公司瓶装水管理制度

公司瓶装水管理制度一、总则（一）目的为加强公司瓶装水的管理，确保瓶装水的合理使用与供应，满足员工日常工作饮水需求，同时规范瓶装水的采购、存储、发放及相关费用管理，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。（三）基本原则1.按需供应原则：根据员工实际饮水需求，合理安排瓶装水的供应数量和频率，确保满足日常办公需要。2.成本控制原则：在保证饮水质量和服务水平的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资源利用效率。3.规范管理原则：明确各部门及相关人员在瓶装水管理中的职责和权限，规范采购、存储、发放等各个环节的操作流程，确保管理工作的规范化、标准化。二、职责分工（一）行政部门1.负责公司瓶装水管理工作的统筹规划和组织协调，制定年度瓶装水采购预算。2.根据员工数量、办公区域分布等因素，合理确定各部门瓶装水的月度供应量，并负责与供应商沟通协调，确保按时、按量供应。3.负责瓶装水供应商的选择、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。4.负责瓶装水的验收工作，检查瓶装水的数量、质量及包装等是否符合要求，对验收合格的瓶装水办理入库手续。5.负责瓶装水的存储管理，确保存储环境安全、卫生，定期盘点库存，及时更新库存信息。6.负责组织瓶装水的发放工作，根据各部门需求，将瓶装水运至指定地点，并做好发放记录。7.定期对公司瓶装水的使用情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施，优化管理流程。（二）财务部门1.负责审核瓶装水采购费用的报销凭证，确保费用支出符合公司财务制度和相关规定。2.协助行政部门做好瓶装水采购预算的编制工作，并对预算执行情况进行监督和控制。3.根据行政部门提供的瓶装水使用情况统计报表，进行费用核算和成本分析，为公司决策提供数据支持。（三）各部门1.负责本部门瓶装水的日常管理工作，指定专人负责瓶装水的领用和保管，确保瓶装水的合理使用。2.及时向行政部门反馈本部门瓶装水的需求变化情况，配合行政部门做好瓶装水的供应调整工作。3.监督本部门员工正确使用瓶装水，杜绝浪费现象，对违反规定的行为进行制止和纠正。三、采购管理（一）供应商选择1.行政部门应通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、服务周到的瓶装水供应商。2.对潜在供应商进行实地考察，了解其生产规模、生产工艺、质量控制体系、售后服务等情况，评估其是否符合公司要求。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（二）采购预算1.行政部门应根据公司员工数量、预计饮水量、瓶装水价格等因素，编制年度瓶装水采购预算。2.采购预算应报公司领导审批后执行，预算执行过程中如因特殊情况需要调整，应按照公司预算管理相关规定办理审批手续。（三）采购流程1.各部门根据实际工作需要，每月[具体日期]前将下月瓶装水需求计划报行政部门。2.行政部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况，于每月[具体日期]前制定下月瓶装水采购计划，并提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，行政部门按照采购计划向选定的供应商下达采购订单。4.供应商按照采购订单要求，按时、按量将瓶装水运至公司指定地点。5.行政部门负责组织对瓶装水进行验收，验收合格后办理入库手续，并将入库信息及时反馈财务部门。四、存储管理（一）存储地点瓶装水应存放在公司指定的仓库或储物间，仓库或储物间应保持干燥、通风、阴凉，温度适宜，避免阳光直射和潮湿环境。（二）存储方式1.瓶装水应分类存放，按照品牌、规格、批次等进行标识，便于识别和管理。2.瓶装水应整齐摆放，不得随意堆放，确保存储安全，避免碰撞和损坏。3.定期对瓶装水进行盘点，核对库存数量与账目是否一致，如发现差异应及时查明原因并进行处理。（三）存储期限瓶装水应在保质期内使用，行政部门应定期检查瓶装水的保质期，对临近保质期的瓶装水应及时安排使用或处理，避免过期浪费。五、发放管理（一）发放标准1.行政部门根据各部门员工数量和实际工作需要，确定各部门瓶装水的月度发放标准，并按月发放。2.如因工作需要或特殊情况，需额外增加瓶装水供应量的部门，应提前向行政部门提出申请，经批准后予以发放。（二）发放流程1.各部门指定专人负责瓶装水的领用，每月[具体日期]前到行政部门填写瓶装水领用申请表，注明领用数量、用途等信息。2.行政部门审核申请表后，根据库存情况安排发放，将瓶装水运至各部门指定地点，并由领用人签字确认。3.行政部门应建立瓶装水发放台账，详细记录发放日期、部门、领用人、领用数量等信息，以便查询和统计。（三）特殊情况处理1.如遇紧急会议、活动等特殊情况，需要临时增加瓶装水供应的，相关部门应及时通知行政部门，行政部门应优先安排保障供应。2.因工作调动、离职等原因，员工所在部门发生变化的，行政部门应及时调整该员工的瓶装水发放部门，确保其正常饮水需求。六、使用管理（一）员工行为规范1.员工应爱护公司提供的瓶装水，合理使用，不得浪费。2.不得将瓶装水用于与工作无关的事项，如洗涤物品、浇灌花草等。3.发现瓶装水有质量问题或包装损坏等情况，应及时向行政部门反馈。（二）监督检查1.行政部门应定期对公司各部门瓶装水的使用情况进行检查，发现浪费现象及时制止并进行批评教育。2.各部门负责人应加强对本部门员工瓶装水使用情况的监督管理，对违反规定的行为及时纠正。3.鼓励全体员工积极参与瓶装水节约行动，对节约使用瓶装水表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。七、费用管理（一）费用核算1.财务部门根据行政部门提供的瓶装水采购发票、入库单、发放记录等凭证，对瓶装水采购费用进行核算。2.瓶装水采购费用应按照实际发生额计入公司成本费用，在财务报表中如实反映。（二）报销流程1.行政部门负责瓶装水采购费用的报销工作，按照公司财务制度要求，填写报销申请表，附上采购发票、入库单、发放记录等相关凭证。2.报销申请表经部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。4.审批通过后，财务部门按照公司报销流程进行付款。（三）费用控制1.行政部门应严格控制瓶装水采购费用，在保证饮水质量和服务水平的前提下，通过优化