北京融科智地房地产开发有限公司物品管理办法

北京融科智地房地产开发有限公司物品管理办法一、总则（一）目的为加强北京融科智地房地产开发有限公司（以下简称"公司"）物品管理，规范物品采购、使用、保管及处置等行为，提高物品使用效率，降低公司运营成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各项目公司、分公司的物品管理活动。（三）基本原则1.归口管理原则：公司各部门按照职责分工，负责归口物品的管理工作。2.预算控制原则：物品采购应纳入年度预算管理，严格控制费用支出。3.节约高效原则：倡导节约使用物品，提高物品使用效率，避免浪费。4.规范透明原则：物品管理各环节应严格按照规定流程进行，确保公开、公平、公正。二、物品分类及归口管理部门（一）物品分类1.办公用品：包括办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、办公文具等。2.办公设备：如投影仪、空调、饮水机、碎纸机等。3.低值易耗品：扫把、拖把、垃圾桶、垃圾袋、纸张、墨盒、硒鼓等。4.工程物资：用于项目建设的各类材料、构配件、设备等。5.营销物料：宣传册、海报、楼书、模型、礼品等。6.其他物品：不属于以上分类的其他物品。（二）归口管理部门1.行政部门：负责办公用品、办公设备、低值易耗品等的采购、发放、调配及日常管理。2.工程部门：负责工程物资的采购、验收、保管及发放，确保工程物资满足项目建设需求。3.营销部门：负责营销物料的设计、制作、采购及管理，保障营销活动顺利开展。4.财务部门：负责物品采购预算的审核、费用报销的审核及监督物品管理相关财务制度的执行。三、物品采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作需要和实际库存情况，于每年[具体时间]前编制下一年度物品采购计划，报归口管理部门审核。2.采购计划应明确物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容，并详细说明采购原因及用途。3.归口管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司预算及库存情况，编制公司年度物品采购总计划，报公司领导审批。（二）采购审批1.物品采购应严格按照审批流程进行，审批权限根据物品金额大小划分。采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。采购金额在[X]元至[X]元之间的，由归口管理部门负责人审核，分管领导审批。采购金额在[X]元以上的，由归口管理部门负责人审核，分管领导审核后，报公司总经理审批。2.紧急采购事项，经部门负责人口头请示分管领导同意后，可先行采购，但事后应及时补办审批手续。（三）采购实施1.归口管理部门根据审批后的采购计划，按照公司采购管理制度选择合格的供应商进行采购。2.采购人员应与供应商签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益。3.对于批量采购的物品，应采用招标、询价、竞争性谈判等方式，选择性价比最优的供应商和采购方案。（四）采购验收1.物品到货后，采购人员应及时通知归口管理部门及相关使用部门进行验收。2.验收人员应依据采购合同及相关标准对物品的数量、规格、型号、质量等进行仔细核对，确保物品符合要求。3.对于工程物资等重要物品，验收过程中应留存相关质量证明文件及检验报告等资料。4.验收合格的物品，由验收人员在验收单上签字确认；验收不合格的物品，应及时与供应商联系退换货事宜，并做好记录。四、物品使用与保管管理（一）领用登记1.员工领用办公用品、低值易耗品等物品时，应填写物品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审批后，到归口管理部门领取。2.归口管理部门应建立物品领用台账，详细记录物品的领用日期、领用人、物品名称、规格、数量等信息，以便查询和统计。3.办公设备等固定资产的领用，应办理固定资产领用手续，明确使用责任人，并进行固定资产登记。（二）使用规范1.员工应按照物品的使用说明正确使用各类物品，不得随意拆卸、改装或挪作他用。2.对于办公设备等固定资产，使用人员应定期进行维护保养，确保设备正常运行，延长使用寿命。3.各部门应倡导节约使用物品，避免浪费，对可重复利用的物品应妥善保管，以便再次使用。（三）保管责任1.各部门负责本部门领用物品的保管工作，指定专人负责物品的日常管理，确保物品安全、完整。2.仓库管理人员应按照规定对工程物资、营销物料等物品进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作，保证物品质量不受损。3.定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。盘点工作由归口管理部门组织实施，财务部门参与监督。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应处理。五、物品调配与转移管理（一）调配原则1.以提高物品使用效率为目的，在公司内部各部门之间合理调配物品。2.优先调配闲置或利用率低的物品，避免重复采购。（二）调配流程1.需求部门填写物品调配申请表，注明所需物品名称、规格、数量及调配原因，报归口管理部门。2.归口管理部门根据库存情况及其他部门物品使用状况，进行综合协调，提出调配方案，报分管领导审批。3.经审批同意后，归口管理部门负责办理物品调配手续，通知调出部门和调入部门进行物品交接。（三）转移管理1.因公司机构调整、项目结束等原因，涉及物品转移的，相关部门应及时清理本部门物品，编制物品转移清单。2.物品转移清单应详细记录物品名称、规格、数量、存放地点等信息，经归口管理部门审核后，办理物品交接手续。3.对于固定资产的转移，应按照公司固定资产管理规定办理相关手续，确保固定资产信息准确无误。六、物品处置管理（一）处置范围1.已损坏且无法修复使用的物品。2.闲置不用且无使用价值的物品。3.因技术更新换代等原因淘汰的物品。（二）处置方式1.报废：对于符合报废条件的物品，由使用部门填写物品报废申请表，详细说明报废原因，经归口管理部门审核，报公司领导审批后进行报废处理。2.变卖：对于尚有一定使用价值的闲置物品，经公司领导批准后，可进行变卖处理。变卖应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的方式确定变卖价格，并做好相关记录。3.捐赠：对于可捐赠的物品，由归口管理部门根据实际情况，按照公司相关规定办理捐赠手续。（三）处置程序1.物品处置前，归口管理部门应组织相关人员对拟处置物品进行鉴定，确认其是否符合处置条件，并评估其价值。2.按照规定的审批权限进行审批，审批通过后，归口管理部门负责组织实施物品处置工作。3.物品处置过程中，应做好相关记录，包括处置时间、处置方式、处置价格、收入情况等信息。处置收入应及时上缴公司财务部门，统一入账管理。七、监督与检查（一）内部审计监督公司财务部门定期对物品采购、使用、保管及处置等环节的财务收支情况进行审计，检查是否符合公司财务制度及相关规定。（二）日常检查归口管理部门应定期对各部门物品管理情况进行检查，包括物品使用情况、保管情况、领用登记情况等，发现问题及时督促整