销售合同管理制度细则

销售合同管理制度细则一、总则（一）目的为加强公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高销售效率，特制定本管理制度细则。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法签订原则：销售合同的签订必须遵守国家法律法规，符合国家政策要求。2.平等互利原则：合同双方应在平等、自愿、公平的基础上签订合同，确保双方的合法权益。3.协商一致原则：合同条款应经双方充分协商达成一致意见，避免合同纠纷。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务。二、销售合同的签订（一）合同主体资格审查1.在签订销售合同前，销售人员应对客户的主体资格进行审查，包括客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件的真实性、有效性和合法性。2.对于新客户，还应了解其经营范围、经营状况、信誉情况等，确保客户具有履行合同的能力和信誉。（二）合同条款的拟定与审核1.销售合同应包含以下主要条款：合同双方的基本信息、产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任、争议解决方式等。2.合同条款应明确、具体、清晰，避免模糊不清或产生歧义的表述。销售人员应根据公司的销售政策和实际情况拟定合同条款，并提交部门负责人审核。3.部门负责人应对合同条款进行认真审核，重点审查合同条款是否符合公司利益、是否存在法律风险、是否与公司销售政策一致等。对于审核中发现的问题，应及时与销售人员沟通并修改合同条款。（三）合同签订流程1.经审核通过的销售合同，由销售人员与客户进行协商，达成一致意见后，双方签字（或盖章）确认。2.合同签订后，销售人员应及时将合同原件交至公司合同管理部门进行备案，并将合同副本分发给相关部门，如财务部、物流部等，以便各部门做好相应的准备工作。三、销售合同的履行（一）交货管理1.物流部应根据销售合同约定的交货时间和地点，及时组织货物的运输和交付。在交货前，物流部应确保货物的质量和数量符合合同要求，并做好货物的包装和防护工作。2.交货时，物流部应向客户提供送货清单或发货凭证，并要求客户在清单或凭证上签字确认。如因特殊原因无法按时交货，物流部应及时通知销售人员，并与客户协商解决交货时间变更等问题。（二）付款管理1.财务部应根据销售合同约定的付款方式和时间，及时跟踪客户的付款情况。对于客户逾期未付款的情况，财务部应及时通知销售人员，并协助销售人员采取相应的催款措施。2.销售人员应积极配合财务部做好催款工作，及时与客户沟通，了解客户逾期付款的原因，并根据客户的实际情况制定合理的催款方案。对于恶意拖欠货款的客户，公司应采取法律手段维护自身的合法权益。（三）质量控制1.生产部门应严格按照销售合同约定的质量标准组织生产，确保产品质量符合要求。在生产过程中，生产部门应加强质量检验，对产品进行抽检或全检，确保产品质量合格后才能入库或发货。2.质量部门应对产品质量进行监督和检验，如发现产品质量问题，应及时通知生产部门进行整改，并对整改情况进行跟踪检查。对于因产品质量问题给客户造成损失的，公司应承担相应的赔偿责任。四、销售合同的变更与解除（一）变更条件1.在销售合同履行过程中，如因市场变化、客户需求变更、不可抗力等原因需要变更合同条款的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等，并由双方签字（或盖章）确认。（二）解除条件1.在销售合同履行过程中，如出现以下情形之一的，合同双方可以协商解除合同：因不可抗力致使合同目的不能实现的；在履行期限届满之前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务的；当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行的；当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使合同目的不能实现的；法律规定的其他情形。2.解除合同的，合同双方应签订书面解除协议，并明确解除合同的原因、解除后的权利义务等。（三）变更与解除流程1.合同变更或解除的申请应由销售人员提出，并填写《销售合同变更/解除申请表》，详细说明变更或解除的原因、变更或解除的内容等。2.《销售合同变更/解除申请表》经部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点审查变更或解除的原因是否合理、是否符合法律法规要求、是否会给公司造成损失等。3.经合同管理部门审核通过的《销售合同变更/解除申请表》，报公司主管领导审批。主管领导审批通过后，合同管理部门应及时通知销售人员与客户协商签订变更或解除协议。五、销售合同的终止（一）终止条件1.销售合同履行完毕后，合同自然终止。2.销售合同因变更、解除等原因导致合同终止的，按照相关规定办理终止手续。（二）终止流程1.销售合同终止后，销售人员应及时将合同履行情况进行总结，并填写《销售合同终止报告》，报部门负责人审核。2.《销售合同终止报告》经部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门进行备案。合同管理部门应将合同终止情况通知相关部门，如财务部、物流部等，以便各部门做好相应的后续工作。六、销售合同的档案管理（一）档案收集1.合同管理部门应负责收集、整理销售合同的相关档案资料，包括合同原件、合同变更协议、合同解除协议、送货清单、发货凭证、客户付款记录等。2.销售人员应及时将销售合同履行过程中产生的相关资料提交至合同管理部门，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档1.合同管理部门应对收集到的销售合同档案资料进行分类整理，按照合同签订时间、合同编号等顺序进行编号，并建立电子档案和纸质档案。2.纸质档案应装订成册，并在档案封面注明合同名称、合同编号、签订时间、客户名称等信息。电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保档案资料的安全性和完整性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅销售合同档案资料的，应填写《销售合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.因特殊原因需要借阅销售合同档案资料的，应填写《销售合同档案借阅申请表》，经部门负责人和合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自复印、转借、涂改、损坏档案资料。借阅期满后，应及时将档案资料归还合同管理部门。七、销售合同的监督与考核（一）监督机制1.公司设立销售合同监督小组，由合同管理部门、财务部、审计部等相关部门人员组成，负责对销售合同的签订、履行、变更、解除及终止等全过程进行监督检查。2.监督小组应定期对销售合同的执行情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反销售合同管理制度的行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定进行处理。（二）考核指标1.销售合同签订的及时性和准确性：考核销售人员是否按照公司规定的时间和流程签订销售合同，合同条款是否准确、完整。2.销售合同履行率：考核物流部、生产部门等相关部门是否按照销售合同约定的时间、地点、质量等要求履行合同义务，合同履行率是否达到[X]%以上。3.货款回收率：考核财务部是否及时跟踪客户付款情况，货款回收率是否达到[X]%以上。4.销售合同纠纷发生率：考核销售合同履行过程中是否发生纠纷，纠纷发生率是否控制在[X]%以内。（三）考核办法1.公司建立销售合同考核制度，对各部门和销售人员的销售合同管理工作进行考核评价。考核结果与部门和个人的绩效挂钩，作为部门和个人奖惩的重要依据。2.每月由合同管理部门对各部门的销售合同管理工作进行统计和分析，并填写《销售合同考核表》。考核表应包括考核指标、考核标准、实际完成情况、考核得分等内容。3.