会纪要管理制度

会纪要管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议纪要的管理，确保会议精神和决策得到有效传达与执行，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议等。（三）基本原则1.准确客观原则：会议纪要应如实记录会议内容，准确反映会议讨论的事项、形成的决议和决策意图，避免主观臆断和片面记录。2.简洁明了原则：语言表达应简洁、清晰，突出重点，便于阅读和理解。避免冗长、复杂的表述，确保关键信息一目了然。3.及时高效原则：会议结束后应尽快整理会议纪要，确保信息的及时性。及时分发给相关人员，并跟踪决议的执行情况。4.存档规范原则：会议纪要应按照规定的格式和要求进行整理和存档，便于查阅和追溯。二、会议纪要的分类与职责分工（一）会议纪要分类1.公司例会纪要：记录公司定期召开的例会内容，包括公司整体运营情况、各部门工作进展、问题分析及解决措施、下一阶段工作计划等。2.部门会议纪要：记录各部门内部召开的会议内容，如部门工作安排、项目进展汇报、团队沟通协调等。3.专题会议纪要：针对特定主题召开的会议纪要，如项目研讨会、问题解决会、业务培训会等。（二）职责分工1.会议组织者负责会议的组织安排，包括确定会议时间、地点、参会人员、议程等。提前通知参会人员会议主题和相关资料，确保参会人员做好准备。在会议过程中负责维持秩序，引导会议顺利进行。2.记录人员负责会议内容的详细记录，包括发言要点、讨论内容、形成的决议等。确保记录准确、完整，如有疑问及时向发言者确认。会议结束后及时整理会议纪要，并提交给会议组织者审核。3.审核人员由会议组织者或指定的负责人担任审核人员。对会议纪要进行审核，确保内容准确、格式规范、重点突出。提出修改意见，如需要，返回记录人员进行修改完善。4.分发与存档人员负责将审核通过的会议纪要按照规定的范围和格式进行分发。将会议纪要进行整理存档，建立会议纪要档案库，便于查阅和管理。三、会议纪要的内容要求（一）会议基本信息1.会议主题：明确会议讨论的核心内容。2.会议时间：记录会议召开的具体日期和时间。3.会议地点：注明会议召开的地点。4.参会人员：列出参会人员的姓名、部门、职位等信息。（二）会议议程及讨论内容1.议程概述：简要介绍会议的议程安排，使读者对会议的整体流程有清晰了解。2.讨论要点详细记录参会人员的发言内容，包括提出的问题、观点、建议等。对于重要讨论内容，应记录各方的主要观点和论据，以及讨论过程中的争议点和解决方案。如有相关数据、案例或文件作为讨论依据，应简要提及。（三）会议决议及工作安排1.决议事项：明确会议达成的决议，包括决策结果、行动方案、责任部门、时间节点等。2.工作安排：针对决议事项，详细列出各项工作的具体任务、负责人、完成时间和预期目标。3.跟进措施：对于重要决议，应制定相应的跟进措施，明确如何监督和评估决议的执行情况，确保决议得到有效落实。（四）其他事项1.重要提醒：记录会议中强调的重要事项、注意事项或需要特别关注的问题。2.下一步计划：简要说明会议对下一步工作的总体计划和方向，为相关人员提供工作指引。四、会议纪要的撰写规范（一）格式要求1.应简洁明了地概括会议主题，一般采用"[会议主题]会议纪要"的格式。2.编号：为便于管理和查找，对会议纪要进行编号，编号规则可根据公司实际情况制定，如"[年份][月份][会议序号]"。3.正文：正文内容应条理清晰，按照上述内容要求依次撰写。一般采用段落式排版，每个段落围绕一个主题展开。4.落款：在正文结尾处注明会议纪要的整理部门、整理人及日期。（二）语言规范1.表述准确：使用准确、规范的语言表达会议内容，避免模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。2.客观公正：记录内容应客观公正，不偏袒任何一方，如实反映会议讨论的实际情况。3.简洁精炼：去除冗长、繁琐的表述，突出重点，确保关键信息清晰传达。4.统一规范：对于专业术语、特定词汇等，应保持统一的表述方式，避免同一概念出现多种表达方式。（三）内容审核1.准确性审核：审核会议纪要中的内容是否与会议实际讨论情况一致，数据、事实是否准确无误。2.完整性审核：检查会议纪要是否涵盖了会议的主要内容，决议事项、工作安排等是否完整。3.逻辑性审核：审核会议纪要的内容是否逻辑清晰，各项内容之间是否连贯、合理。4.格式规范性审核：检查会议纪要的格式是否符合要求，标题、编号、正文、落款等是否齐全、规范。五、会议纪要的分发与传达（一）分发范围1.公司例会纪要：一般应分发给公司高层管理人员、各部门负责人。根据会议内容和需要，可扩大至相关业务人员或全体员工。2.部门会议纪要：分发给本部门全体员工。如有需要，可抄送其他相关部门负责人。3.专题会议纪要：根据会议主题和参会人员范围，分发给相关部门负责人、参会人员以及其他可能涉及到的人员。（二）分发方式1.电子文档：通过公司内部办公系统、电子邮件等方式将会议纪要电子文档发送给相关人员。2.纸质文档：对于需要存档或有特殊要求的情况，可打印纸质会议纪要，并分发给相关人员。（三）传达要求1.及时传达：会议纪要分发后，相关人员应及时查阅，确保了解会议精神和工作安排。2.认真学习：参会人员应认真学习会议纪要内容，领会会议决议和工作要求，将会议精神贯彻到实际工作中。3.沟通反馈：如对会议纪要内容有疑问或不同意见，应及时与会议组织者或相关负责人沟通反馈，确保信息准确传达。六、会议纪要的存档与保管（一）存档要求1.定期整理：会议纪要整理人员应定期将审核通过的会议纪要进行整理，按照时间顺序和类别进行分类存放。2.格式统一：存档的会议纪要应保持格式统一，便于查阅和管理。电子文档应按照规定的命名规则进行命名，纸质文档应整齐装订。3.内容完整：确保存档的会议纪要内容完整，包括会议基本信息、议程及讨论内容、决议及工作安排等。（二）保管期限1.短期保管：对于一般性的会议纪要，保管期限为[X]年。在保管期限内，应确保会议纪要的安全存放，便于随时查阅。2.长期保管：对于涉及公司重要决策、重大项目、关键业务等的会议纪要，应进行长期保管，保管期限根据公司实际情况确定，一般不少于[X]年。（三）查阅与借阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅会议纪要的，应按照公司规定的权限进行申请。一般情况下，部门负责人及以上人员可查阅本部门及相关会议纪要，其他人员如需查阅，需经上级领导批准。2.借阅手续：如需借阅会议纪要纸质文档，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，经批准后办理借阅手续。借阅期限届满后应及时归还。3.查阅记录：建立会议纪要查阅记录台账，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息，以便追溯和管理。七、会议纪要的跟踪与反馈（一）跟踪机制1.责任明确：根据会议决议和工作安排，明确各项工作的责任人，确保每项工作都有专人负责跟进。2.定期检查：建立定期检查制度，由会议组织者或指定的负责人对决议事项的执行情况进行检查，及时掌握工作进展。3.进度汇报：责任人应定期向会议组织者或相关领导汇报工作进展情况，提交书面报告或在会议上进行口头汇报。（二）反馈机制1.问题反馈：在工作执行过程中，如发现问题或遇到困难，责任人应及时向会议组织者或相关领导反馈，以便及时调整工作安排。2.决策调整：根据反馈情况，如需要对原决议进行调整或补充，应按照公司规定的决策程序进行重新决策，并及时更新会议纪要。3.经验总结：会议结束后，