短码通管理制度

短码通管理制度一、总则（一）目的为加强公司短码通业务的管理，规范短码通的使用流程，确保信息传递的及时、准确、安全，充分发挥短码通在公司运营中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的合作伙伴在使用短码通进行信息沟通和业务协作时的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：短码通的使用必须遵守国家法律法规和相关电信管理规定。2.准确性原则：确保发送的短码通内容准确无误，避免因信息错误导致的误解或损失。3.安全性原则：保护用户信息安全，防止信息泄露、滥用或恶意攻击。4.及时性原则：及时发送和接收短码通信息，提高工作效率，避免延误重要事项的处理。二、短码通业务概述（一）定义短码通是一种基于移动通讯网络，通过特定短号码向目标用户发送短信的业务。（二）功能与用途1.内部沟通：用于公司内部各部门、员工之间的信息传递，如工作安排、通知公告、会议提醒等。2.客户服务：向客户发送产品信息、服务通知、促销活动等，提升客户满意度。3.业务协作：与合作伙伴进行业务沟通、协调工作进度、确认合作事项等。（三）短码资源管理1.公司短码由专人负责申请、登记和管理，确保短码的合法使用和安全。2.建立短码使用记录台账，详细记录短码的发送时间、内容、接收对象等信息，以便查询和统计。3.定期对短码资源进行评估和清理，停用不再使用的短码，避免资源浪费。三、使用流程（一）申请与审批1.各部门或员工因工作需要使用短码通时，需填写《短码通使用申请表》，详细说明使用目的、内容、发送对象、预计发送时间等信息。2.《短码通使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司短码通管理部门进行审批。3.短码通管理部门根据申请内容的重要性、必要性以及对公司业务的影响等因素进行审批，对于涉及重要业务、大量发送或可能影响公司形象的申请，需报公司领导批准。（二）内容编辑与审核1.申请获得批准后，申请人负责编写短码通内容。内容应简洁明了、语言规范、逻辑清晰，避免出现错别字、语病或歧义。2.短码通内容需经部门负责人或相关审核人员进行审核，确保内容准确、合规、无敏感信息。审核通过后方可进行发送。（三）发送与监控1.由指定的操作人员按照审批后的《短码通使用申请表》进行短码通的发送操作。发送前需仔细核对接收对象、内容等信息，确保发送无误。2.建立短码通发送监控机制，实时跟踪短码通的发送状态，对于发送失败的情况及时进行排查和处理。如因网络故障、接收方号码有误等原因导致发送失败，应及时调整并重新发送。（四）反馈与存档1.接收方对收到的短码通如有疑问或需要进一步沟通的，应及时反馈给发送方。发送方应做好记录并及时处理反馈信息。2.短码通发送完成后，操作人员应将相关信息进行整理存档，包括申请表、发送记录、反馈信息等，以便日后查阅和统计分析。四、使用规范（一）内容规范1.短码通内容应符合国家法律法规和公司相关规定，不得含有违法、违规、有害、虚假、误导性或侵犯他人权益的信息。2.语言表达应礼貌、得体，避免使用粗俗、生硬或不恰当的言辞。3.对于重要信息，应确保内容完整、准确，并提供必要的联系方式或说明，以便接收方进一步咨询。（二）发送频率规范1.原则上应避免在非工作时间向员工或客户发送短码通信息，以免打扰对方。如有紧急情况需要发送，应提前告知接收方原因，并尽量减少对其正常生活和工作的影响。2.对于同一接收对象，应避免在短时间内频繁发送相同或类似内容的短码通，以免引起反感。如因业务需要多次发送，应合理安排发送时间间隔，并在内容上有所区分。（三）接收与回复规范1.员工应及时接收和查看短码通信息，并按照要求进行相应的处理。如涉及工作任务，应在规定时间内完成并反馈执行情况。2.对于客户发送的短码通咨询或反馈，相关部门或员工应及时回复，确保客户问题得到妥善解决，提高客户满意度。（四）保密规范1.严格遵守公司信息保密制度，对短码通涉及的用户信息、业务内容等予以保密，不得泄露给无关人员。2.在使用短码通过程中，如发现信息有泄露风险或受到安全威胁，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司相关部门。五、安全管理（一）网络安全1.加强与短码通服务提供商的合作，要求其采取必要的网络安全防护措施，保障短码通业务的稳定运行和信息安全。2.定期对公司内部网络进行安全检查和维护，防止因网络漏洞导致信息泄露或遭受攻击。（二）信息安全1.对短码通涉及的用户信息进行严格管理，按照最小化授权原则进行访问控制，确保信息的保密性、完整性和可用性。2.建立信息备份机制，定期对短码通相关数据进行备份，以防数据丢失或损坏。备份数据应妥善保管，并进行异地存储，以提高数据安全性。（三）应急处理1.制定短码通安全应急预案，明确在发生信息泄露、网络故障、系统瘫痪等突发事件时的应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高相关人员的应急处理能力，确保在突发事件发生时能够迅速响应，最大限度地减少损失和影响。六、监督与考核（一）监督机制1.公司短码通管理部门负责对短码通的使用情况进行日常监督检查，包括申请审批流程的执行情况、内容规范、发送频率、安全管理等方面。2.设立监督举报渠道，鼓励员工对短码通使用过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的，给予举报人适当奖励。（二）考核办法1.将短码通使用情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守本制度、使用效果良好的部门和员工给予适当奖励；对违反制度规定、造成不良影响的部门和员工进行相应处罚。2.考核指标包括但不限于申请审批的及时性、内容准确性、发送成功率、客户满意度等。具体考核标准由公司短码通管理部门制定并报公司领导批准后执行。七、培训与宣传（一）培训计划1.定期组织短码通使用培训，提高员工对短码通业务的认识和操作技能。培训内容包括短码通的功能介绍、使用流程、内容规范、安全注意事项等。2.根据员工岗位需求和业务特点，制定有针对性的培训方案，确保培训效果。培训方式可采用集中授课、现场演示、在线学习等多种形式。（二）宣传推广1.向公司员工和合作伙伴宣传短码通的使用方法和优势，提高其对短码通业务的认知度和接受度。2.在公司内部办公系统、宣传栏等渠道发布短码