进销管理制度

进销管理制度总则目的本制度旨在规范公司进、销业务流程，加强对采购、销售活动的管理与控制，确保公司物资供应的及时性、准确性，提高销售效率，保障公司经营活动的顺利开展，实现公司经济效益的最大化。适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购与销售业务的部门及人员，包括但不限于采购部、销售部、仓库管理部门、财务部门等。基本原则1.合法性原则：进、销业务必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：进、销数据应真实、准确、完整，确保财务核算及业务决策的可靠性。3.效率原则：优化业务流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误。4.风险防控原则：识别、评估并控制进、销业务过程中的各类风险，保障公司利益。采购管理采购计划1.需求预测销售部应定期（每月/每季度）向采购部提供销售预测数据，包括产品种类、数量、预计销售时间等，以便采购部提前做好采购准备。各部门根据自身业务需求，向采购部提交物资需求计划，注明所需物资的名称、规格、型号、数量、用途及预计使用时间等详细信息。2.采购计划制定采购部结合销售预测和各部门物资需求计划，综合考虑库存水平、市场供应情况、采购周期等因素，制定月度/季度采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、供应商选择等内容，并报上级领导审批。供应商管理1.供应商筛选与评估采购部负责建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。定期（每年/每半年）对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为需改进供应商。2.供应商选择采购物资时，应优先从A类供应商中选择。如因特殊原因需从B类或C类供应商采购，须经上级领导批准。采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。采购流程1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，将采购申请表提交至采购部。2.采购审批采购部收到采购申请表后，对采购内容进行初步审核，核实采购需求的合理性及预算的准确性。根据采购金额大小，按照公司审批权限规定，报相应领导审批。采购金额较小的由采购部经理审批；采购金额较大的需经财务总监、总经理等领导审批。3.采购执行采购部根据审批通过的采购申请表，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点等要求。采购部跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商交货延迟、产品质量问题等异常情况，应及时采取措施解决，并向相关部门反馈。4.到货验收物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。物资到货时，采购部、仓库管理部门及相关使用部门共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否与采购订单和合同要求一致。验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，并填写入库单；验收不合格的物资，采购部负责与供应商协商解决，如退货、换货等。采购付款1.付款申请采购部根据采购合同和到货验收情况，填写付款申请表，注明采购物资的名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、入库单、发票等相关凭证。付款申请表经采购部负责人审核后，提交至财务部门。2.付款审批财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，核实采购业务的真实性、合法性及金额的准确性。根据公司付款审批流程，按照付款金额大小报相应领导审批。付款金额较小的由财务经理审批；付款金额较大的需经财务总监、总经理等领导审批。3.付款执行财务部门根据审批通过的付款申请表，按照合同约定的付款方式和期限进行付款操作。如采用银行转账方式付款，应确保付款信息的准确性；如采用支票付款，应严格按照支票管理规定办理。销售管理销售计划1.市场调研销售部定期开展市场调研活动，了解行业动态、市场需求、竞争对手情况等信息，为制定销售计划提供依据。市场调研内容包括市场规模、市场增长率、客户需求特点、产品价格走势、竞争对手产品优势及劣势等方面。2.销售目标设定根据公司战略规划和市场调研结果，销售部制定年度/季度销售目标，明确销售产品的种类、数量、销售额、市场占有率等指标。销售目标应分解到各销售区域、销售团队及销售人员，确保目标具有可操作性和可衡量性。3.销售计划制定销售部围绕销售目标，制定详细的销售计划，包括销售策略、销售渠道拓展、促销活动安排、客户开发与维护等内容。销售计划应根据市场变化和公司实际情况适时调整，并报上级领导审批。客户管理1.客户信息收集与整理销售部负责收集客户的基本信息，包括客户名称、联系人、联系方式、经营范围、购买历史、信用状况等。建立客户信息档案，对客户信息进行分类管理，以便于跟踪和分析客户需求。2.客户分类与评估根据客户的购买能力、购买频率、信用状况等因素，对客户进行分类，分为重点客户、一般客户和潜在客户。定期（每年/每半年）对客户进行评估，评估指标包括客户忠诚度、购买潜力、信用风险等方面。根据评估结果，调整客户分类，制定相应的客户管理策略。3.客户关系维护销售部通过定期回访、客户关怀活动等方式，加强与客户的沟通与联系，维护良好的客户关系。及时了解客户需求变化，为客户提供优质的产品和服务，解决客户遇到的问题和投诉，提高客户满意度和忠诚度。销售流程1.销售报价销售部接到客户询价后，应及时了解客户需求，结合公司产品价格政策和成本情况，向客户提供准确的销售报价。销售报价应明确产品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、付款方式等条款，并报上级领导审批。2.销售合同签订客户接受销售报价后，销售部与客户签订销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。销售合同经销售部负责人审核后，提交至法务部门审核。法务部门审核通过后，报公司领导审批。审批通过的销售合同加盖公司公章后生效。3.订单处理销售部根据销售合同，生成销售订单，并将销售订单下达至相关部门，包括生产部门、仓库管理部门等。销售订单应明确订单编号、客户名称、产品规格、数量、交货期、发货地址等信息。相关部门按照销售订单要求组织生产、备货等工作。4.发货与运输仓库管理部门根据销售订单，进行货物的拣选、包装和发货工作。发货前应对货物进行再次核对，确保货物的数量、规格、质量等与销售订单一致。选择合适的运输方式将货物发送至客户指定地点，并及时向客户提供发货通知和运输跟踪信息。5.销售收款财务部门负责销售收款工作，根据销售合同约定的付款方式和期限，及时跟踪客户付款情况。销售部协助财务部门做好收款工作，及时向客户催收货款。如遇客户逾期付款等情况，应及时采取措施，如发送催款函、暂停供货等，并向公司领导汇报。销售数据分析1.数据收集与整理销售部定期收集销售数据，包括销售订单、发货记录、收款记录、客户反馈等信息，并进行整理和汇总。财务部门提供相关财务数据，如销售额、销售成本、销售利润等，以便与销售数据进行对比分析。2.数据分析与报告销售部运用数据分析工具和方法，对销售数据进行深入分析，包括销售业绩分析、销售趋势分析、客户分析、产品分析等方面。定期（每月/每季度）撰写销售数据分析报告，向上级领导汇报销售情况、存在问题及建议措施等，为公司决策提供依据。库存管理库存规划1.安全库存设定仓库管理部门根据历史销售数据、采购周期、市场波动等因素，结合公司经营目标，设定各类物资的安全库存水平。安全库存应定期进行评估和调整，确保既能满足公司正常生产经营需求，又能避免库存积压。2.库存周转率目标设定公司制定库存周转率目标，要求仓库管理部门合理控制库存水平，提高库存周转速度。库存周转率计算公式为：库存周转率=销售成本/平均库存余额。仓库管理部门应定期统计库存周转率，并与目标值进行对比分析。库存日常管理1.入库管理物资到货后，仓库管理部门依据采购订单和到货验收单，对物资进行验收。验收合格的物资办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。入库物资应按照规定的存放区域和方式进行摆放，确保仓库布局合理、物资存放整齐有序，便于盘点和管理。2.库存盘点仓库管理部门定期（每月/每季度）对库存物资进行盘点，确保账实相符。盘点前应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等内容。盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格、型号、质量等信息，并做好记录。盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理建议。对于盘盈、盘亏的物资，应查明原因，按照公司相关规定进行处理。如因人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。3.库存预警仓库管理部门根据安全库存设定，对库存物资进行实时监控。当库存水平低于安全库存时，系统自动发出预警信息。仓库管理部门接到预警信息后，及时通知采购部进行补货，确保物资供应的连续性。库存调拨1.内部需求公司内部各部门之间因业务需求发生物资调拨时，由需求部门填写库存调拨申请表，注明调拨物资的名称、规格、型号、数量、调入部门、调出部门等信息。库存调拨申请表经需求部门负责人审核后，提交至仓库管理部门。2.调拨审批仓库管理部门对库存调拨申请表进行审核，核实调出部门是否有足够的库存物资，以及调入部门是否确实需要该物资。根据公司审批权限规定，报相应领导审批。库存调拨金额较小的由仓库管理部门负责人审批；库存调拨金额较大的需经财务总监、总经理等领导审批。3.调拨执行仓库管理部门根据审批通过的库存调拨申请表，办理物资的调出和调入手续。调出部门按照申请表要求将物资发至调入部门，并填写出库单和入库单。财务部门根据库存调拨情况，调整相关部门的库存账目和成本核算。物流管理物流供应商选择1.供应商筛选采购部负责物流供应商的筛选工作，收集物流供应商的相关信息，包括企业资质、运输能力、服务质量、价格水平等。对物流供应商进行实地考察，了解其运营情况、信誉状况等。根据考察结果，初步确定物流供应商名单。2.供应商评估与选择定期（每年/每半年）对物流供应商进行评估，评估指标包括运输准时率、货物破损率、服务响应速度、成本效益等方面。根据评估结果，对物流供应商进行分类管理，选择优质的物流供应商建立长期合作关系。与选定的物流供应商签订物流服务合同，明确双方的权利和义务，包括运输范围、运输价格、服务标准、付款方式等条款。物流运输管理1.运输计划制定采购部或销售部根据业务需求，提前向物流供应商下达运输计划，明确运输货物的名称、规格、型号、数量、发货时间、发货地点、收货地点等信息。物流供应商根据运输计划，合理安排运输车辆和运输路线，确保货物按时、安全运输。2.运输过程监控物流供应商应建立运输过程监控机制，实时跟踪运输车辆的位置和行驶情况，及时反馈运输信息。公司相关部门可通过物流供应商提供的信息平台或其他方式，对运输过程进行监控，如发现异常情况及时与物流供应商沟通协调，采取措施解决。3.货物交付与签收货物到达收货地点后，物流供应商应及时通知收货方进行验收。收货方按照合同要求对货物的数量、规格、型号、质量等进行验收，验收合格后在送货单上签字确认。物流供应商将签收后的送货单返回给公司相关部门，作为结算运费和核算业务的依据。物流费用管理1.费用核算财务部门负责物流费用的核算工作，根据物流服务合同和运输发票，准确计算物流费用。物流费用核算内容包括运输费、装卸费、仓储费、保险费等各项费用。财务部门应建立物流费用台账，详细记录每笔物流费用的发生情况。2.费用支付财务部门根据物流费用核算结果，按照合同约定的付款方式和期限，及时向物流供应商支付物流费用。付款前，财务部门应对物流费用发票进行审核，确保发票的真实性、合法性和准确性。审核通过后，办理付款手续。信息化管理进销系统建设1.系统选型与实施公司根据业务需求和管理要求，选择适合的进销存管理系统。系统选型过程中，应充分考虑系统的功能完整性、易用性、稳定性、可扩展性等因素。成立项目实施小组，负责进销存管理系统的安装、调试、培训等工作。项目实施小组由采购部、销售部、仓库管理部门、财务部门等相关人员组成。系统实施过程中，应制定详细的项目计划和实施方案，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。确保系统按时、顺利上线运行。2.系统功能模块进销存管理系统应具备采购管理、销售管理、库存管理、财务管理等核心功能模块，各模块之间数据应实时共享、协同工作。采购管理模块应实现采购计划制定、供应商管理、采购订单下达、到货验收、采购付款等功能；销售管理模块应实现销售报价、销售合同签订、订单处理、发货与运输、销售收款、销售数据分析等功能；库存管理模块应实现库存规划、入库管理、库存盘点、库存预警、库存调拨等功能；财