学校文件收发传阅管理制度

学校文件收发传阅管理制度一、总则1.目的为加强学校文件收发传阅管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高学校工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各班级之间文件的收发、传阅、保管等工作。3.基本原则（1）严格遵守国家有关法律法规和学校的各项规章制度。（2）确保文件传递的准确性、及时性和保密性。（3）方便文件的查阅和使用，提高工作效率。二、文件收发管理1.收文管理（1）学校办公室负责接收上级机关、其他单位发送的各类文件、信函、资料等。（2）收文时，要认真核对文件的名称、份数、密级等信息，确保无误后进行登记。（3）登记内容包括文件编号、来文单位、文件标题、文号、日期、密级、份数、收文时间、承办部门等。（4）对于紧急文件，要立即通知相关领导和部门，并按照规定的程序进行处理。（5）对收到的文件进行分类整理，根据文件内容和性质，分别归入相应的档案盒或文件夹中。2.发文管理（1）学校各部门、各年级组、各班级需要发文时，应填写《学校发文审批表》，详细注明发文的标题、文号、主送单位、抄送单位、正文内容、拟稿人、审核人、签发人等信息。（2）《学校发文审批表》经部门负责人审核、学校领导签发后，方可交由学校办公室进行编号、打印、盖章等发文程序。（3）发文编号应按照学校的编号规则进行编制，确保文件编号的唯一性和规范性。（4）文件打印要清晰、规范，格式符合学校的要求。盖章要清晰、端正，确保文件的严肃性。（5）发文后，要及时将文件的纸质版和电子版分别存档，并按照规定的范围进行分发。三、文件传阅管理1.传阅范围确定（1）学校办公室根据文件内容和工作需要，确定文件的传阅范围。传阅范围一般包括学校领导、相关部门负责人等。（2）对于涉及全校性重要工作的文件，应扩大传阅范围，确保相关人员能够及时了解文件精神。（3）对于涉及机密的文件，要严格控制传阅范围，按照保密规定进行传阅。2.传阅方式（1）文件传阅一般采用纸质传阅和电子传阅相结合的方式。纸质文件传阅时，应使用专门的文件传阅夹，确保文件的安全和整洁。（2）电子文件传阅时，应通过学校内部办公系统或电子邮件等方式进行传递，确保文件能够及时、准确地送达传阅人员手中。（3）传阅人员收到文件后，应在文件传阅记录上签字，注明收到时间。3.传阅顺序（1）文件传阅应按照规定的顺序进行，一般先送学校领导，再送相关部门负责人。（2）对于需要多个部门共同办理的文件，应按照工作流程依次传阅相关部门，确保文件能够得到及时处理。（3）传阅人员在传阅文件时，应严格按照规定的时间和顺序进行传递，不得擅自积压或延误文件。4.传阅时间控制（1）一般文件的传阅时间不得超过[X]个工作日，紧急文件应在规定的时间内完成传阅和处理。（2）传阅人员应合理安排工作时间，及时阅读和处理文件，不得拖延传阅时间。（3）对于传阅时间较长的文件，学校办公室应及时进行催办，确保文件能够尽快得到处理。四、文件保管管理1.保管责任（1）学校办公室负责学校文件的统一保管工作，确保文件的安全和完整。（2）各部门、各年级组、各班级应指定专人负责本部门文件的保管工作，建立健全文件保管制度，确保文件的妥善保管。2.保管方式（1）学校文件应分类存放，建立纸质档案和电子档案相结合的保管体系。纸质档案应按照档案管理的要求进行整理、装订、编号，存入专门的档案柜中。（2）电子档案应按照文件的类别和时间顺序进行分类存储，建立备份机制，确保电子文件的安全和可查阅性。（3）对于重要文件和机密文件，应采取加密存储、专人保管等措施，确保文件的保密性。3.保管期限（1）学校文件的保管期限应根据文件的性质和重要程度确定，一般分为永久保管、长期保管和短期保管。（2）永久保管的文件主要包括学校的重要规章制度、会议纪要、历史资料等；长期保管的文件主要包括学校的工作计划、总结、财务报表等；短期保管的文件主要包括临时性的通知、简报等。（3）保管期限届满的文件，应按照档案管理的规定进行鉴定和销毁，确保文件的清理和归档工作的规范进行。五、文件借阅管理1.借阅范围（1）学校内部人员因工作需要借阅文件时，应填写《学校文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅目的、借阅时间等信息。（2）借阅范围一般限于学校领导、相关部门负责人和因工作需要查阅文件的工作人员。（3）对于机密文件和重要文件，未经学校领导批准，不得借阅。2.借阅审批（1）《学校文件借阅申请表》经部门负责人审核、学校领导批准后，方可到学校办公室办理借阅手续。（2）学校办公室应按照批准的借阅范围和时间进行文件借阅登记，记录借阅人员的姓名、部门、借阅文件名称、文号、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限（1）文件借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。（2）借阅人员应在规定的期限内归还文件，不得擅自转借他人或逾期不还。4.归还要求（1）借阅人员归还文件时，应确保文件的完整性和保密性，不得在文件上涂改、污损或丢失。（2）学校办公室应对归还的文件进行认真检查，如发现问题，应及时与借阅人员联系，查明原因并进行处理。六、文件保密管理1.保密制度（1）学校应建立健全文件保密制度，明确保密责任，加强对文件保密工作的管理。（2）文件管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容和机密信息。（3）对于涉及机密的文件，应按照保密规定进行标识、传递、保管和销毁。2.保密措施（1）在文件传递过程中，应采取加密、密封等措施，确保文件的保密性。（2）在文件保管过程中，应设置专门的保密场所，配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁等，确保文件的安全。（3）在文件查阅过程中，应严格控制查阅范围，查阅人员不得擅自摘抄、复印文件内容。如需摘抄、复印，应经学校领导批准，并按照保密规定进行处理。3.保密教育（1）学校应定期组织文件保密教育活动，提高全体教职工的保密意识和保密技能。（2）文件管理人员应参加专门的保密培训，熟悉保密法律法规和学校的保密制度，掌握保密工作的基本知识和技能。七、文件处理流程1.收文处理流程（1）学校办公室收到文件后，进行登记、分类、编号。（2）根据文件内容和性质，确定传阅范围和承办部门。（3）将文件送相关领导和部门传阅、承办。（4）承办部门收到文件后，按照规定的时间和要求进行处理，并将处理结果反馈给学校办公室。（5）学校办公室对文件的处理情况进行跟踪和催办，确保文件得到及时处理。（6）文件处理完毕后，按照档案管理的要求进行归档。2.发文处理流程（1）学校各部门、各年级组、各班级填写《学校发文审批表》，经部门负责人审核、学校领导签发后，交由学校办公室进行编号、打印、盖章等发文程序。（2）学校办公室按照规定的范围进行文件分发，并将文件的纸质版和电子版分别存档。3.文件传阅处理流程（1）学校办公室确定文件的传阅范围和传阅顺序。（2）将文件送传阅人员传阅，传阅人员在文件传阅记录上签字。（3）传阅人员按照规定的时间和顺序进行文件传递，不得擅自积压或延误文件。（4）对于传阅时间较长的文件，学校办公室及时进行催办。（5）文件传阅完毕后，学校办公室收回文件，并进行整理和归档。八、监督与考核1.监督检查（1）学校办公室负责对学校文件收发传阅管理工作进行监督检查，定期对各部门、各年级组、各班级的文件管理情况进行抽查。（2）监督检查内容包括文件的收发、传阅、保管、借阅等环节的工作情况，以及文件管理规章制度的执行情况。（3）对于监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。2.考核评价（1）学校将文件收发传阅管理工作纳入各部门、各年级组、各班级的工作考核评价体系，作为考核工作绩效的重要依据之一。（2）考核评价内容包括文件管理工作的规范性、准确性、及时性、保密性等方面的情况。（3）对于文件管理工作成绩突出的部门和个人，学校将