合同审核管理办法

合同审核管理办法一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同审核流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策的规定。风险防控原则：对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行全面评估和防控。审核把关原则：各审核环节应严格履行职责，确保合同内容合法、条款完备、风险可控。效率优先原则：在确保合同质量的前提下，提高审核效率，保障公司业务的顺利开展。二、合同审核职责分工1.业务部门负责合同项目的发起、谈判、起草工作，确保合同内容符合业务实际需求。对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查核实，并提供相关资料。配合审核部门对合同进行审核，根据审核意见对合同进行修改完善。负责合同的履行跟踪，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向审核部门反馈相关情况。2.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。对合同中的法律术语、格式条款等进行规范，确保合同表述准确、清晰。参与重大合同的谈判、起草工作，提供法律专业意见和建议。负责处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。3.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务条款合理、可行。对合同的资金预算、成本效益等进行分析评估，为合同决策提供财务依据。协助业务部门做好合同款项的收付管理，监督合同履行过程中的财务风险。4.审计部门负责对重大合同进行审计监督，审查合同签订、履行过程是否符合公司内部管理规定和程序。对合同的经济效益、内部控制等方面进行评价，提出审计意见和建议。配合相关部门对合同纠纷进行调查处理，提供审计支持。5.其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域，相关部门应按照职责分工，对合同中涉及的专业条款进行审核，提供专业意见和建议。三、合同审核流程1.合同起草业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。2.部门初审业务部门完成合同起草后，应将合同文本提交本部门负责人进行初审。初审主要审查合同内容是否符合业务实际需求，条款是否完整、明确，合同对方的主体资格、资信状况等是否符合要求。业务部门负责人初审通过后，在合同审批表上签署意见，并将合同文本及相关资料提交给审核部门。3.审核部门审核法务部门审核：法务部门收到业务部门提交的合同文本后，应在[X]个工作日内完成审核工作。审核重点包括合同的合法性、合规性、法律风险等方面。法务部门审核后，出具审核意见，明确指出合同存在的问题及修改建议，并在合同审批表上签署意见。财务部门审核：财务部门收到合同文本及相关资料后，应在[X]个工作日内完成审核工作。审核重点包括合同财务条款的合理性、可行性、资金预算等方面。财务部门审核后，出具审核意见，提出财务方面的意见和建议，并在合同审批表上签署意见。其他相关部门审核：根据合同涉及的具体业务领域，相关部门应在[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见，在合同审批表上签署意见。4.综合会审对于重大合同或涉及多个部门的合同，由合同主办部门组织召开综合会审会议。参加会议的人员包括业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门的负责人或代表。会议主要对合同的整体情况进行讨论和审议，各部门发表审核意见，共同研究解决合同中存在的问题。综合会审通过后，形成会审纪要，与会人员在纪要上签字确认。5.领导审批合同经审核部门审核及综合会审通过后，按照公司内部审批权限提交公司领导审批。合同审批权限如下：合同金额在[X]万元以下的，由[具体领导职务]审批；合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由[具体领导职务]审批；合同金额在[X]万元以上的，由[具体领导职务]审批。领导审批后，在合同审批表上签署意见。6.合同签订合同经领导审批通过后，业务部门应及时与合同对方签订合同。签订合同前，应再次核实合同对方的主体资格、资信状况等信息，确保合同签订的真实性和有效性。合同签订过程中，应严格按照合同文本内容填写，确保合同条款完整、准确，双方签字盖章齐全。合同签订后，业务部门应将合同原件一份交公司档案室存档，一份自留，一份交财务部门作为付款依据。四、合同审核内容1.合同主体资格审核审查合同对方是否具有合法的经营资格，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。核实合同对方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资质文件的真实性、有效性。对于特殊行业或领域的合同对方，还应审查其是否具备相应的行业资质或许可证书。2.合同内容合法性审核审查合同条款是否符合国家法律法规和政策的规定，是否存在违法违规内容。重点审查合同中的标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款是否合法有效。检查合同是否存在损害国家利益、社会公共利益或第三人合法权益的情形。3.合同条款完整性审核审查合同条款是否完整，是否涵盖了合同履行过程中可能涉及的各项事项。检查合同中的标的描述是否准确、清晰，数量、质量标准是否明确，价款或报酬的计算方式、支付方式是否合理。关注合同的履行期限、地点和方式是否明确，违约责任条款是否具体、可操作性强，争议解决方式是否符合法律规定和公司实际情况。4.合同风险防控审核对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，如市场风险、信用风险、法律风险等，并提出相应的防控措施。审查合同中的担保条款、保险条款等是否合理有效，是否能够有效降低合同风险。关注合同的变更、解除、终止等条款是否明确，是否符合法律规定和公司利益。5.合同文字表述审核审查合同文本的语言文字是否规范、准确，表述是否清晰，是否存在歧义。对合同中的法律术语、专业词汇等进行核对，确保其使用准确无误。检查合同文本的格式是否符合公司要求，排版是否整齐、美观。五、合同审核意见反馈与处理1.审核意见反馈审核部门完成合同审核后，应及时将审核意见反馈给业务部门。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，并说明理由。业务部门收到审核意见后，应认真研究分析，按照审核意见对合同进行修改完善。2.异议处理业务部门对审核意见如有异议，应在收到审核意见后的[X]个工作日内与审核部门进行沟通协商。沟通协商后仍无法达成一致意见的，业务部门可将争议事项提交给合同主办部门负责人或公司分管领导协调解决。合同主办部门负责人或公司分管领导应在[X]个工作日内组织相关部门进行研究讨论，形成最终处理意见。3.修改完善业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，并将修改后的合同文本再次提交给审核部门进行审核。审核部门应按照本办法的规定对修改后的合同文本进行审核，如仍存在问题，应继续提出审核意见，直至合同符合要求为止。六、合同履行跟踪与监督1.履行跟踪业务部门负责合同的履行跟踪，定期对合同履行情况进行检查，及时掌握合同对方的履约进度、质量等情况。如发现合同履行过程中出现问题，业务部门应及时与合同对方沟通协商，采取有效措施解决问题，并向审核部门反馈相关情况。2.监督检查审核部门负责对合同履行情况进行监督检查，定期或不定期对合同履行情况进行抽查。监督检查的内容包括合同履行进度、质量、款项收付等方面。如发现合同履行过程中存在风险或问题，审核部门应及时向业务部门发出风险提示，并要求业务部门采取措施加以解决。3.信息沟通业务部门与审核部门应建立有效的信息沟通机制，及时交流合同履行过程中的相关信息。业务部门应定期向审核部门报送合同履行情况报告，审核部门应根据业务部门报送的报告，对合同履行情况进行分析评估，为公司决策提供参考依据。七、合同纠纷处理1.纠纷预防公司各部门应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。同时，应建立合同纠纷预警机制，及时发现合同履行过程中可能出现的纠纷隐患，并采取有效措施加以防范。2.纠纷处理如发生合同纠纷，业务部门应及时向法务部门报告，并提供相关资料。法务部门应会同业务部门对合同纠纷进行调查分析，制定纠纷解决方案。纠纷解决方案应根据纠纷的具体情况，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规的规定和公司内部程序进行，维护公司的合法权益。3.经验总结合同纠纷处理完毕后，业务部门应会同法务部门对纠纷产生的原因、处理过程及结果进行总结分析，形成书面报告。报告应提出改进措施和建议，为今后的合同管理工作提供参考。八、合同档案管理1.档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交公司档案室存档。档案室应建立合同档案台账，对合同档案进行详细登记，确保合同档案的完整性和准确性。2.档案整理档案室应定期对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类归档，便于查阅和管理。同时，应对合同档案进行编号，建立电子档案目录，提高档案检索效率。3.档案保管档案室应妥善保管合同档案，确保档案的安全。合同档案应存放在专门的档案柜中，防潮、防虫、防火、防盗。同时，应定期对合同档案进行检查，发现问题及时处理。4.档案查阅公司内部人员因工作需