酒店报销费用管理制度

酒店报销费用管理制度总则1.目的为了加强酒店费用报销管理，规范报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，所提供的票据必须合法、有效，能够证明费用支出的真实性和合理性。合理性原则：费用报销应符合酒店的经营活动需要，遵循勤俭节约的原则，杜绝浪费和不合理支出。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及酒店的相关规定，严格按照规定的流程和标准进行报销。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。对于跨年度的费用，原则上应在次年1月31日前报销完毕，特殊情况经财务总监批准的除外。费用报销范围及标准1.差旅费定义：员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。城市间交通费：飞机票：员工乘坐飞机应选择经济舱，因特殊原因需要乘坐公务舱或头等舱的，须提前经上级领导批准。机票报销应提供正规的电子客票行程单。火车票：员工应根据工作需要选择合适的车次和座位类型，按实际发生金额报销。购买火车票时应优先选择网络购票，通过12306网站或相关售票软件购买，并保留购票记录。长途汽车票：乘坐长途汽车应选择正规运营公司的车辆，按实际票价报销。车票应清晰显示出发地、目的地、乘车日期、票价等信息，如车票信息不完整，应提供其他辅助证明材料。其他交通工具：因特殊情况需乘坐其他交通工具的，如轮船、出租车等，应提前向上级领导说明原因，并经批准后按实际发生金额报销。乘坐出租车应索取正规发票，发票上应注明日期、起讫地点、金额等信息。住宿费：员工出差应根据职级和出差地区的实际情况选择合适的住宿标准，具体标准如下：|职级|一线城市（元/晚）|二线城市（元/晚）|三线及以下城市（元/晚）|||||||部门经理及以上|500|400|300||主管及以下|400|300|200|实际住宿费低于标准的，按实际发生金额报销；高于标准的，超出部分由员工自行承担。如因特殊情况（如会议、培训安排等）导致住宿费超出标准的，须提供相关证明材料，并经上级领导批准后，方可按实际发生金额报销。伙食补助费：出差期间的伙食补助费按自然（日历）天数计算，包干使用，不再报销餐饮发票。具体标准如下：|地区|标准（元/天）|||||一线城市|100||二线城市|80||三线及以下城市|60|员工出差期间由接待单位统一安排餐饮的，应向接待单位交纳相应的伙食费，在报销时应提供接待单位开具的收据等证明材料，可按上述标准的80%领取伙食补助费。市内交通费：员工在出差地市内因公乘坐公共交通工具（如地铁、公交车、出租车等）所发生的费用，凭有效票据实报实销。如因特殊情况需要租用车辆的，须提前向上级领导申请，经批准后按实际发生金额报销租车费用。租车费用应提供正规发票，发票上应注明租车日期、起讫地点、租车公司名称、车牌号、金额等信息。2.业务招待费定义：酒店因经营业务需要而发生的宴请、娱乐、礼品等费用支出。报销标准：业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性和合规性原则。单次业务招待费用在1000元以下的，由部门负责人审批；单次业务招待费用在1000元（含）以上至5000元以下的，由分管领导审批；单次业务招待费用在5000元（含）以上的，由总经理审批。全年业务招待费支出应控制在酒店年度预算范围内，不得超支。如因特殊情况需要超出预算的，须经总经理办公会研究决定，并报董事会批准。报销要求：业务招待费报销应提供详细的招待事由、招待对象、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的发票、菜单、消费清单等证明材料。发票上应注明日期、消费项目、金额等信息，菜单应加盖酒店公章或发票专用章。招待礼品应提供购买发票及礼品清单，礼品清单应注明礼品名称、数量、单价、金额等信息。严禁以业务招待费名义进行任何形式的个人消费或变相福利支出。3.办公用品及低值易耗品定义：办公用品是指用于办公的日常消耗品，如文具、纸张、文件夹、计算器等；低值易耗品是指单位价值在规定标准以下、使用年限较短、不能作为固定资产核算的各种用具物品，如办公桌椅、文件柜、电话机、饮水机等。采购及报销流程：各部门根据工作需要，每月末提交次月办公用品及低值易耗品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门汇总。行政部门根据各部门采购计划，统一进行采购。采购应选择正规供应商，确保所购物品质量合格、价格合理。办公用品及低值易耗品到货后，行政部门应组织验收，验收合格后填写入库单，并将入库单及发票交财务部门办理报销手续。报销时应提供正规发票、入库单、采购清单等证明材料，发票上应注明货物名称、规格型号、数量、单价、金额等信息。采购清单应加盖供应商公章或发票专用章。报销标准：办公用品及低值易耗品应严格按照预算进行采购，不得超支。对于单价在500元以下的办公用品及低值易耗品，可在购买时直接报销；对于单价在500元（含）以上的低值易耗品，应作为固定资产进行管理，按固定资产采购及报销流程办理。4.通讯费定义：员工因工作需要发生的手机通讯费用支出。报销标准：根据员工职级和工作岗位性质，制定不同的通讯费报销标准，具体如下：|职级|标准（元/月）|||||部门经理及以上|300||主管|200||员工|100|员工应选择适合自己工作需求的通讯套餐，并按照实际发生的通讯费用进行报销。报销时应提供正规的通讯费发票，发票上应注明手机号码、通讯费用所属期间、金额等信息。如员工使用公司提供的通讯设备，则不再报销通讯费。5.车辆费用定义：酒店自有车辆或租赁车辆因业务需要发生的燃油费、过路费、停车费、车辆保养费、车辆保险费等费用支出。报销标准：燃油费、过路费、停车费等按照实际发生金额凭有效票据报销。报销时应提供正规发票，发票上应注明日期、车辆牌号、费用项目、金额等信息。车辆保养费应按照车辆保养手册及相关规定进行，每次保养费用报销时应提供保养清单、发票等证明材料。车辆保险费应在保险到期前及时办理续保手续，凭有效保险发票报销。如因特殊情况需要租用车辆的，须提前向上级领导申请，经批准后按实际发生金额报销租车费用。租车费用应提供正规发票，发票上应注明租车日期、起讫地点、租车公司名称、车牌号、金额等信息。费用报销流程1.填写报销单员工应在费用发生后及时填写《费用报销单》，详细填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细（包括费用项目、金额、事由等）、附件张数等信息。报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。2.粘贴票据将与报销费用相关的原始票据按照费用类别、时间顺序进行整理，并粘贴在《费用报销粘贴单》上。票据应粘贴整齐、牢固，不得超出粘贴单边缘。对于较大的票据（如发票联、报销单等），可采用鱼鳞式粘贴法进行粘贴，以便于审核和查阅。3.部门负责人审批报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核，确认无误后在报销单上签署审批意见并签字。如部门负责人认为报销费用不符合规定或不合理，应拒绝审批，并说明理由。4.财务审核财务部门对报销单据进行审核，重点审核票据的真实性、合法性、完整性，报销金额是否符合规定标准，报销流程是否合规等。如发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关材料。审核无误后，财务人员在报销单上签署审核意见并签字。5.分管领导审批根据费用金额大小，按照酒店审批权限规定，由分管领导对报销事项进行审批。分管领导应认真审核报销内容，确保费用支出符合酒店经营管理需要和相关规定。审批通过后，在报销单上签署审批意见并签字。6.总经理审批对于重大费用支出或超出分管领导审批权限的报销事项，需报总经理审批。总经理应从酒店整体利益出发，对报销事项进行全面审查，做出最终审批决定。审批通过后，在报销单上签署审批意见并签字。7.报销付款经各级领导审批通过的报销单据，由财务部门根据酒店资金状况和报销流程安排，及时办理报销付款手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人个人银行账户，特殊情况需要现金支付的，须经财务总监批准。费用报销的其他规定1.票据要求报销费用必须提供合法有效的票据，票据应符合国家税务部门的相关规定。发票应具备发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税率、税额等要素，且发票上应加盖销售方发票专用章。对于定额发票，应注意发票的真伪和有效期限，如发现假发票或过期发票，财务部门有权拒绝报销。除发票外，其他票据（如火车票、飞机票、汽车票、收据等）也应符合相应的规定要求，能够证明费用支出的真实性和合理性。2.报销期限员工应在费用发生后及时办理报销手续，原则上应在费用发生之日起一个月内报销完毕。对于特殊情况需要延期报销的，须提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延期报销。3.借款管理因工作需要预借差旅费或其他款项的，员工应填写《借款单》，注明借款金额、借款用途、预计还款日期等信息，并按照借款审批流程进行审批。借款审批通过后，财务部门根据审批结果办理借款手续，将借款金额支付到借款人指定的银行账户或现金支付。借款人应在规定的还款期限内归还借款，如有特殊情况需要延期还款的，须提前向财务部门申请，并经批准后方可延期。如借款人未能按时归还借款，财务部门将从其工资中扣除相应款项，直至借款还清为止。4.费用报销的变更与撤销已提交审批的费用报销单，如因特殊原因需要变更报销金额、报销内容或撤销报销申请的，报销人应及时向财务部门说明情况，并按照原审批流程重新办理相关手续。对于已经完成报销付款手续的费用报销，如发现报销错误或不符合规定的情况，报销人应及时与财务部门沟通，配合财务部门进行处理。如涉及退款的，报销人应按照财务部门要求及时退还相应款项。监督与检查1.内部审计酒店内部审计部门定期对费用报销情况进行审计检查，重点审查费用报销的真实性、合理性、合规性，报销流程是否执行到位，审批手续是否齐全等。对于审计检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务监督财务部门作为费用报销管理的职能部门，应加强对费用报销的日常审核和监督，严格把关报销单据的真实性、合法性和完整性。对不符合规定的报销单据，应及时予以纠正或拒绝报销，并向相关部门和领导报告。3.违规处理对于违反本制度规定的费用报销行为，酒店将视情节轻重给予相应的处理：对于报销虚假费用、提供虚假票据等行为，一经查实，