外修设备管理制度

外修设备管理制度一、总则1.目的为了加强公司外修设备的管理，规范外修设备的维修流程，确保外修设备的质量和维修周期，降低维修成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有需送外维修的设备，包括生产设备、办公设备、运输设备等。3.职责分工设备管理部门负责建立外修设备台账，记录设备维修信息，包括设备名称、型号、故障现象、维修时间、维修费用等。负责审核外修设备的维修申请，选择合适的维修厂家，并签订维修合同。负责跟踪外修设备的维修进度，协调解决维修过程中出现的问题。负责对外修设备进行验收，确保维修质量符合要求。使用部门负责提出外修设备的维修申请，详细描述设备故障现象，并提供设备相关资料。负责配合设备管理部门做好外修设备的送修、取件等工作。负责对外修设备的维修质量进行初步检验，如发现问题及时反馈给设备管理部门。财务部门负责审核外修设备的维修费用，确保费用支出合理合规。负责对外修设备的维修费用进行结算和报销。二、外修设备维修申请1.申请流程使用部门发现设备故障后，由设备操作人员填写《外修设备维修申请表》，详细描述设备故障现象、故障发生时间、设备使用情况等信息，并签字确认。将填写好的《外修设备维修申请表》提交给部门负责人，部门负责人对设备故障情况进行核实后签字批准。部门负责人批准后的《外修设备维修申请表》提交给设备管理部门。2.申请审批设备管理部门接到使用部门提交的《外修设备维修申请表》后，对申请内容进行审核。审核内容包括设备故障描述是否清晰、维修必要性、维修预算等。如申请内容符合要求，设备管理部门在《外修设备维修申请表》上签字批准；如申请内容不符合要求，设备管理部门应及时与使用部门沟通，要求其补充或修改相关信息。3.紧急维修申请对于紧急故障设备，使用部门可先电话通知设备管理部门，说明设备故障情况。设备管理部门应立即启动紧急维修程序，安排维修人员进行维修。在设备维修完成后，使用部门应在[具体时间]内补办《外修设备维修申请表》的申请和审批手续。三、维修厂家选择1.厂家评估设备管理部门定期收集和整理外修设备维修厂家信息，建立维修厂家名录。维修厂家名录应包括厂家名称、地址、联系方式、维修资质、维修能力、维修价格等信息。设备管理部门每年对维修厂家进行评估，评估内容包括维修质量、维修周期、维修价格、售后服务等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的维修厂家，设备管理部门应及时将其从维修厂家名录中删除，并禁止其参与公司外修设备的维修业务。2.选择原则根据设备故障类型和维修要求，从维修厂家名录中选择合适的维修厂家进行维修。选择维修厂家时应遵循以下原则：优先选择评估结果为优秀或良好的维修厂家。选择具有相应维修资质和维修能力的厂家。选择维修价格合理、售后服务良好的厂家。3.合同签订确定维修厂家后，设备管理部门应与维修厂家签订维修合同。维修合同应明确双方的权利和义务，包括维修内容、维修价格、维修周期、质量保证、售后服务等条款。维修合同签订后，设备管理部门应将合同副本分别送使用部门和财务部门备案。四、外修设备送修1.送修准备使用部门负责将外修设备清理干净，并做好设备的防护措施，确保设备在运输过程中不受损坏。使用部门将设备的相关资料整理好，包括设备说明书、操作手册、维修记录等，一并随设备送修。设备管理部门根据维修合同要求，填写《外修设备送修单》，详细记录设备名称、型号、故障现象、送修时间、送修人等信息，并签字确认。2.送修流程使用部门安排专人将设备和《外修设备送修单》一并送至维修厂家。送修过程中，送修人员应注意设备的安全运输，避免设备受到碰撞、挤压等损坏。送修人员将设备和《外修设备送修单》交给维修厂家的接收人员，接收人员在《外修设备送修单》上签字确认，并注明接收时间。维修厂家接收设备后，应按照维修合同要求及时安排维修人员进行维修。五、外修设备维修过程跟踪1.定期沟通设备管理部门应定期与维修厂家沟通外修设备的维修进度，了解维修过程中出现的问题。沟通方式可以采用电话、邮件、现场走访等形式。维修厂家应每周向设备管理部门反馈外修设备的维修进展情况，包括已完成的维修工作、未完成的维修工作、预计维修完成时间等信息。2.问题协调在维修过程中，如发现维修厂家遇到技术难题或其他问题无法按时完成维修任务，设备管理部门应及时与维修厂家沟通，协调解决问题。对于因设备故障复杂或其他原因导致维修周期延长的情况，设备管理部门应及时向使用部门说明情况，争取使用部门的理解和支持。3.维修变更如在维修过程中需要对维修内容、维修价格、维修周期等进行变更，维修厂家应及时通知设备管理部门。设备管理部门应与维修厂家协商一致后，签订维修变更协议，并将变更情况通知使用部门和财务部门。六、外修设备验收1.验收标准外修设备维修完成后，维修厂家应按照维修合同要求和相关技术标准对外修设备进行自检，确保维修质量符合要求。设备管理部门组织使用部门、维修厂家等相关人员对外修设备进行验收。验收标准应包括设备外观、性能指标、运行状况等方面。2.验收流程维修厂家向设备管理部门提交《外修设备维修报告》，详细说明设备维修情况、维修更换的零部件、维修质量检验结果等信息，并签字盖章。设备管理部门组织验收人员对设备进行现场验收。验收人员应按照验收标准对设备进行检查，如发现问题应及时记录并要求维修厂家进行整改。验收合格后，验收人员在《外修设备验收单》上签字确认，并注明验收时间。《外修设备验收单》一式三份，设备管理部门、使用部门、维修厂家各留存一份。3.验收不合格处理如外修设备验收不合格，设备管理部门应及时通知维修厂家进行整改，直至验收合格为止。对于因维修质量问题导致设备验收不合格的情况，维修厂家应承担相应的维修费用和责任。如因维修质量问题给公司造成经济损失的，维修厂家应按照维修合同约定进行赔偿。七、外修设备费用结算与报销1.费用结算外修设备维修完成并验收合格后，维修厂家应按照维修合同要求向设备管理部门提交《外修设备维修费用结算清单》，详细列出维修费用明细，包括维修工时费、零部件费、运输费等。设备管理部门对维修厂家提交的《外修设备维修费用结算清单》进行审核，审核内容包括费用明细是否合理、维修价格是否符合合同约定等。审核无误后，设备管理部门在《外修设备维修费用结算清单》上签字确认，并将结算清单送财务部门进行费用结算。2.费用报销财务部门根据设备管理部门提交的《外修设备维修费用结算清单》和相关发票，对外修设备的维修费用进行审核。审核内容包括费用支出是否合理合规、发票是否真实有效等。审核无误后，财务部门按照公司财务制度对外修设备的维修费用进行报销。报销完成后，财务部门应将报销凭证整理归档。八、外修设备档案管理1.档案建立设备管理部门负责建立外修设备档案，对外修设备的维修信息进行详细记录和整理。外修设备档案应包括以下内容：《外修设备维修申请表》《外修设备送修单》维修合同《外修设备维修报告》《外修设备验收单》《外修设备维修费用结算清单》维修发票及相关凭证其他与外修设备维修有关的资料2.档案保管外修设备档案应妥善保管，保管期限为[具体期限]年。档案保管方式可以采用纸质档案和电子档案相结合的方式。设备管理部门应定期对纸质档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。同时，应将电子档案备份至安全存储介质，并定期进行检查和维护。3.档案查阅因工作需要查阅外修设备档案的，查阅人员应填写《外修设备档案查阅申请表》，经设备管理部门负责人批准后，方可查阅档