销售合同履约管理制度

销售合同履约管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售合同履约管理，规范销售合同履行行为，确保合同顺利执行，保障公司合法权益，提高客户满意度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与客户签订的各类销售合同的履约管理，包括但不限于产品销售合同、服务销售合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和公司相关规定，确保合同履行合法合规。2.全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，包括但不限于交付货物、提供服务、支付款项等。3.诚实守信原则：秉持诚实守信的态度，积极履行合同义务，不得故意隐瞒或欺诈对方。4.及时沟通原则：在合同履行过程中，各方应保持及时有效的沟通，及时解决出现的问题。二、销售合同签订管理（一）合同谈判1.销售部门负责与客户进行合同谈判，明确合同标的、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式等主要条款。2.在谈判过程中，应充分了解客户需求，评估公司自身履约能力，确保合同条款合理可行。3.涉及重大合同或特殊条款的谈判，应组织相关部门进行会审，如法务部、财务部、技术部等，共同商讨合同条款，防范风险。（二）合同起草与审核1.销售部门根据谈判结果起草销售合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整。2.合同文本应提交法务部进行合法性审核，法务部重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.财务部负责审核合同付款条款，确保付款方式、付款时间等符合公司财务政策，保障公司资金安全。4.技术部等相关部门根据业务需要审核合同技术条款、质量标准等内容，确保公司能够按照合同要求提供产品或服务。（三）合同签订1.经审核通过的合同文本，由销售部门与客户签订。签订合同的人员应具备相应的授权，确保合同签订的有效性。2.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部、生产部、物流部等，以便各部门做好合同履行的准备工作。三、销售合同履行计划制定（一）履约责任分配1.销售合同签订后，销售部门应根据合同内容制定详细的履约计划，明确各部门在合同履行过程中的职责和任务。2.生产部负责按照合同要求组织生产，确保产品质量和交付时间。3.物流部负责安排产品的运输和交付，确保产品安全、及时送达客户指定地点。4.售后服务部负责在产品交付后提供售后服务，处理客户反馈的问题。（二）履约进度安排1.根据合同约定的交付时间和其他关键节点，制定详细的履约进度时间表，明确每个阶段的工作任务和完成时间。2.履约进度时间表应定期进行检查和更新，确保合同履行按计划进行。如遇特殊情况需要调整进度，应及时与客户沟通，并采取相应的措施确保合同履行不受影响。四、生产与交付管理（一）生产计划执行1.生产部根据销售合同履约计划制定生产计划，并组织实施。2.在生产过程中，应严格按照质量标准进行生产，确保产品质量合格。3.加强生产过程管理，及时解决生产中出现的问题，确保生产进度顺利进行。（二）产品检验1.产品生产完成后，质量检验部门应按照合同约定的质量标准进行检验。2.检验合格的产品方可办理入库手续，不合格产品应及时进行返工或报废处理，确保交付给客户的产品符合质量要求。（三）产品交付1.物流部根据销售合同履约计划和客户要求，安排产品的运输和交付。2.在产品交付前，应对产品进行妥善包装和防护，确保产品在运输过程中不受损坏。3.产品交付时，应向客户提供相关的发货凭证、质量检验报告等文件，并要求客户签收确认。五、客户沟通与协调（一）定期沟通1.销售部门应定期与客户进行沟通，了解客户对合同履行情况的满意度，及时解决客户提出的问题。2.沟通方式可以包括电话、邮件、拜访等，沟通频率应根据合同重要性和客户需求确定。（二）问题协调解决1.在合同履行过程中，如出现问题或纠纷，销售部门应及时与客户沟通协调，了解客户诉求，并组织相关部门共同商讨解决方案。2.对于客户提出的合理诉求，应积极采取措施予以解决，确保客户满意度；对于不合理诉求，应耐心向客户解释，争取客户理解。六、付款管理（一）付款跟踪1.财务部负责跟踪销售合同的付款情况，及时提醒客户按照合同约定付款。2.建立付款台账，记录合同付款明细，包括付款时间、金额、付款方式等，确保付款信息准确无误。（二）逾期付款处理1.如客户出现逾期付款情况，财务部应及时向销售部门反馈，销售部门负责与客户沟通催款事宜。2.对于逾期时间较长或金额较大的款项，可考虑采取法律手段追讨欠款，维护公司合法权益。七、售后服务管理（一）服务响应1.售后服务部应建立快速响应机制，及时处理客户反馈的问题。2.客户反馈问题后，应在规定时间内给予回复，明确问题处理的流程和预计解决时间。（二）问题解决1.根据客户反馈的问题，售后服务部应组织相关人员进行分析和处理，确保问题得到妥善解决。2.对于因产品质量问题导致的客户投诉，应按照公司相关规定进行处理，如退换货、维修等。（三）服务记录与评估1.建立售后服务记录档案，记录客户反馈的问题、处理过程和结果等信息，以便对售后服务质量进行跟踪和评估。2.定期对售后服务质量进行评估，分析客户满意度，总结经验教训，不断改进售后服务工作。八、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，合同各方应提出变更申请。2.变更申请应说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并提交相关证明材料。（二）变更审核1.变更申请提交后，由销售部门组织相关部门进行审核，如法务部、财务部、技术部等。2.审核部门应根据各自职责对变更内容进行审查，评估变更对公司利益和合同履行的影响，提出审核意见。（三）变更签订1.经审核通过的合同变更申请，由销售部门与客户签订变更协议。2.变更协议签订后，应及时将变更情况通知相关部门，确保各部门按照变更后的合同条款履行职责。九、合同终止管理（一）终止条件1.销售合同在以下情况下可以终止：合同履行完毕，双方权利义务已全部实现。经双方协商一致，同意终止合同。因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行，双方协商解除合同。一方违反合同约定，另一方依法解除合同。2.合同终止应符合法律法规和公司相关规定，确保公司合法权益不受损害。（二）终止流程1.合同终止前，合同执行部门应进行全面清理，确保合同履行完毕，双方款项结清，相关文件资料归档整理。2.销售部门负责向客户发出合同终止通知，并办理相关手续。3.财务部对合同终止后的财务事项进行结算和处理，确保账目清晰。十、档案管理（一）合同档案收集1.销售合同签订后，销售部门应及时将合同文本及相关附件、往来函件、变更协议、终止协议等资料收集整理。2.合同履行过程中产生的各类文件资料，如发货凭证、质量检验报告、客户反馈记录等，也应一并收集归档。（二）档案整理与保管1.收集到的合同档案应按照类别、时间顺序进行整理，确保档案资料完整、有序。2.合同档案应妥善保管，可采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储，确保档案安全、便于查阅。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，方可查阅。2.如需借阅合同档案，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，确保档案按时归还。十一、监督与考核（一）监督机制1.建立销售合同履约监督机制，定期对合同履行情况进行检查和监督。2.监督部门可以包括销售部门、财务部、法务部等，各部门应按照职责分工对合同履行的各个环节进行监督。（二）考核指标1.制定销售合同履约考核指标，如合同按时交付率、产品质量合格率、客户满意度等。2.考核指标应明确具体，具有可操作性，能够客观反映合同履行情况。（三）