会议室申请管理制度

会议室申请管理制度总则目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保公司各项会议及活动的顺利进行，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公司总部会议室召开会议、举办培训、开展活动等相关事宜。管理原则1.统一管理原则：公司会议室由行政部门统一管理和调配，确保会议室资源的合理利用。2.先申请先使用原则：根据申请时间先后顺序安排会议室的使用，特殊情况除外。3.高效利用原则：鼓励充分利用会议室资源，提高会议室的使用效率，避免资源浪费。4.使用规范原则：使用会议室时应遵守本制度及相关规定，爱护会议室设施设备。会议室分类及使用权限会议室分类1.大型会议室：可容纳[x]人以上，配备先进的会议设备，适用于公司级大型会议、重要客户接待等。2.中型会议室：可容纳[x][x]人，满足部门级会议、培训等需求。3.小型会议室：可容纳[x]人以下，主要用于小组讨论、一对一沟通等。使用权限1.大型会议室：公司高层领导、各部门负责人有权申请使用，用于召开公司战略会议、年度总结大会、重要业务洽谈等。2.中型会议室：各部门可根据工作需要申请使用，召开部门例会、业务培训、项目讨论等会议。3.小型会议室：员工个人或团队可申请使用，进行内部沟通、小型汇报等。会议室申请流程申请方式1.线上申请：员工可通过公司内部办公系统中的会议室申请模块进行申请，填写申请日期、时间段、会议主题、参会人数等信息。2.线下申请：员工也可填写纸质版会议室申请表，提交至行政部门进行申请。申请审批1.部门负责人审批：员工提交申请后，由所在部门负责人进行审批，确认申请内容是否合理、必要。2.行政部门审批：行政部门对申请进行审核，检查会议室使用时间是否冲突，申请用途是否符合规定等。如申请通过，行政部门将进行会议室的安排，并通知申请人；如申请未通过，行政部门将向申请人说明原因。特殊情况申请对于紧急会议或特殊情况需要临时使用会议室的，申请人可直接联系行政部门说明情况，行政部门将根据会议室的使用情况进行紧急调配，并在事后补办申请手续。会议室使用规定会议准备1.申请人负责：申请人需提前到达会议室进行会议准备，包括检查会议设备是否正常、摆放会议资料等。2.行政部门协助：行政部门在会议前对会议室进行清洁和设备调试，确保会议室环境整洁、设备正常运行。会议期间1.遵守时间：参会人员应按时到达会议室，不得迟到、早退。如有特殊情况需要更改会议时间，应提前通知行政部门和其他参会人员。2.保持秩序：会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，不得在会议室内大声喧哗、随意走动，保持会议秩序。3.爱护设施：参会人员应爱护会议室的设施设备，不得随意损坏。如有损坏，应照价赔偿。会议结束1.清理现场：会议结束后，参会人员应将会议资料整理好带走，保持会议室整洁。2.关闭设备：最后离开会议室的人员应关闭会议设备、照明等电源，确保安全。会议室设备管理设备配备1.大型会议室：配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板等设备。2.中型会议室：配备投影仪、音响系统、麦克风等基本设备。3.小型会议室：配备投影仪或电视、麦克风等设备。设备维护1.定期检查：行政部门定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。2.故障报修：如设备出现故障，使用人员应及时通知行政部门进行报修，行政部门应尽快安排维修人员进行维修。设备使用培训1.新员工培训：新员工入职时，行政部门应组织相关培训，介绍会议室设备的使用方法。2.使用指导：对于不熟悉设备操作的员工，行政部门应提供使用指导，确保员工能够正确使用设备。会议室环境卫生管理日常清洁1.行政部门负责：行政部门安排专人负责会议室的日常清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期消毒：根据实际情况，定期对会议室进行消毒，确保会议室环境安全卫生。会议后清洁1.使用部门协助：会议结束后，使用部门应协助行政部门进行会议室的清洁工作，将会议产生的垃圾清理干净。2.检查验收：行政部门对会议室清洁情况进行检查验收，确保会议室达到使用标准。会议室安全管理安全设施配备1.消防设施：会议室应配备灭火器、消火栓等消防设施，并定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。2.安全通道：会议室应保持安全通道畅通，不得堆放杂物。安全注意事项1.用电安全：使用会议室设备时，应遵守用电安全规定，不得私拉乱接电线，不得超负荷使用电器设备。2.防火安全：会议期间禁止在会议室内吸烟，不得使用明火。如需使用明火，应提前向行政部门申请，并采取相应的防火措施。会议室费用管理费用标准1.会议费用：根据会议的规模、时长等因素，制定不同的会议费用标准。具体标准如下：大型会议室：[x]元/小时中型会议室：[x]元/小时小型会议室：[x]元/小时2.培训费用：培训费用根据培训的内容、讲师等因素确定，具体标准由行政部门另行制定。费用结算1.定期结算：行政部门每月定期对会议室使用费用进行结算，并向各部门发送费用清单。2.费用支付：各部门应在收到费用清单后的[x]个工作日内完成费用支付，逾期未支付的，行政部门将采取相应的催款措施。监督与考核监督机制1.行政部门监督：行政部门负责对会议室的使用情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.员工监督：员工有权对会议室的使用情况进行监督，如发现违规使用等情况，可向行政部门举报。考核办法1.使用记录考核：行政部门对各部门会议室的使用记录进行统计分析，对使用频繁、使用效率高的部门进行表扬和奖励。2.违规行为考核：对于违反本制度的部门和个人，行政部门将