登记牌管理制度

登记牌管理制度一、总则（一）目的为了加强公司登记牌的规范化管理，确保登记牌的正确使用、有效发放与妥善保管，维护公司正常的工作秩序和形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、外来访客以及因工作需要进入公司区域的其他人员。（三）定义1.登记牌：指公司统一制作、用于标识人员身份、权限及进入特定区域许可的卡片或标识物。2.临时登记牌：因临时性工作需要，在规定时间内发放的登记牌，使用完毕后需及时交回。3.长期登记牌：为公司正式员工、长期合作的外来人员等发放的有效期较长的登记牌。二、登记牌的种类与样式（一）员工登记牌1.样式：通常为[具体颜色]硬质卡片，正面印有公司标志、员工姓名、部门、职位、照片等信息，背面可设置二维码用于考勤、门禁等系统的扫描识别。2.编号规则：员工登记牌编号采用[具体编号方式]，例如[举例编号]，以便于管理和查询。（二）访客登记牌1.样式：一般为[不同颜色或材质]的临时卡片，正面显著位置标明"访客"字样，同时记录访客姓名、来访单位、被访人姓名及部门、来访时间、预计停留时间等信息。2.编号规则：访客登记牌编号按照[访客登记牌编号规则]进行编制，如[举例编号]，便于对访客信息进行追溯。（三）特殊人员登记牌1.样式：对于因特殊工作需要进入公司特定区域的人员，如供应商维修人员、施工人员等，发放专门的登记牌。样式可根据实际工作场景进行设计，如[具体样式说明]，并在登记牌上注明"特殊人员"及相关工作说明。2.编号规则：特殊人员登记牌编号采用[特殊人员登记牌编号方式]，例如[举例编号]，与其他登记牌编号区分开来。三、登记牌的申请与发放（一）员工登记牌1.入职申请：新员工入职时，由人力资源部门负责收集员工个人照片、基本信息等资料，并提交给行政部门统一制作登记牌。2.发放流程：行政部门在收到完整资料后的[X]个工作日内完成登记牌制作，并通知新员工到指定地点领取。新员工领取登记牌时，需在《登记牌领取登记表》上签字确认。（二）访客登记牌1.预约登记：外来访客需提前与被访人联系，由被访人在公司访客管理系统中进行预约登记，填写访客姓名、单位、身份证号码、来访目的、预计停留时间等详细信息。2.现场登记：访客到达公司大门时，保安人员负责引导访客至访客登记处，核实访客身份信息（如身份证），与预约信息进行核对无误后，为访客发放临时登记牌，并在《访客登记册》上详细记录访客信息、被访人信息、进出时间等。（三）特殊人员登记牌1.申请流程：因工作需要引入特殊人员的部门，需提前填写《特殊人员登记牌申请表》，注明特殊人员姓名、单位、工作内容、进入区域、预计工作时间等信息，并提交至部门负责人审批。2.发放流程：部门负责人审批通过后，申请表交至行政部门。行政部门根据申请信息制作特殊人员登记牌，并通知特殊人员在规定时间内到指定地点领取。领取时，特殊人员需在《特殊人员登记牌领取登记表》上签字确认。四、登记牌的使用规范（一）佩戴要求1.员工在工作时间内必须佩戴本人登记牌，佩戴位置应在胸前显眼处，便于他人识别。2.访客及特殊人员在进入公司区域期间，应将登记牌佩戴在胸前或其他明显位置，不得故意遮挡或损坏登记牌信息。（二）使用范围1.员工登记牌用于公司内部考勤、门禁通行、会议签到、就餐等各类与身份识别相关的场景。2.访客登记牌仅在访客预约的时间段内，在其被访部门及指定的公司区域内有效使用。3.特殊人员登记牌按照申请时注明的工作内容和进入区域使用，不得擅自进入其他未经许可的区域。（三）严禁行为1.严禁员工将登记牌转借他人使用，一经发现，将对转借人和借用人进行严肃批评教育，并视情节轻重给予相应处罚。2.访客及特殊人员不得私自涂改、伪造登记牌信息，如有违反，公司有权拒绝其进入公司区域，并追究相关法律责任。3.任何人员不得故意损坏登记牌，如因个人原因导致登记牌损坏无法正常使用，需及时向行政部门申请更换，并承担相应的制作费用。五、登记牌的回收与保管（一）员工离职1.员工离职时，需将本人登记牌交回至人力资源部门或行政部门。人力资源部门在办理离职手续时，应核实登记牌的回收情况。2.如员工登记牌遗失或损坏，离职员工需按照规定赔偿登记牌的制作成本费用。（二）访客离开1.访客离开公司时，应将登记牌交还给公司大门保安人员。保安人员在确认访客身份后，收回登记牌，并在《访客登记册》上记录访客离开时间。2.如访客未及时交回登记牌，保安人员有权阻止其离开公司，并联系相关部门进行处理。（三）特殊人员工作结束1.特殊人员完成工作任务后，应将登记牌交回至发放部门或行政部门。发放部门在收到登记牌后，应及时在《特殊人员登记牌使用情况登记表》上记录交回时间等信息。2.如特殊人员在工作期间遗失登记牌，需立即向发放部门报告，并承担相应的补办费用。（四）登记牌保管1.行政部门负责建立登记牌保管台账，详细记录登记牌的制作、发放、回收、挂失、补办等情况。2.定期对登记牌进行盘点清查，确保登记牌数量与台账记录一致。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。3.登记牌应存放在安全、干燥、通风的地方，避免登记牌受潮、损坏或丢失。六、登记牌的挂失与补办（一）挂失1.员工发现登记牌遗失后，应立即向行政部门挂失。挂失时需提供本人身份证明及相关信息，以便行政部门核实身份。2.行政部门在接到挂失申请后，应及时在登记牌管理系统中标记为挂失状态，并通知相关部门和人员注意防范冒用风险。（二）补办1.挂失登记牌后，员工如需补办，需填写《登记牌补办申请表》，注明原登记牌编号、遗失原因等信息，并提交至行政部门。2.行政部门审核通过后，按照规定的制作流程为员工补办登记牌。补办登记牌的费用由员工本人承担，费用标准为[具体金额]。3.访客及特殊人员登记牌的挂失与补办流程参照员工登记牌执行，但费用标准根据实际情况另行确定。七、登记牌的监督与检查（一）日常监督1.公司保安人员负责在公司大门及各出入口对人员登记牌的佩戴情况进行日常检查，发现未按规定佩戴登记牌的人员，应及时进行提醒和纠正。2.各部门负责人应负责监督本部门员工登记牌的正确使用情况，发现问题及时督促员工整改。（二）定期检查1.行政部门定期对登记牌的使用、回收、保管等情况进行全面检查，检查内容包括登记牌台账记录、实际使用情况、保管环境等。2.检查周期为[具体检查周期，如每月一次]，检查结果应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改措施，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反登记牌管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括但不限于口头警告、书面警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因登记牌管理不善导致公司遭受损失或不良影响的，公司将追究相关责任人的责任，并