上海民办教育培训机构行政管理制度

上海民办教育培训机构行政管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范上海民办教育培训机构（以下简称"机构"）的行政管理工作，提高管理效率，保障机构各项工作的顺利开展，促进机构健康、稳定、可持续发展。2.适用范围本制度适用于机构内全体员工，包括管理人员、教师、行政人员及其他工作人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及上海市相关教育政策规定。规范化原则：各项管理工作依据明确的流程和标准进行操作。效率原则：优化工作流程，提高工作效率，降低运营成本。服务原则：树立服务意识，为教学一线和学员提供优质的支持与保障。二、组织架构与职责1.组织架构机构设置行政管理部门，下设行政主管、行政专员、前台接待、后勤保障等岗位。同时，根据业务需要，设置教学管理、市场推广、财务等部门，各部门相互协作，共同完成机构的各项工作任务。2.行政管理部门职责行政主管职责全面负责行政管理部门的日常工作，制定和完善行政管理规章制度。协调各部门之间的工作关系，确保机构整体工作的顺畅运行。负责机构文件、档案的管理工作，包括文件的起草、审核、印发、归档等。组织安排机构的会议、活动等，做好会议记录和活动总结。负责机构固定资产的管理，定期进行盘点和维护。负责机构的对外联络与接待工作，维护良好的公共关系。完成上级领导交办的其他临时性工作任务。行政专员职责协助行政主管开展日常行政管理工作，负责具体事务的执行。负责机构办公用品、耗材的采购、发放与管理工作。负责机构办公区域的环境卫生管理，监督检查各部门的卫生情况。负责机构员工考勤的统计与管理工作，及时处理考勤异常情况。协助行政主管做好文件的收发、传递、归档等工作。完成行政主管交办的其他临时性工作任务。前台接待职责负责机构前台的日常接待工作，热情、礼貌地迎接来访人员，解答咨询。负责接听机构电话，及时转接并记录重要电话信息，做好电话留言的传达工作。负责来访人员的登记、引导工作，确保来访人员有序进入机构。负责机构前台区域的卫生清洁与物品整理工作，保持前台环境整洁。完成行政主管交办的其他临时性工作任务。后勤保障职责负责机构教学设施、设备的日常维护与保养工作，确保教学设施、设备正常运行。负责机构水电、消防等设施的管理与维护工作，定期进行安全检查，消除安全隐患。负责机构食堂、宿舍（如有）的管理工作，保障餐饮质量和住宿安全。负责机构车辆的调度与管理工作，确保车辆正常使用。完成行政主管交办的其他临时性工作任务。三、办公环境管理1.办公区域规划根据机构的业务需求和人员配置，合理规划办公区域，明确各部门的办公位置。办公区域应划分出办公区、会议室、接待区、资料室等功能区域，确保各区域布局合理，使用方便。2.办公环境卫生全体员工应保持办公区域的整洁卫生，每天上班前进行简单清扫，下班后清理桌面垃圾，保持地面、桌面、门窗等干净整洁。行政专员定期组织对办公区域进行全面清洁，包括地面拖地、门窗擦拭、文件柜整理等，确保办公环境符合卫生标准。禁止在办公区域内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等不文明行为。3.办公秩序维护员工应遵守办公秩序，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、聊天等。保持办公区域的安静，不得大声喧哗、争吵，如需讨论工作应尽量降低音量，避免影响他人。爱护办公设施、设备，不得随意损坏或拆卸，如有损坏应及时报修并说明原因。妥善保管个人办公物品和机构财物，不得随意丢失或损坏，重要文件和财物应妥善存放，防止丢失或被盗。四、文件与档案管理1.文件管理文件分类机构文件分为行政文件、教学文件、财务文件、市场文件等类别，根据文件内容和性质进行分类存放。行政文件包括机构章程、管理制度、会议纪要、工作计划、工作总结等；教学文件包括教学大纲、教案、教材、学生成绩等；财务文件包括财务报表、预算决算、报销凭证等；市场文件包括市场调研报告、宣传资料、招生计划等。文件起草与审核各部门根据工作需要起草文件，文件内容应准确、清晰、规范，符合机构的实际情况和相关政策要求。起草后的文件由部门负责人审核，确保文件内容的准确性和可行性，审核通过后提交行政主管进行终审。行政主管对文件进行终审，重点审核文件格式、语言表达、逻辑结构等方面，终审通过后进行编号、印发。文件印发与发放文件印发后，行政专员按照规定的发放范围进行发放，确保相关人员及时收到文件。文件发放应进行登记，记录文件名称、文号、发放部门、发放时间、领取人等信息，以便查询和追溯。文件归档文件办理完毕后，行政专员应及时将文件进行归档，按照文件分类和编号顺序进行整理存放。归档文件应保持完整、齐全，不得随意涂改、丢失或销毁，确保文件的历史真实性和查阅便利性。2.档案管理档案分类机构档案分为人事档案、财务档案、教学档案、学生档案、行政档案等类别，根据档案内容和性质进行分类管理。人事档案包括员工入职申请表、劳动合同、工资单、绩效考核表、培训记录等；财务档案包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等；教学档案包括教学计划、教案、教材、教学评估资料等；学生档案包括学生报名登记表、学籍档案、学习记录、成绩报告等；行政档案包括机构证照、资质文件、合同协议、会议记录、工作计划、工作总结等。档案收集与整理各部门负责本部门档案的收集与整理工作，按照档案分类要求，定期将档案移交至行政部门。行政部门对接收的档案进行审核和整理，确保档案资料完整、准确、规范，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。档案保管与查阅行政部门设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等，确保档案安全存放。档案查阅应履行审批手续，查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人或行政主管批准后，方可查阅档案。查阅档案应在档案保管室内进行，不得将档案带出室外，查阅过程中应保持档案的整洁和完整，不得随意涂改、损坏或丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还至档案保管室，并由档案管理人员进行核对和签收。五、会议与活动管理1.会议管理会议分类机构会议分为机构例会、部门会议、专项会议等类别，根据会议的性质和参会人员范围进行划分。机构例会由机构管理层主持，全体员工参加，每周[X]召开一次，主要传达机构工作要求，总结上周工作情况，部署本周工作计划。部门会议由各部门负责人主持，本部门员工参加，根据工作需要不定期召开，主要讨论部门工作进展、存在问题及解决方案，安排部门下一阶段工作任务。专项会议根据工作需要由相关部门或人员组织召开，参会人员根据会议主题确定，主要针对特定工作事项进行研究和决策。会议组织会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并提前[X]天通知参会人员。会议组织者负责准备会议资料，如会议议程、相关文件、汇报材料等，并确保会议资料齐全、准确。会议开始前，会议组织者应检查会议场地布置、设备设施等情况，确保会议正常进行。会议记录与纪要会议过程中，应安排专人进行会议记录，记录会议时间、地点、参会人员、会议内容、讨论结果、决议事项等信息。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，经会议主持人审核后，印发给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议讨论的主要内容、达成的共识、决议事项及责任人、完成时间等，确保会议精神得到有效传达和落实。会议跟进与落实各部门和相关责任人应按照会议决议事项，认真组织实施，确保工作任务按时完成。行政部门负责对会议决议事项的执行情况进行跟踪和督促，定期向机构管理层汇报工作进展情况，对未按时完成的事项进行协调和解决。2.活动管理活动策划机构组织的各类活动，如招生活动、校庆活动、员工团建活动等，由相关部门或人员提前进行活动策划。活动策划应明确活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等信息，并制定详细的活动方案。活动方案应经过相关部门负责人审核和机构管理层批准后，方可组织实施。活动组织与实施活动组织者按照活动方案，负责活动的具体组织与实施工作，包括场地布置、人员安排、物资准备、活动流程控制等。在活动实施过程中，应确保活动安全、有序进行，及时处理活动中出现的突发情况，保障参与人员的人身安全和活动的顺利开展。活动总结活动结束后，活动组织者应及时对活动进行总结，总结活动经验教训，分析活动效果，评估活动达成的目标。活动总结报告应包括活动基本情况、活动实施过程、活动效果评估、存在问题及改进措施等内容，提交给机构管理层和相关部门。六、考勤管理1.考勤制度机构实行[具体考勤制度，如指纹打卡、人脸识别打卡或签到签退制度]，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。员工应在规定的考勤时间内打卡或签到签退，如因特殊原因无法按时打卡或签到签退，应提前向部门负责人请假，并填写《请假申请表》，经批准后报行政部门备案。员工请假分为事假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假、年假等类别，请假应按照规定的流程进行审批。事假：员工因个人事务需要请假，应提前[X]天填写《请假申请表》，经部门负责人批准后，报行政主管审核备案。事假期间无工资待遇。病假：员工因病需要请假，应提供医院出具的病假证明，填写《请假申请表》，经部门负责人批准后，报行政主管审核备案。病假期间工资待遇按照国家和上海市相关规定执行。婚假、产假、陪产假、丧假、年假：按照国家和上海市相关法律法规执行，员工请假应提前填写《请假申请表》，经部门负责人批准后，报行政主管审核备案。2.考勤统计与公示行政专员每月定期对员工考勤情况进行统计，统计结果以考勤报表的形式呈现，包括员工出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数、请假天数等信息。考勤报表经行政主管审核后，在机构内部进行公示，接受全体员工的监督。3.考勤异常处理对于考勤异常情况，如未打卡记录、迟到早退无正当理由等，行政专员应及时与相关员工沟通核实，并要求员工作出书面说明。如员工对考勤统计结果有异议，可在公示期内向行政部门提出申诉，行政部门应进行调查核实，并将处理结果反馈给员工。七、办公用品与耗材管理1.采购计划各部门根据工作需要，每月末向行政部门提交次月办公用品与耗材的采购计划，明确所需物品的名称、规格、数量等信息。行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合库存情况，制定机构整体的办公用品与耗材采购计划。2.采购实施行政部门按照采购计划，选择合格的供应商进行采购。采购过程中应遵循货比三家、优质价廉的原则，确保采购物品的质量和性价比。采购完成后，行政部门应及时与供应商核对采购物品的名称、规格、数量、价格等信息，并办理验收手续。验收合格的物品方可入库，验收不合格的物品应及时与供应商协商退换货事宜。3.发放与使用行政专员根据各部门的实际需求，定期发放办公用品与耗材，并做好发放记录，记录发放时间、物品名称、规格、数量、领取部门、领取人等信息。员工应爱护办公用品与耗材，合理使用，不得浪费或挪作他用。对于贵重或限量使用的办公用品，如电脑、打印机等，应按照规定的操作流程使用，如有损坏应及时报修并说明原因。4.库存管理行政部门设立办公用品与耗材仓库，安排专人负责库存管理工作。仓库应保持整洁、通风良好，物品摆放整齐有序。库存管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账物相符。盘点过程中如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因，并进行相应的处理。根据库存盘点结果和采购计划，及时补充库存物品，避免因库存不足影响工作正常开展。八、固定资产管理1.固定资产购置各部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请表》，注明购置固定资产的名称、规格、型号、数量、用途、预算等信息，经部门负责人审核后，报机构管理层批准。行政部门按照批准的购置申请，负责固定资产的采购工作，采购过程中应遵循相关采购规定和流程，确保采购物品的质量和价格合理。2.固定资产验收与入账固定资产购置完成后，行政部门组织相关人员进行验收，验收内容包括固定资产的数量、规格、型号、质量、性能等是否符合要求。验收合格的固定资产，由行政部门填写《固定资产验收单》，办理入账手续，登记固定资产的名称、规格、型号、数量、购置时间、使用部门等信息。3.固定资产使用与维护固定资产使用部门负责固定资产的日常使用与维护工作，制定固定资产使用管理制度，明确使用人员的职责和操作规范。使用人员应按照规定的操作流程使用固定资产，定期对固定资产进行清洁、保养和检查，发现问题及时报修。行政部门负责定期对固定资产进行检查和维护，确保固定资产正常运行，延长使用寿命。4.固定资产盘点与处置行政部门每年定期组织对固定资产进行全面盘点，盘点结果与固定资产台账进行核对，确保账物相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应查明原因，填写《固定资产盘盈盘亏报告表》，报机构管理层批准后进行相应的账务处理。对于闲置、报废的固定资产，由使用部门提出处置申请，填写《固定资产处置申请表》，经行政部门审核和机构管理层批准后，按照相关规定进行处置。固定资产处置收入应及时上缴机构财务部门。九、对外联络与接待管理1.对外联络行政部门负责机构与外部单位、个人的日常联络工作，包括电话沟通、邮件往来、文件传递等。对外联络应使用规范的语言和格式，