设备代保管管理办法

设备代保管管理办法一、总则（一）目的为加强公司设备代保管业务的管理，规范代保管行为，明确各方责任和义务，确保设备在代保管期间的安全、完整，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司因各种原因委托外部单位或个人代保管设备的相关活动。（三）基本原则1.合法合规原则代保管业务应严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.责任明确原则明确委托方、受托方在设备代保管过程中的权利和义务，界定双方责任。3.安全保障原则确保设备在代保管期间不受损坏、丢失，保证设备性能和质量。4.成本效益原则在保证设备安全和代保管质量的前提下，合理控制代保管成本。二、职责分工（一）委托方职责1.负责提出设备代保管需求，明确代保管设备的详细信息，包括设备名称、规格型号、数量、原值等。2.对受托方的资质、信誉等进行考察和评估，选择合适的受托方签订代保管合同。3.定期检查设备代保管情况，有权要求受托方提供相关报告和资料。4.按照合同约定支付代保管费用。5.负责协调解决代保管过程中出现的与公司内部相关部门的问题。（二）受托方职责1.按照合同约定接收、保管设备，建立设备代保管台账，详细记录设备的出入库情况。2.提供安全适宜的代保管场所，配备必要的保管设施和条件，确保设备存放安全。3.对设备进行定期检查、维护和保养，及时发现并处理设备存在的问题，确保设备性能良好。4.负责代保管期间设备的安全保卫工作，防止设备被盗、被损坏等情况发生。5.按照合同约定向委托方提供设备代保管报告，包括设备状态、保管情况等。6.未经委托方书面同意，不得擅自将设备转借、出租或用于其他用途。三、代保管设备的交接（一）交接准备1.委托方在设备交付代保管前，应确保设备已进行必要的清理、维护和保养，设备技术资料齐全。2.受托方应根据代保管合同要求，做好接收设备的各项准备工作，包括保管场地清理、保管设施检查等。（二）交接流程1.双方共同对代保管设备进行清点，核对设备名称、规格型号、数量、外观等是否与合同约定一致。2.填写设备交接清单，详细记录设备的各项信息，双方签字确认。交接清单应一式多份，双方各执一份，同时抄送相关部门备案。3.办理设备资料交接手续，包括设备的说明书、合格证、图纸等技术资料，确保资料完整无缺。4.对于贵重、精密设备，可根据需要进行现场拍照或录像，作为设备交接的原始记录。四、代保管期间的保管要求（一）保管场所要求1.保管场所应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，温度、湿度应符合设备保管要求。2.对于有特殊要求的设备，如对环境洁净度有要求的电子设备，应在符合条件的洁净房间内保管。3.保管场所应设置明显的标识，标明设备名称、规格型号、保管区域等信息。（二）保管设施要求1.根据设备特点配备必要的保管设施，如货架、货柜、垫木、防护套等，确保设备存放稳固、安全。2.对大型设备或特殊设备，应根据需要设置专门的存放场地和固定装置，防止设备移动、碰撞。3.保管设施应定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）设备摆放要求1.设备应分类存放，按照设备的类别、型号、规格等进行合理排列，便于查找和管理。2.对于相互有影响的设备，如易产生静电的设备与易燃易爆设备，应分开存放。3.设备应摆放整齐，不得随意堆放，避免设备受到挤压、变形等损坏。（四）定期检查要求1.受托方应定期对代保管设备进行检查，一般每月至少检查一次，对于重点设备或有特殊要求的设备，应增加检查频次。2.检查内容包括设备外观是否有损坏、锈蚀，设备性能是否正常，保管设施是否完好等。3.每次检查应做好记录，记录内容包括检查时间、设备名称、规格型号、检查情况等，发现问题应及时报告委托方并采取相应措施。（五）维护保养要求1.根据设备的使用说明书和维护保养手册，制定设备维护保养计划，并按照计划对设备进行维护保养。2.维护保养工作应包括设备的清洁、润滑、紧固、调试等，确保设备处于良好的运行状态。3.对于需要专业技术人员进行维护保养的设备，应委托具有相应资质的单位或人员进行操作。4.做好设备维护保养记录，记录维护保养的时间、内容、维修更换的零部件等信息。（六）安全保卫要求1.受托方应加强代保管场所的安全保卫工作，设置必要的安全防范设施，如门禁系统、监控系统等。2.安排专人负责安全保卫工作，制定安全保卫制度，明确安全保卫人员的职责和工作流程。3.加强对进出保管场所人员和车辆的管理，严格执行出入登记制度，防止无关人员和车辆进入。4.定期对安全保卫设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发生安全事故或突发事件，应及时报告委托方并采取应急措施。五、代保管费用管理（一）费用标准1.代保管费用根据代保管设备的原值、保管期限、保管难度等因素综合确定，具体费用标准在代保管合同中明确。2.费用标准应合理、公平，既要保证受托方的合理收益，又要考虑委托方的成本控制。（二）费用支付1.委托方按照代保管合同约定的支付方式和时间向受托方支付代保管费用。2.受托方应在每次费用支付前向委托方提供合法有效的发票，委托方审核无误后办理支付手续。（三）费用调整1.在代保管期间，如因设备保管要求发生变化、市场物价波动等原因需要调整代保管费用的，双方应协商一致，并签订补充协议。2.费用调整应遵循公平合理、协商一致的原则，确保双方利益不受损害。六、合同管理（一）合同签订1.委托方与受托方应在设备代保管业务开展前签订书面代保管合同，明确双方的权利和义务。2.代保管合同应包括合同双方的基本信息、代保管设备的详细信息、保管期限、保管要求、费用标准及支付方式、双方的违约责任等条款。3.合同签订前，双方应对合同条款进行仔细审查，确保合同内容合法、合规、明确、完整。（二）合同履行1.双方应严格按照代保管合同约定履行各自的义务，确保设备代保管业务的顺利进行。2.在合同履行过程中，如一方需要变更合同条款，应及时与对方协商，并签订书面补充协议。3.委托方应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与终止1.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因需要变更或终止代保管合同的，双方应协商解决，并签订相关协议。2.代保管合同期满或合同约定的终止条件成就时，合同自然终止。双方应按照合同约定办理设备交接、费用结算等手续。3.在合同终止后，受托方应妥善保管代保管设备及相关资料，等待委托方处置。七、监督与检查（一）内部监督1.公司相关部门应定期对设备代保管业务进行内部监督检查，检查内容包括代保管合同执行情况、设备保管情况、费用支付情况等。2.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求受托方限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）受托方自查1.受托方应建立健全内部自查制度，定期对代保管业务进行自查，发现问题及时整改。2.受托方应将自查情况定期报告委托方，接受委托方的监督和检查。（三）违规处理1.如发现受托方在设备代保管过程中存在违反合同约定或法律法规的行为，委托方有权要求受托方限期整改，并按照合同约定扣除相应的代保管费用。2.对于情节严重的违规行为，委托方有权解除代保管合