规范防疫台账管理制度

规范防疫台账管理制度一、总则（一）目的为有效应对突发公共卫生事件，加强公司防疫管理，规范防疫台账的建立、使用和管理，确保公司员工的健康安全，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、办公区域、生产车间、食堂、宿舍等场所。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家及地方政府有关疫情防控的法律法规、政策要求。2.科学防控原则：运用科学方法，结合公司实际情况，做好防疫工作。3.精准管理原则：对防疫相关信息进行准确记录、分析和管理，做到精准防控。4.保密原则：对涉及员工个人隐私的防疫信息严格保密。二、防疫台账管理职责（一）防疫工作领导小组职责1.全面领导公司防疫工作，制定防疫工作方针和策略。2.审核防疫台账管理制度及相关流程。3.协调解决防疫工作中的重大问题。（二）人事部门职责1.负责建立员工健康档案台账，记录员工基本信息、健康状况、疫苗接种情况等。2.收集、汇总和更新员工每日健康打卡信息。3.配合相关部门做好防疫物资的发放和管理记录工作。（三）行政部门职责1.负责办公区域、公共区域的防疫消毒台账记录，包括消毒时间、地点、消毒人员、消毒用品等信息。2.管理外来人员来访台账，记录来访人员姓名、单位、来访时间、体温检测、健康码行程码查验等情况。3.负责防疫物资采购、库存台账的建立和管理，记录物资的出入库情况。（四）各部门负责人职责1.组织本部门员工学习防疫知识和相关制度。2.督促本部门员工按时进行健康打卡，如实报告健康状况。3.配合做好本部门区域内的防疫工作及台账记录。（五）员工个人职责1.遵守公司防疫规定，积极配合公司做好防疫工作。2.每日按时进行健康打卡，如实报告个人健康状况。3.如有发热、咳嗽等症状，及时向部门负责人报告，并配合做好相关检查和隔离工作。三、防疫台账内容及要求（一）员工健康档案台账1.基本信息：包括员工姓名、性别、年龄、部门、岗位、联系方式等。2.健康状况：记录员工每日体温检测情况，如有异常体温（体温≥37.3℃），需详细记录测量时间、症状等信息。3.疫苗接种情况：记录员工新冠疫苗接种剂次、接种时间、疫苗种类等信息。4.核酸检测情况：按照当地政府要求，记录员工核酸检测时间、检测结果等信息。5.健康码行程码信息：定期收集员工健康码、行程码截图，记录截图时间，确保绿码通行且行程无中高风险地区旅居史。（二）每日健康打卡台账1.打卡时间：规定员工每日固定时间段进行健康打卡，记录打卡具体时间。2.打卡方式：可采用线上打卡系统（如公司指定的APP或小程序）或纸质表格填写后提交部门负责人。3.打卡内容：员工需如实填写当日身体状况，如无异常选择"正常"；如有发热、咳嗽、乏力、呼吸困难等症状，需详细描述症状及体温情况。（三）防疫消毒台账1.消毒区域：明确办公区域、会议室、食堂、宿舍、电梯间、卫生间等需要消毒的场所。2.消毒时间：按照规定的消毒频次进行记录，如每日上午、下午各消毒一次，记录具体消毒时间。3.消毒人员：记录负责消毒工作的人员姓名。4.消毒用品：注明使用的消毒用品名称、浓度等信息。例如，使用含氯消毒剂时，记录其有效氯含量及配比情况。（四）外来人员来访台账1.来访人员信息：记录来访人员姓名、单位、联系方式。2.来访时间：精确到具体的年月日时分。3.体温检测：记录来访人员的体温检测数值，如体温异常需详细记录相关情况。4.健康码行程码查验：记录查验结果，绿码且行程无异常方可进入公司，如有异常需记录具体情况及后续处理措施。5.接待部门及接待人：明确接待来访人员的部门及具体接待人员姓名。6.来访事由：简要记录来访目的。（五）防疫物资台账1.物资名称：包括口罩、消毒液、酒精、体温枪、防护服、护目镜等防疫物资。2.采购记录：记录物资采购日期、供应商名称、采购数量、单价、总价等信息。3.出入库记录：详细记录物资的入库时间、入库数量、领用时间、领用部门、领用人、领用数量等情况。4.库存数量：定期盘点，记录各类防疫物资的库存数量，确保物资供应充足。四、防疫台账建立与更新（一）建立流程1.人事部门负责设计员工健康档案台账模板，包含各项必填信息。2.行政部门根据防疫消毒和外来人员来访管理需求，设计相应台账模板。3.各部门负责人组织本部门员工按照模板要求填写初始信息，确保信息准确完整。4.人事部门、行政部门分别收集、整理员工健康档案台账、防疫消毒台账及外来人员来访台账，进行初步审核。5.审核通过后，将各类台账录入电子表格或专门的管理系统，建立电子台账，并进行备份存储。（二）更新频率1.员工健康档案台账、每日健康打卡台账：员工每日上班前完成打卡更新，人事部门每日下班前汇总整理当日信息，确保数据及时准确。2.防疫消毒台账：每次消毒工作完成后，消毒人员及时填写消毒台账。3.外来人员来访台账：每接待一批外来人员，接待人员需在来访结束后及时记录相关信息。4.防疫物资台账：每次物资采购、出入库后，相关责任人应立即更新台账记录。（三）信息变更处理1.员工基本信息发生变更（如姓名、部门、岗位、联系方式等），员工应及时通知人事部门，人事部门在台账中进行相应修改，并确保相关部门知晓信息变更情况。2.员工健康状况、疫苗接种情况、核酸检测结果等发生变化，员工需在健康打卡或其他相关记录中如实更新，人事部门同步更新健康档案台账。3.防疫消毒台账、外来人员来访台账、防疫物资台账中的信息如有错误或遗漏，发现人员应及时更正补充，并注明更正原因及日期。五、防疫台账查阅与使用（一）查阅权限1.防疫工作领导小组成员因工作需要可查阅各类防疫台账。2.人事部门、行政部门相关工作人员在履行职责范围内可查阅本部门负责的防疫台账。3.其他部门因工作涉及防疫相关信息查询的，需经防疫工作领导小组批准后，由相关部门协助查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写防疫台账查阅申请表，注明查阅目的、查阅台账类别、查阅时间范围等信息。2.申请表提交至防疫工作领导小组审批，审批通过后交至相应台账管理部门。3.台账管理部门安排专人协助查阅，并做好查阅记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。（三）使用规定1.防疫台账仅供公司内部防疫工作使用，未经许可，任何人不得将台账信息泄露给外部单位或个人。2.查阅人应严格按照申请内容查阅台账，不得擅自更改、删除台账信息。如需复印或摘录相关信息，需经台账管理部门同意，并注明用途。3.防疫台账数据可用于分析公司防疫工作情况、评估防疫措施效果、制定防疫工作计划等，但不得用于其他无关目的。六、防疫台账保管与存档（一）保管方式1.防疫台账以电子文档和纸质文档两种形式保存。电子文档存储在公司指定的服务器或存储设备中，并定期进行备份，确保数据安全。2.纸质文档由各台账管理部门负责整理装订，存放在专门的文件柜中，按照日期顺序排列，便于查阅。（二）保管期限1.员工健康档案台账、防疫物资台账保存期限为员工离职后[x]年。2.每日健康打卡台账、防疫消毒台账、外来人员来访台账保存期限为疫情结束后[x]年。（三）存档要求1.电子文档应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名清晰反映台账内容和时间。例如，"员工健康档案台账_2023010120231231.xlsx"。2.纸质文档应在每页右上角加盖页码章，并编制目录，方便查阅。3.台账保管部门应建立台账存档清单，记录台账名称、保存期限、存放位置等信息，以便随时查询。七、防疫台账监督与检查（一）监督机制1.公司成立防疫台账监督小组，由防疫工作领导小组部分成员及相关部门代表组成。2.监督小组定期对防疫台账的建立、更新、查阅、保管等情况进行检查，确保台账管理工作规范有序。（二）检查内容1.台账信息的完整性：检查各类台账是否按照要求记录了所有必要信息，有无遗漏。2.信息的准确性：核对台账中的数据与实际情况是否相符，有无错误信息。3.更新的及时性：查看台账是否按照规定的频率及时更新，有无拖延现象。4.查阅与使用的合规性：检查查阅申请表及查阅记录，确保查阅流程规范，信息使用符合规定。5.保管与存档的规范性：检查电子文档和纸质文档的保管方式、命名规则、存档清单等是否符合要求。（三）问题整改1.监督小组在检查过程中发现的问题，应及时向相关部门反馈，并下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.相关部门应针对问题制定整改措