会议通管理办法

会议通管理办法一、总则1.目的为了加强公司会议管理，提高会议效率，确保会议信息的准确传达和有效执行，特制定本会议通管理办法。2.适用范围本办法适用于公司内部各类会议的组织、安排、记录、跟踪及相关信息的管理。3.原则（1）精简高效原则：会议应注重实效，精简会议内容和流程，避免冗长、繁琐的会议形式，提高会议效率。（2）信息准确原则：会议传递的信息应准确、清晰，避免模糊、歧义的表述，确保参会人员能够准确理解会议内容。（3）责任明确原则：明确会议组织、主持、记录等各环节的责任，确保会议各项工作有序进行。二、会议分类及流程1.会议分类（1）公司级会议：包括公司年度会议、季度会议、月度会议等，由公司高层领导主持，各部门负责人及相关人员参加。（2）部门级会议：由各部门自行组织召开，包括部门周会、月会、专题会议等，部门负责人主持，部门内员工参加。（3）跨部门会议：涉及多个部门协作事项的会议，由相关部门共同组织，指定负责人主持，各相关部门人员参加。2.会议流程（1）会议筹备确定会议主题和目的：根据公司业务需求和工作安排，明确会议要讨论的核心问题和预期达成的目标。确定参会人员：根据会议主题和目的，确定参会的部门、人员名单，并提前通知相关人员。确定会议时间和地点：选择合适的时间和地点召开会议，确保参会人员能够按时参加，会议地点应具备良好的会议条件。准备会议资料：根据会议主题和议程，准备相关的文件、报告、数据等资料，提前发送给参会人员，以便其提前了解会议内容，做好准备。（2）会议通知提前通知：会议组织者应提前[X]个工作日将会议通知发送给参会人员，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议资料等信息。确认参会人员：在会议召开前[X]小时，再次确认参会人员是否能够按时参加会议，对于不能参加的人员，要了解原因，并及时调整会议安排。（3）会议组织会议签到：参会人员应提前到达会议地点，进行签到。会议组织者应安排专人负责签到工作，记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。会议开场：会议主持人应准时开场，介绍会议主题、目的、议程和参会人员，简要说明会议的规则和要求。会议进行：按照会议议程，依次进行各项议题的讨论。主持人应引导参会人员积极发言，充分发表意见和建议，确保会议讨论的深入和有效。对于讨论中的争议问题，应及时协调解决，避免会议陷入僵局。会议记录：会议组织者应安排专人负责会议记录，记录会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的问题和解决方案等信息。会议记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议的全过程。（4）会议结束总结归纳：会议主持人应对会议进行总结，归纳会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的问题和解决方案等，强调会议的重点和下一步工作要求。会议决议：对于会议达成的决议，应明确责任人和完成时间，形成会议纪要，并及时发送给参会人员。会议纪要应包括会议基本信息、会议议程、会议讨论内容、会议决议等内容，经主持人审核后发布。跟踪落实：会议组织者应负责对会议决议的执行情况进行跟踪和督促，确保决议得到有效落实。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，并向相关领导汇报。三、会议通使用规范1.账号管理（1）公司为每位员工分配会议通账号，员工应妥善保管自己的账号和密码，不得泄露给他人。（2）如员工离职或岗位变动，所在部门应及时通知会议通管理员，管理员应及时注销或调整其账号权限。2.会议预约（1）员工如需召开会议，应提前使用会议通系统进行会议预约，填写会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容等信息。（2）会议预约应至少提前[X]个工作日进行，以便相关人员有足够的时间准备和安排工作。（3）对于临时召开的紧急会议，应在会议召开前[X]小时内进行预约，并及时通知参会人员。3.会议通知（1）会议预约成功后，会议组织者应通过会议通系统向参会人员发送会议通知，通知内容应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、会议资料等信息。（2）会议通知应确保准确无误，避免因通知内容不清晰或错误导致参会人员误解或无法按时参加会议。（3）参会人员收到会议通知后，应及时查看并确认是否能够按时参加会议。如不能参加，应在会议召开前[X]小时内向会议组织者请假，并说明原因。4.会议记录（1）会议组织者应安排专人负责会议记录，记录人员应在会议开始前打开会议通系统的记录功能，实时记录会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的问题和解决方案等信息。（2）会议记录应采用规范的格式和语言，准确、完整、清晰地反映会议的全过程。记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，并提交给会议组织者审核。（3）会议组织者审核通过后，会议记录应及时上传至会议通系统，供参会人员查阅和下载。5.会议纪要（1）会议结束后，会议组织者应及时整理会议纪要，会议纪要应包括会议基本信息、会议议程、会议讨论内容、会议决议等内容。（2）会议纪要应经主持人审核后发布，发布后应及时通知参会人员查阅。参会人员如有异议，应在[X]个工作日内提出，会议组织者应及时进行修改和完善。（3）会议纪要应作为公司重要的文件资料进行存档，保存期限为[X]年。四、会议通系统维护与管理1.系统维护（1）公司指定专人负责会议通系统的日常维护和管理，确保系统的正常运行。（2）系统管理员应定期对系统进行检查和维护，包括服务器性能、网络连接、数据备份等方面，及时发现并解决系统出现的问题。（3）对于系统升级、更新等操作，系统管理员应提前做好备份和测试工作，确保操作的安全性和稳定性。在升级、更新完成后，应及时通知用户进行测试和使用。2.数据管理（1）会议通系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的位置，保存期限为[X]年。（2）系统管理员应定期对备份数据进行检查和验证，确保数据的完整性和可用性。如发现数据丢失或损坏，应及时进行恢复和处理。（3）对于会议通系统中的用户信息、会议记录、会议纪要等数据，应严格按照公司的信息安全管理规定进行管理，确保数据的保密性、完整性和可用性。3.用户培训（1）公司应定期组织会议通系统的用户培训，提高用户的操作技能和使用水平。培训内容应包括系统功能介绍、操作流程演示、常见问题解答等方面。（2）新员工入职时，应及时进行会议通系统的培训，确保其能够熟练使用系统进行会议预约、通知、记录等操作。（3）对于用户在使用过程中遇到的问题，系统管理员应及时提供技术支持和帮助，确保用户能够顺利使用系统。五、会议评估与改进1.会议评估（1）公司定期对会议的组织、效果等进行评估，评估方式包括问卷调查、参会人员反馈、会议记录分析等。（2）会议评估内容应包括会议主题明确性、议程合理性、时间控制、参会人员参与度、会议决议执行情况等方面。（3）会议评估结果应形成报告，报告内容应包括评估基本情况、存在问题、改进建议等，提交给公司领导和相关部门参考。2.改进措施（1）根据会议评估结果，针对存在的问题，制定相应的改进措施，并明确责任人和完成时间。（2）改进措施应具有针对性和可操作性，能够有效解决会议中存在的问题，提高会议效率和质量。（3）公司应定期