国美电器购销合同财务审核管理规定

国美电器购销合同财务审核管理规定一、总则1.目的为规范国美电器购销合同的财务审核流程，加强合同财务管理，防范财务风险，保障公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于国美电器与供应商、经销商等签订的各类购销合同的财务审核工作。3.基本原则合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规及公司相关规定。准确性原则：合同条款中的财务数据、结算方式、付款条件等应准确无误。完整性原则：合同相关财务条款应完整，无遗漏重要信息。风险可控原则：充分评估合同执行过程中的财务风险，并采取有效措施加以控制。二、审核职责分工1.财务部门负责对购销合同进行全面财务审核，重点审查合同中的财务条款、结算方式、付款条件、价格条款、费用承担等内容。评估合同对公司财务状况和经营成果的影响，提出财务方面的意见和建议。建立合同财务审核档案，对审核过程及结果进行记录和保存。2.业务部门负责合同的起草、谈判，并确保合同业务内容的真实性、合理性和可行性。配合财务部门进行财务审核工作，提供相关业务资料和解释说明。按照合同约定履行合同义务，及时与财务部门沟通合同执行过程中的财务问题。3.法务部门审查合同的合法性，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。协助财务部门审核合同中的法律条款对财务的影响，提出法律意见。三、审核流程1.送审业务部门完成合同起草和谈判后，将合同文本及相关附件提交至财务部门进行财务审核。送审材料应包括合同初稿、业务背景说明、市场调研报告、价格分析等。财务部门收到送审材料后，应及时登记，并确定审核人员。2.初审审核人员对合同进行初步审查，重点关注合同中的财务条款。审查内容包括但不限于：结算方式：明确合同采用的结算方式，如现金结算、支票结算、银行转账、商业汇票等，并确保结算方式符合公司规定和业务实际情况。付款条件：审核付款期限、付款比例、付款节点等条款是否合理。例如，是否符合公司的资金安排，是否存在提前付款或延迟付款可能带来的风险。价格条款：检查合同价格是否合理，是否与市场价格相符，是否存在价格调整机制及调整条件。费用承担：明确合同中各项费用的承担方，如运输费、装卸费、保险费、税费等，避免费用承担不清晰导致的财务纠纷。发票条款：审查发票开具的类型（增值税专用发票或普通发票）、开具时间、开具内容等是否符合规定。初审过程中，审核人员如发现问题，应及时与业务部门沟通，要求业务部门做出解释或修改。3.复审对于金额较大、风险较高或涉及特殊业务的合同，财务部门应组织相关人员进行复审。复审人员应包括财务负责人、相关业务领域的专家等。复审人员在初审基础上，对合同的整体财务状况进行综合评估，重点关注合同对公司现金流、利润、资产负债等方面的影响。复审后，复审人员应出具复审意见，明确合同是否通过财务审核，以及提出进一步的改进建议。4.终审复审通过的合同，提交至公司管理层进行终审。管理层根据公司战略目标、财务状况和风险承受能力等因素，对合同进行最终审批。终审通过的合同，加盖公司公章后生效；如终审未通过，合同应返回业务部门进行修改或重新谈判。四、审核要点1.结算方式审核现金结算：严格控制现金结算的范围，对于金额较大的交易原则上不采用现金结算。如确需现金结算，应评估现金安全风险，并采取必要的防范措施。支票结算：审核支票的出票人、收款人、金额、日期等信息是否准确无误。关注支票的有效期和背书情况，确保支票的真实性和有效性。银行转账：审查银行账号信息是否正确，转账金额是否与合同约定一致。对于跨行转账，应考虑银行手续费、到账时间等因素。商业汇票：评估商业汇票的承兑人信用状况，确保汇票到期能够顺利承兑。审查汇票的格式、背书、签章等是否符合规定。2.付款条件审核付款期限：根据公司资金状况和业务特点，合理确定付款期限。避免过长或过短的付款期限给公司带来不利影响。对于新供应商或信用状况不佳的供应商，应适当缩短付款期限。付款比例：审核付款比例是否与合同执行进度相匹配。例如，对于分期交货的合同，应根据交货进度合理安排付款比例，避免提前支付过多款项。付款节点：明确付款节点的具体时间和条件，确保付款与合同履行情况紧密挂钩。如在验收合格后一定期限内付款，应审查验收标准和验收流程是否明确。3.价格条款审核市场价格比较：对比合同价格与市场同类产品或服务的价格水平，分析价格的合理性。如发现价格明显高于或低于市场平均水平，应要求业务部门做出解释，并提供相关依据。价格调整机制：审查合同中是否约定价格调整机制，以及调整的条件和方式是否合理。例如，是否根据市场价格波动、原材料价格变化等因素进行调整。价格构成明细：确保合同价格构成清晰，各项费用的计算依据明确。如包含运费、安装费等，应明确其具体金额和计算方式。4.费用承担审核明确费用范围：审核合同中各项费用的承担方是否明确，避免费用承担模糊导致的纠纷。费用范围应包括但不限于运输费、装卸费、保险费、税费、售后服务费等。税费承担：根据国家税收法规，明确合同中税费的承担方。对于增值税等流转税，应按照规定由相应的纳税义务人承担。同时，关注税费对合同价格的影响，确保价格条款的准确性。特殊费用处理：对于一些特殊费用，如促销费用、广告费用等，应审查其承担方式和支付条件是否合理。是否符合公司的营销政策和预算安排。5.发票条款审核发票类型：根据合同交易内容和公司财务规定，确定发票开具的类型。一般纳税人销售货物或提供应税劳务，应开具增值税专用发票；小规模纳税人或销售免税货物等情况，应开具普通发票。开具时间：明确发票开具的时间要求，确保公司能够及时取得发票进行账务处理。如约定在付款前开具发票，应审查业务部门是否能够按照要求督促供应商及时开票。开具内容：审核发票开具的内容是否与合同约定一致，包括货物名称、规格型号、数量、金额、税率等。确保发票内容真实、准确、完整，符合税务法规要求。五、风险评估与控制1.风险识别信用风险：供应商或经销商的信用状况不佳，可能导致货款无法按时收回、货物质量问题或合同违约等风险。市场风险：市场价格波动、原材料价格上涨等因素可能影响合同的盈利能力，导致公司成本增加或利润减少。法律风险：合同条款不符合法律法规要求，可能引发法律纠纷，给公司带来经济损失。财务风险：不合理的结算方式、付款条件或费用承担等条款，可能导致公司资金周转困难、财务成本增加等风险。2.风险评估财务部门会同业务部门、法务部门等对合同可能面临的风险进行评估，根据风险发生的可能性和影响程度，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险合同，应采取严格的审核措施和风险控制手段；对于中风险合同，应密切关注合同执行情况，及时发现和解决问题；对于低风险合同，可适当简化审核流程，但仍需进行必要的审查。3.风险控制措施信用管理：建立供应商和经销商信用评估体系，对其信用状况进行定期评估和动态管理。对于信用状况不佳的合作方，采取增加担保、缩短付款期限、提高预付款比例等风险控制措施。价格风险管理：加强市场价格监测和分析，建立价格预警机制。对于可能受价格波动影响较大的合同，可在合同中约定价格调整条款或采取套期保值等风险管理工具。法律合规审查：法务部门在合同审核过程中，严格把关合同的合法性，确保合同条款符合法律法规要求。对于重大合同或涉及复杂法律问题的合同，可聘请专业法律顾问进行审查。财务监控：财务部门在合同执行过程中，加强对资金流动、应收账款、应付账款等的监控。及时发现和解决财务风险问题，确保公司财务状况稳定。六、合同执行过程中的财务跟踪与监督1.资金安排根据合同约定的付款条件和付款期限，合理安排公司资金，确保按时足额支付货款。同时，优化资金使用效率，降低资金成本。对于大额付款或集中付款，提前制定资金计划，与银行等金融机构沟通协调，确保资金到位。2.应收账款管理业务部门负责应收账款的催收工作，财务部门提供应收账款账龄分析等数据支持。定期对应收账款进行清理，及时发现逾期账款，并采取有效措施进行催收。建立应收账款坏账准备制度，按照规定计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，按照公司审批程序进行核销处理。3.应付账款管理财务部门按照合同约定的付款期限和金额，及时支付应付账款。确保公司信用良好，维护与供应商的合作关系。定期核对应付账款账目，与供应商进行对账，发现差异及时查明原因并进行调整。4.发票管理业务部门督促供应商按照合同约定及时开具发票，并将发票及时传递给财务部门。财务部门对发票进行审核，确保发票符合规定后进行账务处理。建立发票登记制度，对发票的取得、开具、传递、保管等环节进行记录和管理。防止发票丢失、损毁等情况发生。七、合同变更与终止的财务处理1.合同变更合同变更涉及财务条款调整的，业务部门应及时通知财务部门，并提交变更申请及相关附件。财务部门对变更后的财务条款进行审核，评估其对公司财务状况和经营成果的影响。审核通过后，按照公司审批程序进行变更。合同变更后，财务部门应及时调整相关账务记录，确保财务数据的准确性。2.合同终止合同终止时，业务部门应清理合同执行情况，包括货物交付、款项收付、发票开具等。并将相关情况通知财务部门。财务部门对合同终止事项进行财务结算，核对往来账款，清理债权债务。按照合同约定和公司规定处理剩余款项和资产。对于因合同终止产生的损益，按照财务会计制度进行核算和处理。如涉及赔偿、违约金等事项，应审查其合法性和合理性，并进行相应的账务处理。八、档案管理1.财务部门负责建立合同财务审核档案，对合同审核过程中的送审材料、审核意见、审批文件等进行归档保存。2.合同财务审核档案应按照合同类别、年度等进行分类整理，便于查阅和管理。