印章使用管理制度

印章使用管理制度一、总则1.目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，防范印章使用风险，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属单位、分支机构的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、业务专用章等。3.印章管理原则印章管理遵循"严格审批、规范使用、专人保管、安全保密"的原则。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司各部门因工作需要刻制印章，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、使用范围等信息，并经部门负责人审核、分管领导审批后，报行政部门统一办理。行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制的印章必须符合国家法律法规及公司规定的样式和规格。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时通知申请部门领取。领取时，双方应办理交接手续，填写《印章交接登记表》，明确印章名称、规格、数量、启用日期等信息，并由领取人签字确认。印章启用前，行政部门应将印章印模留存一份归档，并在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等相关事项。三、印章的保管1.保管责任人公司各类印章应指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章使用规定。公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章，原则上由行政部门、财务部门负责人或其指定人员保管；业务专用章由相关业务部门负责人或其指定人员保管。2.保管要求印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。印章应存放在保险柜或专门的印章保管箱内，钥匙由保管人妥善保管，不得随意交予他人。印章保管人不得擅自将印章带出公司使用。如因工作需要确需带出公司的，必须经印章使用审批流程批准，并填写《印章外出使用登记表》，注明带出时间、归还时间、使用事由等信息，同时采取必要的安全措施，确保印章安全。印章保管人因请假、出差等原因暂时无法履行保管职责时，应提前办理印章交接手续，由行政部门负责人指定临时保管人，并填写《印章交接登记表》。临时保管人应按照印章保管要求妥善保管印章，待原保管人返回后及时办理交接手续。四、印章的使用1.使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动的相关文件签署；公司授权委托书、介绍信等的开具；法律诉讼、仲裁等法律事务文件的签署等。合同专用章：专门用于公司各类合同、协议的签署。财务专用章：用于公司财务收支、结算、税务申报等相关财务业务的印章使用，如支票、汇票、发票等的盖章。法人章：用于公司法定代表人在相关文件、合同等上的签字盖章，一般与财务专用章配合使用于支票等票据的盖章。业务专用章：用于公司特定业务领域的文件、报表、单据等的盖章，如销售业务章用于销售合同、发货单等盖章；采购业务章用于采购订单、收货单等盖章。2.使用流程申请印章使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、用印人等信息，并按照审批权限报相关领导审批。涉及合同签订的，应附上合同文本及相关合同评审文件。审批一般事项用印，由部门负责人审批；重要事项用印，需经分管领导审批；重大事项用印，须经总经理或董事长审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合公司规定和相关法律法规要求，对不符合规定的用印申请应予以驳回，并说明理由。用印印章保管人在收到经审批的《印章使用申请表》后，应对用印文件进行再次审核，确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印时间、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，同时要求用印人签字确认。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪盖。如有特殊要求，应按照要求加盖印章。留存用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》、用印文件原件或复印件等相关资料整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、印章的停用与销毁1.停用因公司机构变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，经相关领导审批后，通知印章保管人办理印章停用手续。印章保管人在收到印章停用通知后，应立即停止使用该印章，并将印章妥善保管。同时，在公司内部发布印章停用通知，告知各部门停止使用该印章及相关注意事项。2.销毁对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并经相关领导审批。印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由行政部门会同审计部门或其他相关部门进行监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息，参与销毁人员签字确认。销毁后的《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料应整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。六、印章使用监督与检查1.内部监督行政部门负责对公司印章使用情况进行定期检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。审计部门有权对公司印章使用情况进行不定期审计监督，发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.违规处理对于违反印章使用管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担