静默期管理制度

静默期管理制度一、总则（一）目的为了规范公司在特定敏感时期或关键业务阶段的信息管理，确保公司运营的稳定与秩序，保护公司及相关利益方的合法权益，特制定本静默期管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于正式员工、临时工、实习生以及借调人员等。同时，对于涉及公司重大决策、敏感项目等相关的合作伙伴、供应商、客户等外部关联方，在特定情况下也应遵循本制度规定。（三）定义1.静默期：指公司明确规定的一段特定时期，在此期间内，对特定信息的传播、讨论及透露进行严格限制，以避免对公司业务、形象或利益造成不利影响。2.敏感信息：涵盖公司尚未公开披露的重大决策、财务数据、业务战略、新产品研发计划、重要客户信息、内部人事变动等可能影响公司市场价值、声誉或正常运营的信息。二、静默期的触发情形（一）公司重大决策制定过程中1.当公司正在商讨重大投资决策、战略转型规划、重大业务并购或重组等事项时，自相关决策开始酝酿至正式公布之前的时间段设定为静默期。2.例如，公司计划开拓新的市场领域，在市场调研、方案制定、内部评估等一系列决策过程中，参与该项目的核心团队成员应进入静默期。（二）公司财务报告编制及披露期间1.在公司定期财务报告（季报、半年报、年报）的编制阶段，从财务数据收集、整理到报告正式对外披露前，涉及财务工作的相关人员处于静默期。2.如财务部门负责财务报表编制的会计人员、审计人员等，需严格遵守静默期规定，不得向无关人员透露财务数据及财务报告相关信息。（三）公司重大项目推进过程中1.对于一些具有重大影响力的项目，如新产品研发进入关键阶段、重要基础设施建设项目启动、重大市场营销活动策划与执行期间等，项目团队成员在项目未正式对外宣布或达到预定关键节点之前处于静默期。2.以新产品研发为例，从产品设计定型到准备正式推向市场的过程中，研发团队、市场推广团队等相关人员不得随意透露产品的核心功能、上市时间等关键信息。（四）公司面临重大危机或突发事件时1.当公司遭遇重大危机事件，如重大安全事故、法律诉讼、媒体负面报道等，在危机处理及应对期间，相关信息需严格管控，涉及处理危机的人员进入静默期。2.比如公司发生产品质量问题引发媒体关注时，负责危机公关处理的团队成员要避免对外传播未经授权的信息，防止事件进一步恶化。（五）其他公司认定需要设定静默期的情形1.根据公司业务发展的特殊情况或战略需求，公司管理层有权决定在其他特定情形下启动静默期。2.例如，在与重要客户进行机密商业谈判期间，参与谈判的公司代表在谈判未达成最终结果或未得到明确授权之前，需遵守静默期规定。三、静默期内的信息管控措施（一）内部沟通限制1.在静默期内，员工之间不得随意讨论涉及敏感信息的话题。禁止在公司内部会议、邮件、即时通讯工具等渠道传播未公开的敏感信息。2.对于必须讨论的与敏感信息相关的工作事项，应在特定的保密会议或工作环境中进行，且参会人员仅限于必要的相关人员，并要求严格保密。3.例如，在财务报告编制静默期内，财务部门内部关于财务数据准确性核对的讨论，只能在财务办公室进行，且不得向其他部门人员提及。（二）外部信息交流限制1.员工不得向公司外部的任何个人或机构透露处于静默期的敏感信息。2.在与外部合作伙伴、供应商、客户等沟通时，如涉及可能引发敏感信息泄露风险的话题，应委婉拒绝或转移话题。3.如遇外部询问关于公司重大决策、财务状况等敏感问题，应及时向上级汇报，由公司统一口径进行回复。例如，在公司重大投资决策静默期内，若有投资者询问公司是否有新的投资计划，员工应告知投资者公司目前无可披露的信息，并引导其关注公司官方公告。（三）社交媒体及网络言论限制1.员工在社交媒体平台（如微信、微博、抖音等）及各类网络论坛上，不得发布、评论任何可能涉及公司处于静默期的敏感信息。2.避免在个人社交媒体账号中透露出与公司敏感业务相关的工作动态、个人参与的敏感项目等信息，以防间接泄露敏感信息。3.例如，在公司新产品研发静默期内，员工不得在朋友圈分享任何关于新产品研发进度、功能特点等暗示性的内容。（四）文件及资料管理1.涉及敏感信息的文件、资料应妥善保管，设置严格的访问权限。在静默期内，未经授权不得随意复印、外传。2.对于纸质文件，应存放在专门的保密文件柜中；对于电子文件，应进行加密存储，并限制访问范围。3.例如，公司重大战略规划文件在静默期内，只有经过授权的高层管理人员和核心项目团队成员可以查阅，且查阅记录应详细留存。四、静默期内的人员管理（一）培训与教育1.在静默期开始前，公司应组织相关人员参加静默期管理制度培训，确保员工了解静默期的定义、触发情形、信息管控措施及违反规定的后果。2.培训内容包括但不限于法律法规对信息保密的要求、公司内部信息安全政策、典型案例分析等，提高员工的保密意识和合规意识。3.例如，通过举办专题培训讲座，向参与重大项目的团队成员讲解在项目静默期内如何避免因不当言论导致信息泄露。（二）监督与检查1.公司设立专门的监督小组或由相关部门负责对静默期内的信息管控情况进行监督检查。2.监督方式包括定期抽查员工的邮件、即时通讯记录、社交媒体账号等，检查是否存在违反静默期规定的行为；不定期开展内部信息安全审计，评估公司整体信息管控措施的执行效果。3.对于发现的违规行为及时进行记录，并按照公司规定进行处理。例如，每周对部分员工的通讯记录进行抽查，若发现有员工在静默期内通过微信讨论敏感信息，将对其进行警告并记录在案。（三）违规处理1.对于违反静默期管理制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同等。2.如因员工违规导致公司敏感信息泄露，给公司造成经济损失或声誉损害的，公司将依法追究其法律责任，并要求其承担相应的赔偿责任。3.例如，某员工在公司财务报告静默期内，私自将未公开的财务数据透露给外部人员，公司发现后立即解除了与该员工的劳动合同，并通过法律途径要求其赔偿因信息泄露给公司造成的损失。五、特殊情况处理（一）员工离职时的信息交接1.在静默期内离职的员工，应在离职前完成与工作相关的敏感信息交接工作，并签订保密承诺书，承诺在离职后一定期限内继续遵守公司的信息保密规定。2.离职员工所在部门应指定专人对其进行离职面谈，提醒其在静默期内的信息保密义务，并收回所有涉及敏感信息的文件、资料等。3.例如，员工在公司重大项目静默期内提出离职，其所在项目团队应在其离职前安排专门时间进行信息交接，确保项目相关的敏感信息得到妥善处理。（二）外部信息需求的应对1.如果在静默期内遇到外部机构（如监管部门、媒体等）要求提供公司敏感信息，员工应及时向公司管理层汇报，由公司按照相关法律法规和公司规定统一协调处理。2.公司应制定应对外部信息需求的预案，明确在不同情况下的沟通策略和信息披露范围，确保既满足外部合法合规的要求，又能最大程度保护公司的敏感信息。3.例如，当监管部门在静默期内要求公司提供某些财务数据时，公司应根据监管要求和公司内部流程，由财务部门整理经过审核的合规数据进行提供，并做好记录。（三）内部信息共享的特殊需求1.在静默期内，如因工作需要必须在公司内部不同部门或团队之间共享敏感信息，需经过严格的审批流程。2.申请共享敏感信息的部门应填写详细的信息共享申请表，说明共享信息的原因、用途、共享范围、保密措施等，经相关领导审批同意后方可进行共享。3.例如，在公司新产品研发静默期内，研发部门如需将部分技术参数与生产部门共享，以便提前准备生产设备调试，需填写信息共享申请表，经研发总监和生产总监审批后，由专人负责在安全的环境下进行共享，并对共享过程进行记录。六、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部负责解