会议组织及协调员合同

会议组织及协调员合同编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：________________________

地址：________________________

乙方（以下简称“乙方”）名称：________________________

地址：________________________

鉴于甲方需要乙方提供专业的会议组织及协调服务，以保障会议的顺利进行，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本合同旨在明确甲乙双方的权利、义务和责任，确保甲方会议的组织及协调工作得到有效实施。

二、合同背景：甲方举办各类会议，为提高会议质量，特聘请乙方担任会议组织及协调员，负责会议前、中、后期的各项准备工作及现场协调工作。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务：

1.提供会议组织及协调所需的必要资料、信息及条件，包括但不限于会议主题、时间、地点、参会人员名单、预算等。

2.保障乙方在会议组织及协调过程中的合法权益，确保乙方在履行职责时不受不当干扰。

3.按时支付乙方约定的报酬，支付方式及时间由双方另行约定。

4.在乙方完成会议组织及协调工作后，对乙方的服务进行评价，并将评价结果反馈给乙方。

5.对乙方在工作中提出的合理建议予以考虑，并视情况予以采纳。

二、乙方责任和义务：

1.严格遵守国家法律法规，遵守甲方提供的会议组织及协调资料，确保会议的顺利进行。

2.按照甲方要求，制定详细的会议组织及协调方案，包括会议流程、时间安排、场地布置、设备调试等。

3.在会议期间，负责现场协调工作，确保会议各个环节的顺利进行，包括参会人员签到、引导、秩序维护等。

4.对会议现场出现的突发状况进行及时处理，确保会议的正常进行。

5.在会议结束后，及时整理会议资料，向甲方提交会议总结报告，包括会议亮点、不足及改进措施等。

6.保守甲方商业秘密，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露会议组织及协调过程中的相关信息。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定履行会议组织及协调职责，确保会议顺利进行。

2.甲方有权对乙方的工作进行监督和指导，以确保乙方的工作质量。

3.乙方有权要求甲方提供必要的资料和信息，以确保乙方能够顺利履行职责。

4.乙方有权要求甲方支付约定的报酬，并在甲方未按时支付报酬时，向甲方提出书面催告。

四、双方义务：

1.甲方应按时支付乙方报酬，不得无故拖欠。

2.乙方应按时完成会议组织及协调工作，不得无故拖延。

3.双方应遵守合同约定，不得擅自变更合同内容。

4.双方应友好协商解决合同履行过程中产生的争议，如协商不成，可依法向人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本合同约定的总金额为人民币______元整（￥______），该金额包含乙方在会议组织及协调过程中产生的所有合理费用。

二、支付方式：

1.预付款：合同签订后____个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为预付款，即人民币______元整（￥______）。

2.进度款：乙方完成会议组织及协调工作的_____%后，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为进度款，即人民币______元整（￥______）。

3.结算款：乙方完成全部会议组织及协调工作并提交最终报告后____个工作日内，甲方应向乙方支付合同总金额的_____%作为结算款，即人民币______元整（￥______）。

4.额外费用：如因甲方原因导致会议组织及协调工作超出原定范围或产生额外费用，双方应根据实际情况另行协商确定费用及支付方式。

三、支付条件：

1.甲方支付款项前，乙方应向甲方提交详细的费用清单和发票。

2.甲方在收到乙方提交的费用清单和发票后____个工作日内完成支付。

3.甲方支付款项后，乙方应向甲方提供相应的收据或发票作为凭证。

四、违约责任：

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付_____%的违约金。

2.如乙方未按约定完成工作，甲方有权扣除已支付款项的_____%作为违约金。

五、其他：

1.本合同金额及支付方式为最终约定，双方不得擅自变更。

2.如遇国家政策调整、汇率变动等不可抗力因素导致合同金额发生变化，双方应友好协商解决。

3.本合同中未提及的费用，双方应另行协商确定。

违约与争议解决机制：

一、违约责任：

1.甲方违约：

a.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付_____%的违约金。

b.如甲方未按约定提供必要资料和信息，导致乙方无法按时完成工作，甲方应赔偿乙方因此造成的直接经济损失。

2.乙方违约：

a.如乙方未按约定完成会议组织及协调工作，甲方有权扣除已支付款项的_____%作为违约金。

b.如乙方泄露甲方商业秘密，甲方有权要求乙方承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

二、争议解决：

1.双方应本着友好协商的原则，积极解决合同履行过程中产生的争议。

2.如协商不成，双方可选择以下争议解决方式之一：

a.诉讼：任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼，诉讼费用由败诉方承担。

b.仲裁：双方同意将争议提交至________仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

c.调解：双方可自愿选择第三方调解机构进行调解，调解结果对双方均有约束力。

3.适用法律：本合同适用中华人民共和国法律。

4.管辖法院：合同履行过程中产生的争议，如选择诉讼解决，由合同签订地人民法院管辖。

三、其他：

1.本合同违约与争议解决机制为最终约定，双方不得擅自变更。

2.如遇国家政策调整、法律法规变更等不可抗力因素导致违约或争议，双方应友好协商解决。

3.本合同违约与争议解决机制未涵盖的事项，双方应另行协商确定。

附则：

一、生效条件：本合同自双方签字（或盖章）之日起生效。本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

二、有效期：本合同的有效期为自合同生效之日起至会议组织及协调工作完成之日止。如需延长合同期限，双方应另行协商并签订补充协议。

三、变更与终止条款：

1.变更：在合同有效期内，任何一方如需变更合同内容，应书面通知对方，经双方协商一致后，签订书面变更协议，变更后的协议作为本合同的组成部分，具有同等法律效力。

2.终止：

a.会议组织及协调工作完成后，本合同自然终止。

b.如一方违约，另一方有权通知违约方终止合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

c.因不可抗力导致合同无法继续履行时，双方可协商终止合同，并互不追究责任。

四、通知：

1.除非合同另有约定，所有通知应以书面形式发送，并通过以下方式送达：

a.邮寄：以挂号信方式发送至对方地址，以邮戳日期为准。

b.传真：以传真确认收悉为准。

c.电子邮件：以发送成功且对方确认收悉为准。

2.任何一方变更地址、联系方式，应及时通知对方。

五、合同解除：

1.如一方违约，另一方有权解除合同，并要求违约方承担相应的违约责任。

2.在合同有效期内，如因国家政策调整、法律法规变更等不可抗力因素导致合同无法继续履行，双方可协商解除合同。

六、合同解除后的处理：

1.合同解除后，双方应立即停止履行合同约定的权利和义务。

2.双方应相互配合，妥善处理合同解除后的善后事宜，包括但不限于财务结算、资料交接等。

七、其他：

1.本合同未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本合同附件作为合同不可分割的组成部分，与本合同具有同等法律效力。

3.本合同如有未尽事宜，可由双方协商签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档：包括但不限于会议组织需求、协调工作要求、参会人员名单、预算分配、时间安排等详细内容。

二、设计方案：乙方根据甲方需求制定的会议组织及协调方案，包括会议流程、场地布置、设备使用、人员安排等。

三、技术规格：会议所需设备的规格参数、技术指标、操作指南等。

四、合同附件一：乙方提供的乙方资质证明文件，如营业执照、法人代表身份证复印件等。

五、合同附件二：甲方提供的会议相关资料，如场地租赁协议、设备租赁协议等。

六、合同附件三：乙方提供的会议组织及协调工作计划，包括时间节点、任务分配、责任人等。

七、合同附件四：会议现场照片、视频等资料，用于记录会议组织及协调过程中的重要环节。

八、合同附件五：会议组织及协调工作总结报告，包括会议亮点、不足及改进措施等。

九、合同附件六：乙方提交的发票、费用清单等财务凭证。

十、合同附件七：双方协商确定的补充协议及相关附件。

双方签字、盖章及日期：

甲方（签字