大型会议承办协议

大型会议承办协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：__________

地址：__________

乙方（以下简称“乙方”）名称：__________

地址：__________

鉴于甲方拟于__________年__________月__________日举办大型会议，为明确双方的权利义务，经双方友好协商，特订立本协议。

一、合同目的：甲方委托乙方承办大型会议，乙方接受甲方委托，根据甲方要求，完成会议的筹备、组织、实施等工作。

二、合同背景：甲方根据业务发展需要，决定举办本次大型会议，旨在加强行业交流、拓展人脉资源。乙方具备丰富的会议策划和执行经验，双方经协商一致，达成如下协议。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务：

1.甲方应按时向乙方提供会议策划所需的相关资料，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程、预算等，确保乙方能够充分了解甲方需求。

2.甲方应按照约定支付乙方服务费用，并保证支付方式的合法性和及时性。

3.甲方应对乙方提供的服务进行监督，确保乙方按照约定履行职责。

4.甲方应配合乙方在会议筹备、组织、实施过程中所需的工作，包括但不限于场地选择、设备租赁、人员安排等。

5.甲方应遵守国家相关法律法规，确保会议内容合法合规。

6.甲方应对乙方提供的服务保密，未经乙方同意不得向第三方泄露。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的资料，制定详细的会议策划方案，包括但不限于会议日程、场地布置、设备配置、人员安排等。

2.乙方应按照约定的时间节点，完成会议策划方案的制定和实施。

3.乙方应保证会议现场的安全、有序，确保参会人员的人身财产安全。

4.乙方应按照甲方要求，做好会议宣传和推广工作，提高会议的知名度和影响力。

5.乙方应遵守国家相关法律法规，确保会议内容合法合规。

6.乙方应配合甲方在会议筹备、组织、实施过程中所需的工作，包括但不限于场地选择、设备租赁、人员安排等。

7.乙方应按照约定的时间节点，完成会议策划方案的制定和实施。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定履行职责，确保会议质量。

2.甲方有权对乙方提供的服务进行监督，提出合理意见和建议。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付服务费用。

4.乙方有权要求甲方配合其完成会议策划和实施工作。

四、双方义务：

1.甲方有义务按时向乙方提供会议策划所需的相关资料。

2.甲方有义务按照约定支付乙方服务费用。

3.乙方有义务按照甲方要求，完成会议策划和实施工作。

4.乙方有义务保证会议现场的安全、有序。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本协议项下，甲方应向乙方支付人民币__________元（大写：__________元整）作为乙方承办本次大型会议的报酬。

二、支付方式：

1.预付款：甲方应在签订本协议后__________日内，向乙方支付合同总金额的__________%作为预付款，即人民币__________元。

2.进度付款：在会议筹备阶段，乙方根据实际工作进展，向甲方提交进度付款申请，经甲方审核同意后，甲方应在收到乙方申请后的__________日内支付相应的款项。

3.完成付款：会议结束后__________日内，乙方提交会议总结及费用结算报告，甲方应在收到报告后的__________日内支付剩余的款项，即合同总金额的__________%。

4.额外费用：因不可抗力或其他原因导致会议筹备、组织、实施过程中产生的额外费用，经双方协商一致后，由甲方承担，并在实际发生后的__________日内支付。

三、支付条件：

1.甲方支付款项时，应提供相应的付款凭证，包括但不限于付款申请、发票等。

2.乙方收到款项后，应及时出具收款确认函，确认已收到甲方支付的款项。

3.甲方支付款项前，乙方应保证已按照协议要求完成相应的工作内容。

四、支付时间：

1.预付款支付时间：本协议签订后__________日内。

2.进度付款支付时间：根据实际情况，具体支付时间由双方协商确定。

3.完成付款支付时间：会议结束后__________日内。

五、财务结算：

1.双方应严格按照本协议约定的支付方式和时间进行结算。

2.如遇特殊情况导致支付时间延迟，双方应友好协商解决，并签订书面补充协议。

3.任何一方未按时支付款项，应向对方支付__________%的违约金。

违约与争议解决机制：

一、违约责任：

1.如甲方未按时支付乙方应得的款项，应向乙方支付逾期付款金额的__________%作为违约金，并承担相应的利息损失。

2.如乙方未按约定时间完成会议策划和实施工作，导致会议未能如期举行，乙方应向甲方支付合同总金额的__________%作为违约金，并承担因违约给甲方造成的直接经济损失。

3.如任何一方违反保密条款，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任，包括但不限于赔偿对方损失、支付违约金等。

二、争议解决：

1.本协议在履行过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。

2.争议解决过程中，双方应保持合作态度，尽量减少争议对双方合作关系的影响。

3.如双方同意，争议也可提交仲裁机构仲裁，仲裁地为__________，仲裁机构为__________。

4.仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

三、适用法律：

本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院：

对于因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交合同签订地人民法院管辖。

五、不可抗力：

1.任何一方因不可抗力导致不能履行或不能完全履行本协议的，应及时通知对方，并提供不可抗力的证明文件。

2.不可抗力事件持续期间，双方应协商解决合同履行问题；如不可抗力事件导致合同无法履行，双方有权解除本协议，但无权要求赔偿。

3.不可抗力事件结束后，双方应尽快恢复合同履行。

附则：

一、生效条件：本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，自生效之日起至甲方举办的大型会议结束之日止。

二、有效期：本协议的有效期为自生效之日起至甲方举办的大型会议结束之日止，会议结束后本协议自动终止。

三、变更和终止条款：

1.本协议的任何变更，必须以书面形式进行，经双方签字（或盖章）后方可生效。

2.如有特殊情况导致本协议无法继续履行，任何一方均可向对方提出终止协议的书面通知，协议自通知到达对方之日起终止。

3.本协议终止后，双方应按照本协议约定，处理剩余事项，包括但不限于费用结算、资料移交等。

四、通知方式：

1.除非本协议另有约定，任何一方给对方的书面通知，应以挂号信、特快专递或其他双方认可的书面形式发送。

2.通知应以发送日期为准，收件人签收日期视为收到日期。

3.如一方更换联系地址或联系方式，应提前__________日以书面形式通知对方。

五、争议解决：

1.如双方在履行本协议过程中发生争议，应首先通过友好协商解决。

2.协商不成的，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼。

六、不可抗力：

1.如因不可抗力导致本协议无法履行，双方均有权终止本协议，且无需承担违约责任。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会动荡等。

3.发生不可抗力事件的一方应立即通知对方，并提供不可抗力事件的证明文件。

七、其他：

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，任何一方不得擅自复印、翻印或传播。

附件：

一、需求文档

1.大型会议策划方案

2.参会人员名单

3.会议议程

4.预算分配表

5.宣传推广计划

二、设计方案

1.场地布置图

2.会议标识设计

3.会议背景板设计

4.会议资料袋设计

三、技术规格

1.音响设备技术参数

2.视频设备技术参数

3.灯光设备技术参数

4.网络设备技术参数

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照复印件

2.乙方相关资质证书复印件

3.乙方法定代表人身份证明复印件

4.乙方项目负责人身份证明复印件

五、其他辅助材料

1.会议现场照片及视频资料

2.会议相关宣传资料

3.会议服务人员名