行政人力部门管理制度

行政人力部门管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范行政人力部门的工作流程、明确岗位职责、提高工作效率、加强团队协作，确保行政人力工作的规范化、科学化和专业化，为公司的稳定发展提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于公司行政人力部门全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：各项制度和工作流程应符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范性原则：明确各岗位的职责、工作标准和操作流程，确保工作的规范化和标准化。3.效率原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率，确保各项任务按时完成。4.服务原则：树立服务意识，为公司各部门及全体员工提供优质、高效的行政人力服务。5.保密原则：严格遵守公司的保密制度，保护公司的商业秘密和员工的个人隐私。二、行政人力部门组织架构及岗位职责（一）组织架构行政人力部门设部门经理1名，下设行政专员、人力资源专员、招聘专员、培训专员、绩效专员、薪酬专员等岗位。（二）岗位职责1.部门经理全面负责行政人力部门的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。协调与公司其他部门的关系，确保行政人力工作的顺利开展。制定和完善行政人力相关制度和流程，监督执行情况并及时调整优化。负责人力资源规划、招聘、培训、绩效、薪酬等模块的统筹管理，为公司提供人力资源支持。参与公司重要决策，提供人力资源方面的建议和意见。负责部门团队建设，提升团队整体素质和业务能力。完成公司领导交办的其他工作任务。2.行政专员负责公司行政管理工作，包括办公用品采购、办公设备维护、办公环境管理等。制定和执行公司行政管理制度，确保各项行政工作规范有序进行。安排公司会议、活动的组织与协调，做好会议记录和活动总结。负责公司文件的收发、传阅、归档和保管工作，确保文件流转顺畅。协助公司领导做好对外接待工作，维护公司良好形象。负责公司车辆的调度与管理，确保车辆使用安全、高效。完成领导交办的其他行政事务性工作。3.人力资源专员协助部门经理开展人力资源规划工作，收集和分析人力资源信息。负责员工档案的建立、维护和管理，确保档案资料的完整和准确。办理员工入职、离职、转正、调岗等手续，负责劳动合同的签订、续签和解除工作。维护公司员工信息系统，及时更新员工基本信息和人事变动情况。协助招聘专员进行招聘渠道拓展、简历筛选和面试安排等工作。负责员工考勤管理，统计考勤数据，核算员工工资中的考勤部分。完成领导交办的其他人力资源基础性工作。4.招聘专员根据公司人力资源规划和招聘需求，制定招聘计划并组织实施。拓展招聘渠道，维护招聘网站、社交媒体等招聘平台，发布招聘信息。收集、筛选和整理简历，对候选人进行初步面试和评估，确定合适的面试人选。组织和安排面试流程，包括面试通知、面试接待、面试记录等工作。与用人部门沟通协调，了解岗位需求和面试反馈，确保招聘工作符合岗位要求。负责招聘数据的统计和分析，定期向上级汇报招聘进展情况。建立和维护人才储备库，为公司未来发展提供人才支持。5.培训专员根据公司发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划并组织实施。开发和优化培训课程体系，设计培训方案，编写培训教材。组织内部培训课程的讲授、辅导和答疑，评估培训效果，收集学员反馈意见。联系外部培训机构，安排员工参加外部培训课程，做好培训费用的审核和报销工作。建立员工培训档案，记录员工培训情况和培训效果评估结果。跟踪培训后的员工工作表现，评估培训对员工绩效提升的影响，为培训计划的调整提供依据。6.绩效专员协助部门经理建立和完善公司绩效考核体系，制定绩效考核方案和指标。组织实施绩效考核工作，包括考核周期设定、考核通知发布、考核数据收集和整理等。对考核数据进行统计和分析，计算员工绩效得分，撰写绩效考核报告。协助各部门进行绩效反馈和沟通，指导员工制定绩效改进计划，并跟踪改进情况。负责绩效结果的应用，如绩效奖金核算、岗位调整、晋升推荐等工作。定期对绩效考核体系进行评估和优化，确保考核结果的公平、公正、合理。7.薪酬专员根据公司薪酬政策和相关法律法规，制定薪酬核算方案和流程。负责员工工资、奖金、福利等薪酬项目的核算和发放，确保薪酬数据的准确无误。收集和整理薪酬相关数据，进行薪酬分析和统计，为公司薪酬决策提供数据支持。维护员工薪酬信息系统，及时更新员工薪酬变动情况。解答员工关于薪酬方面的疑问，处理薪酬投诉和纠纷。参与公司薪酬福利政策的制定和调整工作，提出合理化建议。三、行政工作管理制度（一）办公用品管理1.采购行政专员应定期统计办公用品库存情况，根据需求制定采购计划。采购前需进行市场调研，选择质量可靠、价格合理的供应商。采购申请需经部门经理审批后实施，确保采购过程合规。2.发放建立办公用品领用台账，员工领用办公用品时需填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政专员处领取。行政专员根据申请表发放办公用品，并做好记录，确保领用数量合理。3.库存管理定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。对于积压或过期的办公用品，及时进行清理和处理。（二）办公设备管理1.设备采购根据工作需要，由使用部门提出设备采购申请，填写采购申请表并详细说明设备用途和配置要求。行政专员对采购申请进行初审，报部门经理审核后，提交公司领导审批。采购过程遵循公司采购流程，选择合适的供应商进行采购。2.设备登记与档案建立设备到货后，行政专员负责组织验收，检查设备的规格、型号、数量及质量等是否符合要求。对验收合格的设备进行登记，建立设备档案，记录设备的购买时间、品牌、型号、配置、使用部门等信息。3.设备维护与保养制定办公设备维护保养计划，定期安排专业人员对设备进行维护和保养。员工在使用设备过程中发现故障，应及时通知行政专员，由行政专员联系维修人员进行维修。建立设备维修记录，记录维修时间、故障原因、维修情况等信息。4.设备报废处理对于无法修复或已达到报废年限的设备，由使用部门提出报废申请，填写报废申请表。行政专员组织相关人员进行鉴定，经部门经理审核、公司领导批准后，进行报废处理。报废设备应妥善保管，按照公司规定进行处置，确保资产安全。（三）会议与活动管理1.会议管理会议计划：各部门应提前将本部门的会议计划报行政专员，行政专员汇总后制定公司月度会议计划。会议通知：根据会议计划，行政专员提前发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题和议程等信息。会议组织：会议组织人员应提前做好会议准备工作，包括会议场地布置、资料准备、设备调试等。会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论要点、决议事项及责任人等信息。会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员，并跟踪决议事项的执行情况。2.活动管理活动策划：根据公司需求或节假日等，行政专员负责策划公司内部活动，制定活动方案，明确活动目的、时间、地点、内容、参与人员等。活动组织与实施：按照活动方案组织活动实施，做好现场布置、物资准备、人员安排等工作，确保活动顺利进行。活动宣传：通过公司内部公告、邮件、微信群等渠道对活动进行宣传，提高员工参与度。活动总结：活动结束后，及时对活动进行总结，收集员工反馈意见，为今后活动的改进提供参考。（四）文件与档案管理1.文件管理文件分类：公司文件分为行政文件、业务文件、财务文件等类别，按照类别进行编号和归档。文件收发：行政专员负责公司文件的收发工作，对收到的文件进行登记、编号，及时送相关领导和部门传阅。文件传阅：建立文件传阅记录，确保文件在规定时间内传达到相关人员，并及时收回。文件归档：定期对文件进行整理和归档，确保文件资料的完整和安全。2.档案管理档案分类：档案分为人事档案、行政档案、财务档案、业务档案等类别，分别进行管理。档案收集与整理：人力资源专员负责收集和整理员工人事档案，行政专员负责收集和整理行政档案等其他档案资料。档案保管：设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全和完整。档案查阅：严格档案查阅制度，查阅档案需填写查阅申请表，经相关领导审批后，在指定地点查阅，并做好查阅记录。（五）车辆管理1.车辆调度行政专员负责公司车辆的调度工作，根据工作需要合理安排车辆使用。员工如需使用车辆，应提前填写用车申请表，说明用车时间、地点、事由等信息，经部门负责人签字后提交行政专员。行政专员根据车辆使用情况和申请先后顺序进行调度，确保车辆使用的合理性和高效性。2.车辆维护与保养制定车辆维护保养计划，定期安排车辆进行保养和维修。驾驶员负责车辆的日常检查和维护，发现问题及时报告行政专员并安排维修。建立车辆维修记录，记录维修时间、故障原因、维修费用等信息。3.车辆安全管理加强驾驶员安全教育，提高安全意识，确保行车安全。定期对车辆进行安全检查，确保车辆性能良好，配备必要的安全设备。驾驶员应严格遵守交通法规，严禁酒后驾车、超速行驶等违规行为。四、人力资源工作管理制度（一）员工招聘与录用1.招聘流程需求分析：用人部门根据工作需要提出招聘需求，填写招聘申请表，明确招聘岗位的职责、任职要求、招聘人数等信息。招聘计划制定：人力资源部门根据招聘需求制定招聘计划，包括招聘渠道选择、招聘时间安排等。招聘信息发布：通过公司官网、招聘网站、社交媒体、校园招聘等渠道发布招聘信息。简历筛选：招聘专员收集和筛选简历，根据岗位要求初步确定面试人选。面试与评估：组织面试，包括初面和复面，对候选人进行综合素质、专业能力、工作经验等方面的评估。背景调查：对拟录用人员进行背景调查，核实其学历、工作经历、犯罪记录等信息。录用决策：根据面试和背景调查结果，由用人部门和人力资源部门共同做出录用决策。录用通知：向录用人员发送录用通知，明确报到时间、地点、岗位、薪资待遇等信息。2.录用手续办理新员工报到时，人力资源专员负责办理入职手续，包括签订劳动合同、发放员工手册、介绍公司基本情况和规章制度等。收集新员工的个人资料，如身份证复印件、学历证书复印件、照片等，建立员工档案。为新员工安排办公座位、办公用品等，介绍同事和工作环境，帮助其尽快融入公司。（二）员工培训与发展1.培训计划制定培训专员每年根据公司发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划。培训计划应包括培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训对象等信息。征求各部门意见后，报部门经理审核、公司领导批准后实施。2.培训实施根据培训计划组织开展各类培训活动，包括内部培训、外部培训、在线学习等。培训过程中，培训专员负责培训的组织与协调工作，确保培训质量和效果。对培训效果进行评估，可通过考试、问卷调查、实际操作等方式收集学员反馈意见，评估培训对员工知识、技能和态度的提升情况。3.员工职业发展规划人力资源部门协助员工制定个人职业发展规划，为员工提供职业发展指导和建议。根据员工的职业发展需求和公司岗位空缺情况，为员工提供晋升、轮岗等发展机会。建立员工职业发展档案，记录员工的培训经历、绩效考核结果、职业发展路径等信息。（三）员工绩效考核与管理1.绩效考核体系建立绩效专员在部门经理的指导下，建立和完善公司绩效考核体系，明确考核指标、考核标准、考核周期等内容。绩效考核指标应根据岗位工作职责和公司战略目标设定，确保考核指标的科学性和合理性。2.绩效考核实施按照绩效考核周期，组织开展绩效考核工作。员工填写绩效考核自评表，部门负责人对员工进行考核评价，给出考核分数和评价意见。绩效专员收集和汇总考核数据，计算员工绩效得分，撰写绩效考核报告。3.绩效反馈与沟通绩效专员组织绩效反馈会议，与员工进行绩效沟通，反馈考核结果，分析绩效表现，帮助员工制定绩效改进计划。员工对考核结果如有异议，可在规定时间内提出申诉，绩效专员负责调查核实，并将处理结果反馈给员工。4.绩效结果应用根据绩效考核结果，进行绩效奖金核算、岗位调整、晋升推荐等工作。对于绩效优秀的员工，给予表彰和奖励，如奖金、荣誉证书、晋升机会等。对于绩效不达标的员工，进行绩效辅导和改进，如多次绩效不达标，可采取降职、调岗、辞退等措施。（四）员工薪酬福利管理1.薪酬体系设计薪酬专员根据公司发展战略和市场薪酬水平，设计公司薪酬体系，包括基本工资、绩效工资、奖金、津贴、补贴等部分。明确薪酬结构、薪酬标准、薪酬调整机制等内容，确保薪酬体系的公平性和竞争力。2.薪酬核算与发放每月按时核算员工工资、奖金等薪酬项目，确保薪酬数据准确无误。经部门经理审核、公司领导审批后，按时发放员工薪酬。做好薪酬发放记录，保存相关凭证。3.福利管理制定公司福利政策，包括法定福利和公司福利。法定福利按照国家法律法规执行，如社会保险、住房公积金等。公司福利包括节日福利、生日福利、带薪年假、病