公司印章管理制度

公司印章管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的各类印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。3.印章管理原则印章管理遵循"分级负责、规范使用、严格审批、确保安全"的原则。二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报行政部门。行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时将印章登记备案，并留存印模。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司法定代表人或授权代表批准后，方可启用。启用时应做好印章启用记录，包括启用时间、启用文件等。3.印章废止因机构变动、业务调整、印章损坏等原因需要废止印章时，由原保管部门填写《印章废止申请表》，说明废止原因，并附上需废止的印章。经部门负责人、分管领导审批后，报行政部门。行政部门负责将废止印章封存，并定期进行销毁。销毁印章时，应至少有两名监销人员在场，并做好销毁记录。三、印章的保管1.保管原则实行专人保管制度，各类印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.保管职责印章保管人负责印章的日常保管、使用登记、维护保养等工作。确保印章存放安全，如因保管不善导致印章丢失、被盗或损坏，应及时报告并采取相应措施，减少公司损失。定期对印章进行检查，如发现印章磨损、变形等情况，应及时报告行政部门，申请更换印章。3.保管地点公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并安装必要的安全防护设施。业务专用章等可根据实际情况，由相关业务部门指定专人在办公场所内保管，但应确保存放安全。四、印章的使用1.使用范围公章用于公司对外的正式文件、报告、信函、合同、协议等的签署。合同专用章用于公司签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。财务专用章用于公司财务收支、结算、票据等相关业务。法人章用于公司法定代表人授权的特定业务，如支票签署等。业务专用章用于公司特定业务领域的文件、资料等的签署，具体使用范围由各业务部门根据实际情况确定，并报公司备案。2.使用流程申请：使用印章时，由用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核。审批：根据用印事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、资料等用印，经部门负责人审批后即可。涉及合同签订、重要协议等重大事项用印，需经部门负责人、分管领导、财务负责人（如有涉及财务条款）、公司法定代表人或授权代表审批。登记：印章保管人对经审批的《印章使用申请表》进行登记，记录用印时间、用印人、用印事项、文件名称等信息。用印：印章保管人在用印前，应认真核对用印文件内容与《印章使用申请表》一致，并在用印位置加盖清晰、端正的印章。用印后，应及时将印章归位保管。3.特殊情况用印如遇紧急情况无法事先履行审批手续时，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于异地用印的情况，原则上应通过邮寄、传真等方式将用印文件传回公司办理用印手续。如因特殊原因确需在异地用印的，应提前与行政部门沟通协调，并按照公司相关规定进行审批和操作。五、印章的监督与检查1.监督机制公司行政部门负责对印章管理和使用情况进行定期监督检查，确保印章管理规范、使用安全。内部审计部门有权对印章管理情况进行不定期审计，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.检查内容印章保管情况，包括保管人是否符合规定、保管地点是否安全等。印章使用流程执行情况，是否按照规定进行申请、审批、登记、用印等操作。印章使用记录的完整性和准确性，是否及时、详细记录用印情况。印章废止、销毁情况，是否按照规定进行处理。3.问题处理对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达《印章管理整改通知书》，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况及时反馈给行政部门。对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分；如给公司造成损失的，应依法追究相关人员的责任。六、附则1.本制度由公司行政部门负责解释和修订。2.本制度自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，可根据公司实际情况进行补充和完善。附件：1.《印章刻制申请表》2.《印章启用申请