资产公司接待管理制度

资产公司接待管理制度一、总则（一）目的为规范公司接待管理工作，展示公司良好形象，加强与来访单位及人员的沟通与交流，促进业务合作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构的接待工作。（三）基本原则1.热情周到原则：以热情友好的态度接待来访人员，提供周到细致的服务，让来访人员感受到公司的尊重与关怀。2.对口接待原则：根据来访人员的身份和目的，安排相应的部门或人员进行对口接待，确保接待工作的针对性和专业性。3.节约务实原则：在保证接待质量的前提下，合理控制接待费用，反对铺张浪费，注重接待工作的实际效果。4.安全保密原则：确保接待过程中的人员安全和信息安全，严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，防止发生安全事故和信息泄露事件。二、接待组织与职责（一）接待工作领导小组公司成立接待工作领导小组，由公司总经理担任组长，副总经理担任副组长，各部门负责人为成员。接待工作领导小组负责统筹协调公司的接待工作，制定接待工作方针和政策，审核重要接待方案，解决接待工作中的重大问题。（二）办公室办公室作为公司接待工作的归口管理部门，负责制定和完善公司接待管理制度，统筹安排公司的日常接待工作，协调各部门之间的接待事宜，审核接待费用报销，建立接待工作档案等。（三）对口接待部门各部门负责本部门业务范围内的接待工作，按照对口接待原则，安排专人负责接待来访人员，协助办公室做好接待相关工作，提供必要的业务资料和信息，介绍本部门业务情况和工作流程等。三、接待类型及标准（一）重要来宾接待1.接待对象：政府部门重要领导、金融监管机构领导、重要合作伙伴高层管理人员、行业知名专家学者等。2.接待标准住宿：安排在公司协议酒店的豪华套房或行政套房，确保房间设施齐全、环境舒适。餐饮：根据来宾饮食习惯，安排在公司协议餐厅或当地知名餐厅，提供丰盛的中式或西式菜肴，注重菜品质量和口味。交通：安排豪华轿车接送来宾，确保出行安全、便捷。陪同人员：公司领导全程陪同，相关部门负责人根据需要参与陪同。活动安排：根据来宾来访目的和需求，安排参观公司办公场所、会议室交流座谈、业务洽谈、项目考察等活动，并安排专人进行讲解和介绍。礼品赠送：赠送具有公司特色和纪念意义的礼品，礼品价值根据来宾身份和重要程度确定。（二）一般来宾接待1.接待对象：业务往来单位中层管理人员、普通合作伙伴代表、行业协会工作人员等。2.接待标准住宿：安排在公司协议酒店的商务套房或标准间，保证房间干净整洁、设施完备。餐饮：安排在公司内部餐厅或附近合适的餐厅，提供经济实惠的工作餐或普通菜肴。交通：根据实际情况安排车辆接送或告知来宾交通路线。陪同人员：由对口接待部门负责人或相关工作人员陪同。活动安排：安排适当的交流座谈、业务介绍等活动。礼品赠送：根据实际情况，可赠送具有一定纪念意义的小礼品。（三）临时访客接待1.接待对象：因业务联系临时到访的人员，如客户咨询、供应商沟通等。2.接待标准餐饮：根据实际情况，可提供简单的茶水、咖啡等饮品，必要时安排工作餐。陪同人员：由相关业务人员进行接待和沟通。活动安排：根据访客需求，及时安排业务洽谈、资料提供等相关事宜。四、接待流程（一）接待申请1.各部门如需安排接待，应提前填写《接待申请表》，详细注明来访人员的基本信息（包括姓名、单位、职务、联系方式等）、来访目的、来访时间、预计停留天数、接待标准等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将《接待申请表》提交至办公室。办公室根据接待工作的有关规定和实际情况进行审核，对于重要来宾接待申请，需报接待工作领导小组审批。（二）接待安排1.办公室根据审批后的《接待申请表》，及时与对口接待部门沟通协调，确定接待方案，包括接待人员安排、活动日程安排、餐饮住宿安排、交通安排、礼品准备等事项。2.接待人员应提前与来访人员取得联系，确认来访时间、行程安排等信息，并告知对方公司的接待安排和注意事项。3.根据接待方案，做好各项接待准备工作，如预订酒店房间、安排车辆、准备会议资料、调试会议设备、采购礼品等。（三）接待实施1.来访人员到达时，接待人员应在约定地点迎接，并引导其前往接待场所。2.按照接待方案安排，有序开展各项接待活动，包括参观公司、交流座谈、业务洽谈、用餐、住宿等。在接待过程中，要注重与来访人员的沟通交流，及时解答疑问，收集反馈意见，确保接待工作顺利进行。3.接待人员要全程陪同来访人员，关注其需求和感受，提供周到细致的服务。如有特殊情况或突发事件，应及时向办公室报告，并妥善处理。（四）接待总结1.接待工作结束后，接待人员应及时对本次接待工作进行总结，填写《接待工作总结表》，内容包括接待基本情况、接待效果、存在问题及改进建议等，并提交至办公室。2.办公室对各部门的接待工作进行汇总分析，总结经验教训，不断完善接待管理制度和流程。对于重要来宾接待工作，办公室应形成专项报告，上报公司领导。五、接待费用管理（一）费用预算1.办公室根据接待申请和接待标准，编制接待费用预算，明确各项费用的支出范围和金额，并报公司领导审批。2.接待费用预算应严格控制，确保在预算范围内合理安排接待工作。如因特殊情况需要调整预算，应提前报公司领导审批。（二）费用报销1.接待费用报销应严格按照公司财务制度执行，凭合法有效的票据进行报销。报销票据应包括发票、收据、清单等，且内容真实、完整、清晰。2.接待人员应在接待工作结束后及时办理费用报销手续，填写《接待费用报销单》，并附上《接待申请表》、《接待工作总结表》等相关资料，经部门负责人审核、财务部门审核、公司领导审批后，方可报销。3.财务部门应对接待费用报销进行严格审核，确保费用支出符合接待标准和公司财务制度规定。对于超标准、超预算的接待费用，财务部门有权拒绝报销。（三）费用控制1.公司实行接待费用总额控制制度，办公室定期对各部门接待费用支出情况进行统计分析，及时发现和解决费用控制中存在的问题。2.各部门应加强对接待费用的管理，严格控制接待标准和规模，避免不必要的接待支出。对于因工作需要确需提高接待标准的，应提前报公司领导审批。六、礼品管理（一）礼品采购1.办公室负责统一采购公司接待用礼品，采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、价格合理、具有公司特色和纪念意义的礼品。2.礼品采购应建立供应商档案，定期对供应商进行评估和筛选，确保供应商提供的礼品符合公司要求。（二）礼品发放1.礼品发放应严格按照接待方案和相关规定执行，由接待人员负责发放，并做好发放记录。2.发放礼品时，应向来访人员说明礼品的用途和意义，表达公司的友好和感谢之情。（三）礼品管理1.办公室应建立礼品库存管理制度，定期对礼品进行盘点，确保礼品数量准确、质量完好。2.礼品的保管应安全、妥善，防止礼品损坏、丢失或被盗。如有礼品损坏、丢失或被盗等情况，应及时查明原因，并向公司领导报告。七、安全与保密（一）安全管理1.接待过程中，要确保来访人员的人身安全，注意交通安全、饮食安全等。如安排车辆接送，应选择具有合法运营资质的车辆，并确保车辆性能良好、驾驶员具备相应资质。2.加强对接待场所的安全管理，确保场所设施设备安全运行，消防设施齐全有效，疏散通道畅通无阻。（二