房卡管理制度

房卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司房卡管理，保障公司资产安全，规范员工使用公司房源行为，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有配备房卡的房源，包括但不限于办公用房、员工宿舍、临时周转房等，以及所有涉及房卡使用、保管的公司员工。（三）基本原则1.安全第一原则：确保房卡使用过程中的人员与财产安全，防止因房卡管理不善引发安全事故。2.规范管理原则：对房卡的申请、发放、使用、回收、挂失、补办等环节进行标准化、规范化管理。3.责任明晰原则：明确各相关部门与人员在房卡管理中的职责，做到责任到人。二、房卡管理职责分工（一）行政部门1.负责制定和完善房卡管理制度，并监督执行。2.统一管理公司房卡，建立房卡台账，记录房卡的领取、发放、回收、挂失、补办等情况。3.负责新员工房卡的制作与发放，以及离职员工房卡的回收。4.定期检查公司房源房卡的使用情况，对发现的问题及时进行处理。（二）房源管理部门1.负责所属房源房卡的日常管理，包括房卡的领用、归还登记等工作。2.协助行政部门做好房卡的挂失、补办等相关事宜。3.对本部门管理房源的房卡使用情况进行定期自查，发现异常及时报告行政部门。（三）使用员工1.严格按照本制度规定使用房卡，妥善保管房卡，不得转借、转让、涂改、伪造房卡。2.如发现房卡遗失或损坏，应及时向所在部门报告，并配合办理挂失、补办手续。3.在离职时，主动将房卡交回所属部门。三、房卡申请与发放（一）申请条件1.因工作需要长期使用公司房源的员工，由所在部门负责人审核后向行政部门提出房卡申请。2.新入职员工在办理入职手续时，根据房源情况由行政部门统一发放房卡。（二）申请流程1.申请人填写《房卡申请表》，详细注明申请房卡的房源名称、房号、使用期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人，部门负责人审核申请信息的真实性与必要性，签署意见后报行政部门。3.行政部门对申请进行审核，审核通过后予以发放房卡。（三）发放方式1.新员工房卡随入职资料一并发放。2.长期使用房源员工的房卡，由行政部门通知申请人到指定地点领取。（四）房卡信息1.房卡上应注明房源名称、房号、公司标识等信息。2.如有特殊用途或限制的房源，房卡上应予以明确标识。四、房卡使用规范（一）仅限本人使用员工应使用本人房卡进入相应房源，不得将房卡借给他人使用。（二）正确使用方法1.员工应按照房卡使用说明正确操作，将房卡贴近门禁感应区域，听到"滴"声且指示灯亮起后，方可开门。2.如遇门禁系统故障无法正常开门，应及时联系房源管理部门或行政部门处理，不得擅自破坏门禁设施。（三）使用时间限制1.办公用房房卡使用时间应与公司正常办公时间一致，特殊情况需加班的，应提前向所在部门报备。2.员工宿舍房卡使用时间应符合宿舍管理规定，不得在非规定时间内随意进出。（四）禁止行为1.严禁使用房卡开启非本人有权限进入的房源。2.不得利用房卡进行任何违法违规活动。3.不得私自复制、修改房卡信息。五、房卡保管（一）妥善保管员工应妥善保管房卡，避免遗失、损坏。房卡应随身携带，不得随意放置在办公桌上或其他易丢失的地方。（二）防止损坏1.不得随意弯折、刮擦、打孔房卡，避免因人为因素导致房卡损坏。2.如发现房卡有损坏迹象，应及时向所在部门报告，申请补办。（三）禁止外借房卡不得转借他人，如因特殊情况需要他人代开房门，应在现场陪同。六、房卡挂失与补办（一）挂失1.员工发现房卡遗失后，应立即向所在部门报告，并填写《房卡挂失申请表》。2.所在部门应及时通知行政部门，行政部门对挂失信息进行登记，并暂停该房卡的使用权限。（二）补办1.在挂失后[X]个工作日内，员工可凭有效身份证件到行政部门办理房卡补办手续。2.行政部门收取补办房卡工本费[X]元，并重新制作发放房卡。3.补办后的房卡使用期限与原房卡一致，原房卡自补办新卡之日起失效。七、房卡回收（一）离职回收1.员工离职时，应将本人房卡交回所在部门。2.所在部门负责核实房卡信息，并在员工离职手续办理完毕后[X]个工作日内将房卡交至行政部门。3.行政部门对回收的房卡进行核对、注销，并更新房卡台账。（二）房源变更回收1.员工因工作调动等原因不再使用原房源时，应将房卡交回所在部门。2.所在部门按照上述离职回收流程办理房卡回收手续。八、监督与检查（一）定期检查1.行政部门定期对公司房源房卡的使用情况进行检查，包括房卡使用记录、保管情况等。2.房源管理部门应每月对本部门管理房源的房卡使用情况进行自查，并将自查结果报行政部门。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用房卡的员工，行政部门将视情节轻重给予警告、罚款、取消房卡使用资格等处理。2.因员工违规使用房卡给公司造成损失的，公司将依法追究其赔偿责任。3.对于房卡管理不善的部门，行政部门将责令其限期