公司采购管理的作业办法

公司采购管理的作业办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司采购管理流程，确保采购活动的高效、透明、合规，满足公司生产经营需求，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本办法适用于公司所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.采购原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求进行采购，避免盲目采购和积压库存。质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准，优先选择优质供应商。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。合规合法原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购行为的合法性和合规性。二、采购组织与职责1.采购部门采购部门职责负责制定和执行公司采购计划，组织实施采购活动。开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案和供应商评估体系。负责采购合同的起草、审核、签订、执行和跟踪，确保合同的顺利履行。负责采购物资的验收、入库、付款等工作，协调处理采购过程中的问题和纠纷。收集市场信息，分析采购成本和市场动态，为公司采购决策提供参考依据。采购人员职责负责具体采购业务的操作，按照采购计划和流程进行采购谈判、询价、比价等工作。与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和产品质量状况，确保采购物资的及时供应和质量稳定。协助采购部门负责人做好供应商管理工作，参与供应商的评估和选择。负责采购文件和资料的整理、归档和保管，确保采购档案的完整性和准确性。2.需求部门需求部门职责根据公司生产经营计划和实际需求，提出采购申请，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等。参与采购过程中的技术交流、质量检验、验收等工作，提供必要的技术支持和质量标准。负责采购物资的使用和管理，及时反馈采购物资的使用情况和质量问题。需求部门负责人职责审核本部门的采购申请，确保采购需求的合理性和必要性。协调本部门与采购部门之间的工作关系，推动采购活动的顺利进行。对采购物资的使用效果和质量负责，配合采购部门做好采购绩效评估工作。3.质量部门质量部门职责制定采购物资的质量检验标准和验收流程，参与采购合同中质量条款的审核。负责采购物资的到货检验和抽检工作，对采购物资的质量进行判定，确保所采购物资符合公司质量要求。对采购过程中的质量问题进行调查和分析，提出处理意见和改进措施，协助采购部门和供应商解决质量纠纷。质量检验人员职责按照质量检验标准和验收流程，对采购物资进行检验和测试，记录检验结果。对检验不合格的采购物资，及时出具不合格报告，并跟踪处理情况。参与供应商质量管理体系的评估和审核，提供质量改进建议。4.财务部门财务部门职责负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式和付款时间符合公司财务规定。办理采购物资的付款手续，对采购资金的使用进行监督和管理。参与采购成本的核算和分析，提供财务数据支持和财务风险预警。财务人员职责审核采购发票的真实性、合法性和准确性，办理采购付款业务。定期与采购部门核对采购账目，确保账目清晰、准确。协助采购部门进行采购成本控制和预算管理，提供财务分析报告。三、采购流程1.采购申请需求部门根据公司生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。对于紧急采购需求，需求部门应在《采购申请表》上注明"紧急采购"字样，并说明紧急原因，经公司分管领导审批后直接提交采购部门。2.采购计划制定采购部门收到采购申请后，对采购申请进行汇总和分析，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、交货时间、预算金额等信息，并经采购部门负责人审核签字后执行。3.供应商选择与评估采购部门根据采购物资的类别和特点，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。采购人员从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，向其发送《供应商调查表》，要求供应商提供公司简介、产品目录、质量认证、生产能力、价格水平、售后服务等相关资料。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术水平、价格竞争力、售后服务能力等。根据考察和评估结果，采购部门对潜在供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并建立供应商档案。4.采购谈判与询价采购人员与选定的合格供应商进行采购谈判，就采购物资的价格、质量、交货时间、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。在谈判过程中，采购人员应记录谈判内容和结果，并形成《采购谈判记录》。采购人员同时向多家供应商发送询价单，要求供应商提供采购物资的报价单，对比分析各供应商的报价情况，选择价格合理、质量可靠的供应商作为采购对象。5.采购合同签订采购人员根据采购谈判和询价结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，并经采购部门负责人审核签字后提交至公司法律顾问进行合法性审查。经法律顾问审查通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。6.采购订单下达采购合同签订后，采购人员根据合同条款下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间等信息，并发送给供应商。采购订单应编号管理，以便于跟踪和查询。7.采购物资验收采购物资到货前，采购部门通知质量部门和需求部门做好验收准备工作。质量部门按照质量检验标准和验收流程对采购物资进行到货检验和抽检，对检验合格的物资出具《质量检验报告》。需求部门根据采购合同和采购订单的要求，对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行验收，对验收合格的物资办理入库手续，并填写《入库单》。对于验收不合格的采购物资，质量部门应及时出具不合格报告，采购部门负责与供应商协商处理，要求供应商更换、补货或退货等。8.采购付款采购物资验收合格且发票收到后，采购人员填写《付款申请单》，附上采购合同、采购订单、验收报告、发票等相关资料，经采购部门负责人审核签字后提交至财务部门。财务部门对《付款申请单》及相关资料进行审核，审核无误后按照公司财务规定办理付款手续。四、采购风险管理1.风险识别市场风险：市场价格波动、原材料供应短缺、供应商垄断等可能导致采购成本增加或采购物资供应中断。质量风险：供应商提供的物资质量不符合要求，可能影响公司产品质量和生产进度。合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能导致合同纠纷和经济损失。供应商风险：供应商信誉不佳、经营状况恶化、破产等可能导致采购物资无法按时供应或质量出现问题。2.风险评估采购部门定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，将采购风险分为高、中、低三个等级，并制定相应的风险应对措施。3.风险应对市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量，降低价格波动风险。与供应商签订长期合作协议，锁定采购价格，避免因市场价格上涨而增加采购成本。拓展供应商渠道，优化供应商结构，降低对单一供应商的依赖，防范供应商垄断风险。质量风险应对加强对供应商的质量管理，定期对供应商进行质量评估和审核，确保供应商的质量管理体系符合要求。在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的质量检验和验收工作，对不合格物资及时处理。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资，及时追溯供应商责任，要求供应商采取改进措施。合同风险应对加强采购合同管理，在签订合同前，由公司法律顾问对合同条款进行严格审核，确保合同条款明确、合理、合法。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，对合同执行过程中出现的问题及时协商解决，避免合同纠纷。供应商风险应对加强对供应商的信用管理，建立供应商信用档案，定期对供应商进行信用评估，选择信誉良好的供应商合作。在采购合同中约定供应商违约责任，对供应商的违约行为进行约束和处罚。与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的经营状况和财务状况，发现问题及时采取措施，防范供应商风险。五、采购绩效评估1.评估指标采购成本：包括采购物资的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理降低。采购质量：评估采购物资的质量是否符合公司要求，质量合格率是否达到目标。采购交货期：评估采购物资是否按时交货，交货及时率是否达到要求。供应商管理：评估供应商的选择、评估、管理等工作是否有效，供应商满意度是否提高。采购合规性：评估采购活动是否符合国家法律法规和公司内部规定，有无违规行为。2.评估方法采购部门定期收集采购成本、采购质量、采购交货期等相关数据，进行统计分析。通过问卷调查、供应商访谈等方式收集供应商满意度数据。内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购合规性情况。3.评估周期采购绩效评估每季度进行一次，评估结果作为采购部门和采购人员绩效考核的重要依据。4.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行奖惩。对于采购绩效优秀的部门和个人，