西平街道会议管理制度

西平街道会议管理制度一、总则（一）目的为规范西平街道各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于西平街道党工委、办事处及各部门、社区组织召开的各类会议。（三）会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.务实有用原则：会议内容应紧密围绕街道工作重点，注重解决实际问题，确保会议决策和部署具有可操作性。3.规范有序原则：会议组织和管理应遵循固定的流程和规范，确保会议的顺利进行。二、会议分类及职责分工（一）党工委会议1.定义：由街道党工委书记主持召开，党工委委员参加的会议。2.职责传达党的路线、方针、政策和上级党组织的决议、指示。研究决定街道党的建设、干部队伍建设、党风廉政建设等重要事项。讨论决定街道经济社会发展中的重大问题。其他需要党工委会议研究决定的事项。（二）办事处会议1.定义：由街道办事处主任主持召开，办事处领导班子成员及相关部门负责人参加的会议。2.职责传达上级政府的工作部署和要求。研究讨论街道行政工作中的重要事项，如年度工作计划、重大项目推进、财政预算等。协调解决各部门之间的工作矛盾和问题。其他需要办事处会议研究决定的事项。（三）工作例会1.定义：由街道各部门负责人或社区书记参加的定期会议。2.职责各部门汇报近期工作进展、存在问题及下一步工作计划。通报街道重点工作推进情况，协调解决工作中存在的困难和问题。部署下一阶段工作任务。（四）专题会议1.定义：针对某一特定工作或问题召开的会议。2.职责深入研究讨论专题工作的相关政策、措施和方案。协调各部门之间的工作配合，明确工作责任和时间节点。推动专题工作的顺利开展。（五）社区会议1.定义：由社区组织召开的各类会议，包括社区居民代表大会、社区工作会议等。2.职责传达街道工作要求，部署社区各项工作任务。听取居民意见和建议，解决社区居民关心的热点难点问题。推进社区民主自治，加强社区建设和管理。三、会议组织流程（一）会议筹备1.确定会议主题和内容：根据工作需要，由会议召集部门或负责人提出会议主题和主要内容，报相关领导审批。2.确定参会人员：根据会议主题和内容，确定参会人员范围，并提前通知到参会人员。3.确定会议时间和地点：根据参会人员的时间安排，合理确定会议时间和地点，并提前通知参会人员。4.准备会议材料：会议召集部门或负责人负责准备会议材料，包括会议议程、汇报材料、相关文件等。会议材料应内容准确、简洁明了，并提前发送给参会人员。5.通知参会人员：会议召集部门或负责人应提前[x]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、需准备的材料等。（二）会议通知1.通知方式：会议通知可采用书面通知、电子邮件通知、电话通知等方式。重要会议应采用书面通知，并要求参会人员签字确认。2.通知内容：会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、需准备的材料等内容。通知应确保准确无误，避免遗漏重要信息。（三）会议签到1.签到方式：会议签到可采用纸质签到、电子签到等方式。会议开始前，会议工作人员应组织参会人员进行签到，确保参会人员按时到会。2.签到记录：会议工作人员应认真记录参会人员的签到情况，包括姓名、部门、职务等信息。签到记录应妥善保存，以备查阅。（四）会议主持1.主持人职责：会议主持人应负责会议的组织和引导，确保会议按照预定议程进行。主持人应把控会议节奏，引导参会人员积极发言，充分讨论，避免出现冷场或跑题现象。2.主持人要求：会议主持人应具备较强的组织协调能力、沟通能力和应变能力，熟悉会议主题和相关政策法规。主持人应提前了解会议议程和参会人员情况，做好充分准备。（五）会议议程1.议程制定：会议召集部门或负责人应根据会议主题和内容，制定详细的会议议程。会议议程应明确会议的各项议题、讨论顺序和时间安排，确保会议有序进行。2.议程调整：在会议进行过程中，如需调整会议议程，应经主持人同意，并及时通知参会人员。（六）会议记录1.记录人员职责：会议记录人员应负责会议的记录工作，准确记录会议的各项内容，包括会议讨论情况、决策结果等。记录人员应确保记录内容真实、完整、准确，不得遗漏重要信息。2.记录要求：会议记录应采用专用的会议记录本进行记录，记录字迹应清晰工整。记录内容应按照会议议程顺序进行记录，每个议题记录结束后，应另起一行。记录人员应及时对会议记录进行整理和归档，以备查阅。（七）会议发言1.发言要求：参会人员应按照会议议程和主持人的要求进行发言，发言内容应围绕会议主题，观点明确，论据充分。发言应简洁明了，避免冗长繁琐。2.发言顺序：会议发言顺序一般按照会议议程安排进行，先由汇报部门或负责人进行汇报，然后参会人员进行讨论发言。（八）会议讨论1.讨论原则：会议讨论应遵循民主、平等、充分的原则，鼓励参会人员积极发表意见和建议，充分交流思想，共同探讨解决问题的方法和途径。2.讨论组织：主持人应引导参会人员围绕会议主题进行讨论，把控讨论方向和节奏，确保讨论有序进行。对于讨论中出现的分歧和争议，主持人应及时进行协调和引导，促进达成共识。（九）会议决策1.决策原则：会议决策应遵循科学、民主、合法的原则，充分考虑各种因素和可能性，确保决策的科学性和可行性。2.决策方式：会议决策可采用投票表决、举手表决、协商一致等方式进行。对于重大决策事项，应进行充分的讨论和论证，必要时可组织专家进行咨询或评估。3.决策记录：会议记录人员应准确记录会议决策结果，包括决策事项、决策方式、表决结果等信息。决策记录应作为会议纪要的重要组成部分，与会议纪要一并存档。（十）会议结束1.主持人总结：会议结束前，主持人应简要总结会议内容和讨论结果，明确下一步工作任务和要求。2.会议纪要：会议结束后，会议召集部门或负责人应及时整理会议纪要。会议纪要应准确概括会议的主要内容、讨论结果和决策事项，明确责任人和时间节点。会议纪要应经主持人审核后，发送给参会人员，并报相关领导审批。3.会议资料归档：会议结束后，会议工作人员应及时将会议通知、签到记录、会议材料、会议记录、会议纪要等相关资料进行整理和归档，妥善保存。四、会议纪律（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参会，应提前向会议召集部门或负责人请假，并安排人员代会。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，按照会议要求发表意见和建议，不得随意打断他人发言。4.参会人员应严格遵守会议保密制度，对于会议讨论的机密事项和尚未公开的信息，不得泄露给无关人员。（二）会议工作人员纪律1.会议工作人员应提前到达会议现场，做好会议准备工作，包括布置会场、调试设备、准备会议材料等。2.会议工作人员应认真履行职责，做好会议签到、记录、服务等工作，确保会议顺利进行。3.会议工作人员应严格遵守会议纪律，不得在会议期间擅自离岗、串岗或做与会议无关的事情。4.会议工作人员应保守会议机密，对于会议讨论的机密事项和尚未公开的信息，不得泄露给无关人员。五、会议时间管理（一）会议时长控制1.各类会议应严格控制会议时长，确保会议高效进行。党工委会议、办事处会议时长一般不超过[x]小时，工作例会、专题会议时长一般不超过[x]小时，社区会议时长根据实际情况合理确定。2.会议召集部门或负责人应在会议通知中明确会议时长，并在会议过程中严格把控时间进度，避免出现会议拖延现象。（二）时间分配1.会议主持人应根据会议议程合理分配时间，确保每个议题都能得到充分讨论和决策。对于重点议题和争议较大的议题，应适当增加讨论时间。2.参会人员应合理安排发言时间，避免长篇大论或重复发言，确保会议讨论高效进行。六、会议场所及设备管理（一）会议场所选择1.会议场所应根据会议规模、性质和参会人员数量等因素合理选择，确保场所环境舒适、设施齐全、交通便利。2.重要会议应选择在专门的会议室或礼堂召开，确保会议的庄重性和严肃性。（二）会议场所布置1.会议场所应根据会议主题和氛围进行合理布置，摆放整齐的桌椅、绿植等，营造良好的会议环境。2.会议场所应配备必要的设备设施，如投影仪、音响设备、麦克风、白板等，确保会议的顺利进行。（三）会议设备管理1.会议设备应由专人负责管理和维护，定期进行检查和调试，确保设备正常运行。2.会议使用的设备设施应在会议结束后及时关闭电源，清理现场，妥善保管。3.如发现会议设备设施出现故障，应及时通知维修人员进行维修，确保不影响会议的正常进行。七、会议经费管理（一）经费预算1.会议召集部门或负责人应根据会议规模、性质和预计参会人数等因素，编制会议经费预算。会议经费预算应包括会议场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、交通等费用。2.会议经费预算应报相关领导审批后执行，严格控制经费支出，避免超支现象。（二）经费报销1.会议结束后，会议召集部门或负责人应及时整理会议经费报销凭证，按照街道财务管理制度的规定进行报销。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。报销凭证应注明会议名称、时间、地点、参会人数等信息。3.会议经费报销应经相关领导审批后，由财务部门审核报销。八、会议监督与考核（一）监督机制1.建立会议监督机制，对会议组织、召开情况进行定期或不定期检查。检查内容包括会议通知是否及时、准确，参会人员是否按时到会，会议记录是否完整、准确，会议决策是否得到有效执行等。2.对于检查中发现的问题，应及时督促相关部门进行整改，并将整改情况进行跟踪落实。