供应商管理规定

供应商管理规定一、总则1.目的本规定旨在建立科学、规范、有效的供应商管理体系，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，同时与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系。2.适用范围本规定适用于公司所有采购物资及服务的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、外包服务等各类供应商。3.职责分工采购部门负责供应商的开发、评估、选择、采购合同的签订与执行，以及供应商日常管理工作的协调与沟通。收集市场供应商信息，建立供应商数据库，并定期维护更新。对采购物资和服务的交付情况进行跟踪，及时反馈质量、交货期等问题，并督促供应商改进。质量部门参与供应商的评估与选择，负责对供应商提供的物资和服务进行质量检验和验收。对供应商的质量管理体系进行审核，协助采购部门推动供应商质量改进工作。负责收集、分析供应商产品质量数据，及时发现质量问题并采取措施解决。技术部门提供物资和服务的技术标准和要求，协助采购部门对供应商进行技术能力评估。在采购过程中，对技术问题提供支持和解决方案，确保所采购的物资和服务满足技术需求。其他相关部门根据各自职责，配合采购部门、质量部门、技术部门开展供应商管理工作，如提供使用反馈、参与供应商评估等。二、供应商开发1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流等。收集的信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品或服务质量、价格水平、售后服务等方面。2.供应商初步筛选采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，根据公司采购需求和供应商基本情况，确定符合基本条件的供应商名单。基本条件包括：具有合法经营资质，具备相关生产或服务能力，产品或服务质量符合行业标准，价格具有竞争力，信誉良好等。3.供应商实地考察对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等方面。实地考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价，并提出是否推荐成为公司供应商的建议。4.供应商资质审核采购部门负责收集供应商的相关资质文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、环保认证证书等，并提交质量部门进行审核。质量部门对供应商资质文件进行审核，确保供应商具备合法合规的经营资质和能力，符合公司采购要求。审核通过后，质量部门在资质文件上加盖审核章，并将审核结果反馈给采购部门。5.供应商样品测试对于通过资质审核的供应商，采购部门要求其提供样品进行测试。样品应按照公司规定的技术标准和要求进行提供，数量和规格应满足测试需求。质量部门负责对供应商样品进行测试，测试合格后出具《样品测试报告》。样品测试结果作为供应商评估和选择的重要依据之一。三、供应商评估1.评估周期对已合作的供应商，每年进行一次全面评估；对于新合作的供应商，在合作初期进行重点评估，评估周期可根据实际情况适当缩短。当供应商出现重大质量问题、交货期延误、服务水平下降等情况时，应及时进行专项评估。2.评估指标质量指标：包括产品或服务的合格率、退货率、质量稳定性等。质量指标是评估供应商的核心指标，直接影响公司产品质量和生产经营活动。交货期指标：包括按时交货率、交货周期等。交货期的准时性对公司生产计划的执行至关重要，应确保供应商能够按时、按量交付物资和服务。价格指标：包括采购价格的合理性、价格波动情况等。在保证质量和交货期的前提下，应选择价格具有竞争力的供应商，同时关注价格波动对成本的影响。服务指标：包括售前服务、售中服务、售后服务等方面。良好的服务能够提高公司与供应商合作的满意度，增强合作关系的稳定性。管理指标：包括供应商的质量管理体系、生产管理体系、财务管理体系等方面。完善的管理体系有助于供应商持续稳定地提供高质量的产品和服务。3.评估方法问卷调查：采购部门向公司内部相关部门发放《供应商评估调查问卷》，收集各部门对供应商在质量、交货期、价格、服务等方面的反馈意见和评价。数据分析：采购部门和质量部门对供应商的质量数据、交货期数据、价格数据等进行收集和分析，评估供应商在各项指标上的表现。现场审核：定期或不定期对供应商进行现场审核，检查供应商的生产经营情况、质量管理体系运行情况、设备维护情况等，确保供应商持续满足公司要求。综合评价：采购部门根据问卷调查结果、数据分析结果、现场审核情况等，对供应商进行综合评价，确定供应商的评估等级。4.评估等级划分优秀供应商：评估得分在90分及以上，各项指标表现优秀，能够持续稳定地提供高质量的产品和服务，与公司合作良好，具有较强的合作意愿和发展潜力。合格供应商：评估得分在7089分之间，各项指标基本满足公司要求，但在某些方面可能存在一定的改进空间，需要与供应商沟通并督促其改进。不合格供应商：评估得分在70分以下，存在严重的质量问题、交货期延误问题或其他重大问题，不能满足公司采购要求，应暂停合作或终止合作关系。四、供应商选择1.选择原则质量优先：优先选择产品或服务质量可靠、质量管理体系完善的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司质量标准。价格合理：在保证质量的前提下，选择价格具有竞争力的供应商，降低采购成本。交货及时：选择能够按时、按量交付物资和服务的供应商，保障公司生产经营活动的顺利进行。服务良好：选择服务意识强、售后服务完善的供应商，提高公司与供应商合作的满意度。长期合作：与具有良好信誉、合作意愿强、发展潜力大的供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。2.选择流程采购部门根据供应商评估结果，结合公司采购需求和采购策略，从合格供应商名单中筛选出若干候选供应商。采购部门组织相关部门对候选供应商进行综合评审，评审内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、服务能力、企业信誉等方面。采购部门根据综合评审结果，选择最优供应商作为最终合作对象，并与其签订采购合同。3.采购合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应提交公司法律部门进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。五、供应商日常管理1.沟通与协调采购部门与供应商保持密切的沟通与协调，定期召开供应商会议，及时传达公司采购需求和相关政策要求，了解供应商的生产经营情况和合作中存在的问题。对于采购过程中出现的质量问题、交货期问题、价格问题等，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案，并跟踪问题解决情况。建立供应商投诉渠道，接受供应商的反馈意见和建议，及时处理供应商的投诉，维护供应商的合法权益。2.订单管理采购部门根据公司生产经营计划和库存情况，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物资或服务的规格、数量、交货期、交货地点等详细信息。采购部门跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的备货、生产、发货等进度，确保供应商按时、按量交付物资和服务。对于采购订单的变更，采购部门应及时与供应商沟通协商，办理相关变更手续，确保双方权益得到保障。3.质量控制质量部门按照公司质量检验标准和验收流程，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和验收。对于检验不合格的物资和服务，质量部门应及时通知采购部门，并要求供应商采取整改措施。整改合格后，重新进行检验和验收。质量部门定期对供应商的质量管理体系进行审核，督促供应商持续改进质量管理水平，确保所提供的物资和服务质量稳定可靠。4.交货期管理采购部门与供应商明确交货期要求，并跟踪供应商的交货进度。对于可能影响交货期的因素，采购部门应提前与供应商沟通协商，采取相应的措施确保按时交货。若供应商出现交货期延误情况，采购部门应及时了解原因，并要求供应商给出延误时间和解决措施。同时，评估交货期延误对公司生产经营活动的影响，采取相应的应对措施。5.价格管理采购部门定期关注市场价格动态，与供应商协商采购价格。对于价格波动较大的物资和服务，采购部门应与供应商签订价格调整协议，明确价格调整的条件和方式。在采购合同执行过程中，若市场价格发生重大变化，采购部门应根据合同约定和实际情况，与供应商协商调整采购价格，确保双方利益不受损失。6.供应商绩效评估采购部门定期对供应商的绩效进行评估，评估内容包括质量、交货期、价格、服务等方面的表现。评估结果作为供应商后续合作、奖励或处罚的依据。根据供应商绩效评估结果，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等；对表现不佳的供应商给予警告、限期整改等处罚措施，如连续多次评估不合格，应暂停合作或终止合作关系。六、供应商激励与改进1.激励措施物质激励：对在质量、交货期、价格、服务等方面表现优秀的供应商，给予一定的物质奖励，如奖金、礼品、优先付款等。精神激励：通过颁发荣誉证书、公开表彰等方式，对优秀供应商给予精神激励，增强供应商的荣誉感和责任感。业务激励：增加优秀供应商的采购份额，给予更多的合作机会，帮助供应商拓展业务，实现互利共赢。2.改进措施培训与指导：对于在评估中发现存在问题的供应商，采购部门和质量部门可组织相关培训和指导，帮助供应商提高质量管理水平、生产管理水平和服务水平。供应商辅导计划：针对供应商存在的具体问题，制定专门的辅导计划，明确改进目标、措施和时间节点，跟踪供应商改进情况，确保问题得到有效解决。建立供应商改进档案：记录供应商的改进过程和结果，对供应商的改进情况进行持续跟踪和评估，为供应商管理提供参考依据。七、供应商退出管理1.退出情形供应商出现严重质量问题，经多次整改仍无法满足公司质量要求。供应商连续多次交货期延误，严重影响公司生产经营计划的执行。供应商提供的物资或服务价格严重高于市场同类产品或服务，且无合理理由。供应商违反采购合同约定，给公司造成重大损失。供应商经营状况恶化，出现破产、倒闭等情况，无法继续履行合同义务。2.退出流程采购部门发现供应商存在上述退出情形时，应及时与供应商沟通协商，了解情况并要求其采取整改措施。若供应商在规定时间内未能有效整改，采购部门应向供应商发出《供应商退出通