深圳地区污水管网工程档案资料归档细则2

深圳地区污水管网工程档案资料归档细则2一、总则1.目的为加强深圳地区污水管网工程档案资料的规范化管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设、运行维护、管理决策等提供可靠依据，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于深圳地区新建、改建、扩建的污水管网工程档案资料的归档管理。3.归档原则档案资料归档应遵循真实性、完整性、准确性、系统性和及时性的原则，确保档案资料能够全面、准确地反映污水管网工程建设全过程。二、归档范围1.前期文件项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。工程勘察报告、设计文件（初步设计、施工图设计等）、设计变更文件等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程测量记录、地质勘察记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告、试验记录等。施工日志、工程洽商记录、工程变更通知等。施工单位资质证书、人员资质证书等。3.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结等。监理通知单、监理会议纪要、工程质量评估报告等。监理单位资质证书、人员资质证书等。4.竣工图污水管网总平面图、纵断面图、横断面图等。管道安装图、检查井及附属设施结构图等。竣工图编制说明、图纸会审记录、设计变更通知单及相应的修改图等。5.竣工验收文件工程竣工验收报告、竣工验收备案表等。工程质量保修书、工程使用说明书等。工程竣工结算报告、审计报告等。工程声像资料、电子档案等。三、归档要求1.纸质档案归档文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等。归档文件应字迹清晰，图样清楚，图表整洁，签字盖章手续完备。归档文件应按照分类方案和编号顺序进行排列，编制页码，并填写卷内目录和备考表。案卷应采用统一规格的档案盒进行装订，档案盒应标明工程名称、案卷题名、保管期限等信息。2.电子档案电子档案应与纸质档案内容一致，采用通用格式进行存储，如PDF、DOC、XLS等。电子档案应按照工程建设阶段和文件类别进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。3.声像档案声像档案应真实反映污水管网工程建设全过程，包括工程开工、建设过程、竣工验收等重要环节。声像档案应图像清晰、声音清楚，标注准确的拍摄时间、地点、内容等信息。声像档案应按照内容和时间顺序进行整理，编制目录，并刻录成光盘进行存储。四、归档流程1.文件收集施工单位、监理单位等各参建单位应指定专人负责档案资料的收集工作，按照归档范围及时收集本单位形成的各类文件资料。建设单位应定期对各参建单位的文件资料收集情况进行检查和督促，确保文件资料的及时、完整收集。2.文件整理各参建单位应对收集到的文件资料进行分类整理，按照归档要求进行编目、装订等工作，确保文件资料的规范、整齐。建设单位应组织对各参建单位整理好的文件资料进行审核，对不符合要求的文件资料及时返回原单位进行整改。3.文件归档经审核合格的文件资料，各参建单位应按照规定的时间和要求向建设单位进行归档。建设单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案资料的接收、保管和整理工作，对归档的文件资料进行分类存放，并建立档案台账。五、档案保管期限1.永久保管项目立项批复、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。工程竣工验收报告、竣工验收备案表等。工程质量保修书、工程使用说明书等。2.长期保管工程勘察报告、设计文件（初步设计、施工图设计等）、设计变更文件等。施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程测量记录、地质勘察记录、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告、试验记录等。监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结等。竣工图。3.短期保管施工日志、工程洽商记录、工程变更通知等。监理通知单、监理会议纪要、工程质量评估报告等。工程竣工结算报告、审计报告等。六、档案利用1.借阅制度因工作需要查阅档案资料的单位或个人，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案资料应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案资料。2.查阅制度查阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规章制度。查阅重要档案资料时，应有档案管理人员在场陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案资料。3.档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案资料的借阅、查阅情况进行详细记录，包括借阅（查阅）时间、单位、人员、档案名称、用途等信息，以便于统计和查询。七、档案信息化管理1.档案管理系统建设建设单位应建立污水管网工程档案管理系统，实现档案资料的电子化管理和信息化检索。档案管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、备份等功能，能够满足档案管理工作的需要。2.档案数据录入档案管理人员应按照档案管理系统的要求，及时将纸质档案资料进行电子化录入，确保档案数据的准确、完整。档案数据录入应严格按照档案整理的分类和编号顺序进行，确保档案数据与纸质档案资料的一致性。3.档案信息安全档案管理部门应加强档案信息安全管理，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。档案管理系统应设置不同的用户权限，对档案资料的访问进行严格控制，确保档案信息的安全性。八、档案销毁1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的档案资料。经鉴定确认的重复、无效或错误的档案资料。2.销毁程序档案管理部门应定期对档案资料进行清理和鉴定，编制档案销毁清册，注明档案名称、保管期限、销毁原因等信息。档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核、单位主管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行，并对销毁过程进行记录，确保档案资料的彻底销毁。3.销毁监督档案管理部门应定期对档案销毁情况进行检查和监督，确保档案销毁工作符合规定要求，防止档案资料的不当