企业合同管理制度及流程

企业合同管理制度及流程一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议等法律文件（以下统称"合同"）。3.基本原则合同管理遵循依法合规、诚实守信、审慎严谨、全程管控的原则。二、合同管理部门及职责1.合同管理部门设立合同管理小组，由法务部、财务部、业务部门相关人员组成。法务部作为合同管理的牵头部门，负责合同的法律审查、风险防范及纠纷处理；财务部负责合同的财务条款审核、资金收付监督等；业务部门负责合同的起草、谈判、履行及日常管理工作。2.各部门职责法务部负责制定和完善合同管理制度及流程。参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。对合同进行合法性、合规性审查，出具法律审查意见。负责合同纠纷的处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。建立合同台账，对合同进行分类归档管理。财务部参与重大合同的谈判，对合同的财务条款进行审核。负责审核合同的付款方式、结算周期、发票开具等财务事项。监督合同款项的收付，确保资金安全。协助业务部门进行合同执行情况的财务分析。业务部门负责合同的起草，明确合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点和方式等条款。开展合同谈判，与对方就合同条款达成一致意见。负责合同的履行，跟踪合同执行情况，及时解决合同履行中出现的问题。负责合同变更、解除等事项的提出和办理。定期向合同管理小组汇报合同履行情况。三、合同签订流程1.合同立项业务部门根据业务需要提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预计金额、履行期限等内容，并提交相关资料。合同立项申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。2.合同起草经批准立项的合同，由业务部门负责起草。合同文本应符合法律法规及公司相关规定，条款明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。合同文本应包含以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。3.合同审核业务部门审核：业务部门起草完成合同后，首先由本部门内部进行审核，重点审核合同条款是否符合业务实际需求，权利义务是否对等，合同风险是否可控等。审核通过后，将合同文本及相关资料提交给合同管理小组。法务部审核：法务部对合同进行法律审查，主要审查合同的合法性、合规性、有效性，是否存在法律风险等。法务部应在收到合同文本后的[X]个工作日内出具法律审查意见。财务部审核：财务部对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具、资金预算等。财务部应在收到合同文本后的[X]个工作日内出具财务审核意见。综合审核：合同管理小组根据法务部和财务部的审核意见，对合同进行综合审核。如审核中发现问题，业务部门应及时与对方沟通协商，对合同条款进行修改完善。审核通过后的合同，报公司法定代表人或其授权代表审批。4.合同签订经审批通过的合同，由业务部门负责与对方签订。签订合同时，应确保合同文本与审批通过的版本一致，双方当事人应在合同上签字（或盖章），并加盖公司合同专用章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送法务部、财务部等相关部门备案。四、合同履行管理1.履行计划制定业务部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划报合同管理小组备案。2.履行跟踪与监督业务部门负责合同的具体履行工作，应按照履行计划及时跟踪合同执行情况，定期向合同管理小组汇报。法务部和财务部应根据各自职责，对合同履行情况进行监督检查。如发现问题，应及时与业务部门沟通协调，采取有效措施加以解决。3.变更与解除管理变更：合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批和签订。解除：如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方，并按照法律规定和合同约定办理相关手续。合同解除后，双方应进行结算和清理。五、合同纠纷处理1.纠纷预警在合同履行过程中，业务部门如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向合同管理小组报告，并采取相应的防范措施。2.纠纷处理程序发生合同纠纷后，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出初步的处理意见，并报合同管理小组。合同管理小组组织法务部、财务部等相关部门进行研究讨论，制定纠纷处理方案。根据纠纷处理方案，由法务部负责与对方进行沟通协商，争取通过协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定或法律规定，通过仲裁、诉讼等方式解决。3.纠纷总结与反馈合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施，并形成书面报告报合同管理小组。合同管理小组应根据报告内容，对相关制度和流程进行完善，防止类似纠纷再次发生。六、合同档案管理1.档案收集与整理合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同立项申请表、审核意见、变更协议、解除协议、纠纷处理记录等）提交给法务部。法务部负责对合同档案进行收集、整理，按照合同类别、签订时间等进行分类归档。2.档案保管与查阅合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。建立合同档案查阅制度，严格限定查阅范围和审批程序。因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核后，报分管领导审批。查阅人员应在指定地点查阅，并做好查阅记录。七、合同信息化管理公司应建立合同管理信息化系统，将合同的起草、审核、签订、履行、变更、