批流程原则：严格执行费用报销审批流程，各级审批人员应认真履行职责，确保费用支出的合规性。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免逾期报销。费用报销范围及标准差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据职级和实际需要，选择经济舱或公务舱出行。特殊情况需乘坐头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：原则上应选择硬座、硬卧等经济舱位，如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，需经上级领导审批。长途汽车票：凭据报销，尽量选择正规客运公司的车票。市内交通费：在出差地市内乘坐出租车、公交车等交通工具的费用，根据实际发生额报销。乘坐出租车需注明事由，特殊情况需提前报备。3.住宿费用职级标准：根据员工职级设定不同的住宿标准，如：高级管理人员[X]元/晚，中层管理人员[X]元/晚，普通员工[X]元/晚。同性两人以上出差：原则上应安排同性两人合住标准间，按照标准间费用报销。如因特殊原因需单独住宿的，需经上级领导批准，按照单人住宿标准报销。4.餐饮补贴：按照出差自然（日历）天数计算，每人每天补贴标准为[X]元，不再报销出差期间的餐饮发票。如有招待客户等特殊情况，需单独注明并经审批后实报实销。业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。2.招待标准招待对象：根据招待对象的职级和业务重要程度，合理确定招待标准。普通招待：一般情况下，人均招待费用控制在[X]元以内。特殊情况需提高标准的，需提前经上级领导批准。重要客户招待：对于重要客户的招待，应提前制定招待方案，报上级领导审批。招待费用应严格控制在预算范围内，确保招待活动的必要性和合理性。3.报销要求发票及清单：报销业务招待费需提供正规发票，并附详细的消费清单，注明招待时间、地点、对象、事由等信息。审批流程：业务招待费报销需经部门负责人、分管领导、财务负责人审核，总经理审批后方可报销。办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓等消耗性物品；低值易耗品是指单位价值在规定标准以下，使用年限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如办公桌椅、文件柜、饮水机等。2.采购流程需求申请：各部门根据实际工作需要，填写办公用品及低值易耗品采购申请单，注明名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交至行政部门。采购审批：行政部门汇总采购申请单，编制采购计划，报财务负责人审核，总经理审批后进行采购。采购执行：行政部门按照审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循货比三家、性价比最优的原则，确保采购物品的质量和价格合理。3.报销规定发票及清单：报销办公用品及低值易耗品费用需提供正规发票，并附采购清单，清单上应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息。验收签字：采购物品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收，验收合格后在采购清单上签字确认。报销时需附上验收签字的清单。通讯费1.补贴标准：根据员工职级设定通讯费补贴标准，如：高级管理人员每月补贴[X]元，中层管理人员每月补贴[X]元，普通员工每月补贴[X]元。补贴随工资按月发放，不再报销通讯费用发票。2.特殊情况：如员工因工作需要，实际发生的通讯费用超过补贴标准的，需提供相关证明材料（如通讯运营商的缴费记录），经部门负责人、财务负责人审核，总经理审批后，可在限额内实报实销。车辆费用1.定义：车辆费用是指公司车辆发生的燃油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等支出。2.车辆使用管理车辆配置：公司根据业务需要配置公务车辆，明确车辆使用部门和责任人。派车制度：员工因公务需要使用车辆的，应提前填写派车申请单，经部门负责人审批后交行政部门安排车辆。行政部门应根据车辆使用情况，合理调度车辆，提高车辆使用效率。私车公用：如因工作需要使用员工私家车的，公司给予一定的补贴。补贴标准为每公里[X]元，每月根据实际行驶里程计算补贴金额。员工需提供加油发票、过路费发票等有效凭证，按照公司规定的报销流程进行报销。3.费用报销燃油费：凭正规加油发票报销，发票上应注明加油时间、地点、金额等信息。对于使用公司加油卡加油的，应提供加油卡充值记录及消费明细。过路费、停车费：凭据报销，注明使用车辆的车牌号、通行时间、通行路段、停车地点等信息。维修保养费：车辆维修保养需提前填写维修申请单，经部门负责人、行政部门负责人审核，报财务负责人审批后，到指定的维修厂进行维修保养。报销时需提供维修发票、维修清单、更换零部件清单等资料。保险费：车辆保险费由公司统一支付，报销时提供保险费发票及保险合同复印件。费用报销审批流程一般流程1.费用报销人：整理费用报销凭证，填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并签字确认。2.部门负责人：对费用报销的真实性、合理性、必要性进行审核，确认费用与本部门业务相关且符合公司规定，签字后提交至分管领导审批。3.分管领导：根据业务情况和费用标准，对费用报销进行审批，如同意报销，签字后提交至财务负责人审核。4.财务负责人：审核费用报销凭证的合法性、合规性、完整性，包括发票的真实性、报销金额的准确性、审批流程的完整性等。如审核通过，签字后提交至总经理审批。5.总经理：对费用报销进行最终审批，根据公司整体财务状况和费用控制要求，决定是否批准报销。如批准报销，签字后交财务部门办理报销手续。特殊情况审批对于超出公司规定标准或预算的费用报销，除按照上述一般流程审批外，还需额外提供详细的说明和审批文件。例如：1.费用超出标准：报销人应在费用报销单上详细说明超出标准的原因，经部门负责人、分管领导审核同意后，报总经理特批。2.涉及预算外支出：需提前提交预算外支出申请报告，说明支出的必要性和预计金额，经财务负责人审核，总经理审批通过后，方可按照正常流程进行费用报销。费用报销凭证要求发票要求1.真实性：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务或商品名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.合法性：发票应在规定的使用范围内开具，不得开具虚假发票或与实际业务不符的发票。发票的开具日期应在费用发生期间内。3.完整性：发票上应加盖销售方发票专用章，发票字迹清晰，不得涂改、挖补。如有错误，应由销售方重新开具或在原发票上注明更正字样并加盖发票专用章。4.电子发票：电子发票与纸质发票具有同等法律效力。报销电子发票时，需提供电子发票的原件，并确保电子发票的真实性和完整性。可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。其他凭证要求1.报销单填写：费用报销单应按照规定的格式填写，字迹工整，内容完整。报销单上应注明费用所属部门、报销日期、费用项目、金额、报销事由等信息，并由报销人签字确认。2.附件齐全：费用报销应附上相关的证明材料，如出差审批单、业务招待申请单、采购清单、验收报告等。附件应与报销单内容相符，能够证明费用支出的真实性和合理性。3.签字盖章：所有报销凭证上的签字应清晰可辨，各级审批人员应在规定的位置签字确认。对于涉及外部单位的报销凭证，如发票、合同等，如有要求，还需加盖外部单位的公章或业务专用章。费用报销时间规定日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续。如因特殊原因未能及时报销的，需提前向财务部门说明情况，并在情况消除后的[X]个工作日内完成报销。差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好差旅费报销凭证，填写差旅费报销单，按照审批流程进行报销。年终结算每年[具体日期]前，财务部门应完成对当年所有费用报销的清理和结算工作。对于尚未报销的费用，应通知相关人员及时办理报销手续。逾期未报销的费用，原则上不再受理。如有特殊情况需报销的，需经财务负责人和总经理审批同意后，方可报销。费用报销监督与检查内部审计监督公司内部审计部门定期对费用报销情况进行审计检查，重点审查费用报销的真实性、合法性、合规性以及审批流程的执行情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门审核财务部门在办理费用报销业务时，应严格按照本制度的规定进行审核。对于不符合规定的报销凭证，应拒绝受理，并向报销人说明原因。如发现报销人故意提供虚假报销凭证或违反报销制度的行为，应及时向上级领导报告。定期通报财务部门应定期对费用报销情况进行统计分析，形成费用报销情况通报，向公司管理层和各部门通报费用支出情况、存在的问题及改进建议。对于费用控制较好的部门和个人，给予表扬和奖励；对于费用支出超标的部门和个人，进行批评和督促整改。违规处理报销凭证虚假对于提供虚假报销凭证的员工，一经发现，除追回已报销的费用外，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理，并依法追究其法律责任。违反审批流程对于未按照规定审批流程进行报销的，财务部门有权拒绝报销。如因违规报销给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。公司将根据情节轻重，对责任人给予批评教育、警告、罚款等处理。费用超支对于部