北京某科技公司技术资料管理办法

北京某科技公司技术资料管理办法一、总则（一）目的为加强北京某科技公司（以下简称"公司"）技术资料的规范化管理，确保技术资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，充分发挥技术资料在公司科研、生产、经营等活动中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有与技术相关的资料，包括但不限于研发项目文档、技术图纸、工艺文件、测试报告、技术标准、专利及软件著作权等资料的管理。（三）管理原则1.集中统一原则：技术资料实行集中统一管理，确保公司内技术资料的一致性和完整性。2.分类分级原则：按照技术资料的性质、用途和重要程度进行分类分级管理，便于资料的查找、使用和维护。3.保密安全原则：严格遵守国家有关保密法律法规，加强技术资料的保密措施，确保资料的安全。4.动态管理原则：随着公司技术研发和业务发展，及时更新和完善技术资料，保证资料的时效性和有效性。二、管理职责（一）技术管理部门1.负责制定和完善公司技术资料管理办法，并组织实施。2.归口管理公司各类技术资料，建立技术资料档案库，对技术资料进行分类、编号、存储和保管。3.指导和监督各部门技术资料的收集、整理、归档工作，定期对技术资料的管理情况进行检查和考核。4.负责技术资料的借阅、发放、回收和销毁等工作的审批。5.协助公司内部各部门对技术资料的使用需求，提供必要的技术支持和服务。（二）项目研发部门1.负责本部门承担项目的技术资料的收集、整理、审核和归档工作，确保资料的完整性和准确性。2.在项目研发过程中，按照公司技术资料管理要求，及时将产生的各类技术资料提交给技术管理部门归档。3.负责本部门技术资料的日常保管和使用，建立部门内部技术资料使用台账，定期进行清查盘点。4.根据项目需要，向技术管理部门提出技术资料的借阅申请，并按照规定使用和归还资料。（三）其他部门1.配合技术管理部门和项目研发部门做好本部门涉及的技术资料的收集、整理和归档工作。2.按照公司技术资料管理规定，妥善保管和使用本部门获取的技术资料，不得擅自复制、传播或泄露。（四）保密管理部门1.负责制定公司保密制度，对技术资料的保密工作进行指导和监督。2.参与涉及保密技术资料的借阅、发放、回收和销毁等工作的审批，确保保密措施的落实。3.对违反保密规定的行为进行调查和处理。三、技术资料的分类与编号（一）分类1.研发项目文档：包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划书、技术方案、实验记录、阶段总结报告、验收报告等。2.技术图纸：如机械图纸、电气图纸、电子线路图、建筑图纸等各类工程图纸。3.工艺文件：涵盖工艺流程图、操作规程、作业指导书、工艺卡片等。4.测试报告：产品性能测试报告、可靠性测试报告、环境适应性测试报告等。5.技术标准：国家标准、行业标准、企业标准及其他相关技术规范。6.专利及软件著作权：公司申请的专利文件、软件著作权登记证书等相关资料。7.其他技术资料：如技术总结、技术交流材料、技术培训教材等。（二）编号1.技术资料编号采用统一的编码规则，由字母和数字组成，确保编号的唯一性和系统性。2.编号结构如下：第一位字母表示资料类别，如"Y"代表研发项目文档，"T"代表技术图纸，"G"代表工艺文件，"C"代表测试报告，"B"代表技术标准，"Z"代表专利及软件著作权，"Q"代表其他技术资料。第二位至第四位数字表示资料所属项目或部门代码，按照公司内部项目编号或部门代码进行编制。第五位至第八位数字为顺序号，按照资料产生的先后顺序依次编排。第九位字母为版本号，首次发布为"A"，修订一次为"B"，依此类推。3.例如：Y0010001A表示某研发项目文档中的第一份资料，所属项目代码为001，顺序号为0001，版本为A版。四、技术资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责技术资料的收集工作，确保在项目研发、生产、经营等活动中产生的各类技术资料及时、完整地收集上来。2.对于外部获取的技术资料，如合作单位提供的技术文件、购买的标准资料等，相关部门应及时登记并移交技术管理部门。3.技术资料的收集应包括纸质文档、电子文档及相关存储介质，确保资料的原始性和完整性。（二）整理要求1.收集到的技术资料应按照分类分级原则进行整理，确保资料的系统性和逻辑性。2.对纸质资料应进行分类装订，编制目录，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。3.电子资料应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的文件夹中，建立清晰的文件目录结构，便于查找和使用。4.对于涉及多个项目或部门的技术资料，应按照主要归属进行整理，同时在相关项目或部门的资料中进行索引标注。五、技术资料的归档（一）归档流程1.项目研发部门或相关部门在技术资料整理完成后，填写《技术资料归档申请表》，详细说明资料名称、编号、数量、来源、归档时间等信息，并提交给技术管理部门。2.技术管理部门收到申请表后，对资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。审核通过后，在申请表上签字确认，并安排资料归档。3.技术管理部门按照分类编号规则对归档资料进行编号、存储，并建立技术资料档案台账，记录资料的归档日期、存放位置、保管期限等信息。（二）归档时间1.项目研发过程中产生的技术资料应在项目阶段结束后[X]个工作日内归档；项目验收完成后[X]个工作日内，应将项目全部技术资料归档完毕。2.日常生产经营活动中产生的技术资料应定期归档，每月[具体日期]前将上月产生的资料归档。（三）保管期限1.研发项目文档：一般保管期限为自项目结束后[X]年，重要项目的资料保管期限可适当延长。2.技术图纸：按照相关行业规定和公司实际情况确定保管期限，一般不少于[X]年。3.工艺文件：保管期限根据产品生产周期和工艺变更情况确定，一般为[X]年至[产品生产周期结束后X年]。4.测试报告：保管期限为自测试完成后[X]年。5.技术标准：按照标准发布机构的要求和公司实际使用情况确定保管期限，一般为长期保存。6.专利及软件著作权：自申请获得授权后长期保存。7.其他技术资料：根据资料的性质和用途确定保管期限，一般不少于[X]年。六、技术资料的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅技术资料时，应填写《技术资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人审核签字后，提交给技术管理部门审批。技术管理部门根据资料的保密级别、使用需求和库存情况进行审批，对于涉及保密的技术资料，还需经保密管理部门会签。（二）借阅审批1.一般性技术资料的借阅申请，由技术管理部门负责人审批；涉及重要技术资料或保密资料的借阅申请，需经公司分管领导审批。2.审批通过后，技术管理部门向借阅人发放《技术资料借阅单》，并按照借阅单上的内容提供资料。（三）借阅期限1.一般技术资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应在到期前[X]个工作日内办理续借手续，续借期限不得超过[X]个工作日。2.涉及保密的技术资料借阅期限应严格按照保密规定执行，一般不超过[X]个工作日，特殊情况需经公司领导批准。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的技术资料，不得擅自转借、复制、泄露或用于其他非工作目的。2.在借阅期间，借阅人应确保资料的安全和完整，如发现资料损坏、丢失等情况，应及时向技术管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。3.借阅人使用完毕后，应按照《技术资料借阅单》上的要求及时归还资料。技术管理部门在收到归还资料后，应进行检查，如资料完好无损，在借阅单上签字确认，并将资料归档。七、技术资料的发放与回收（一）发放范围技术资料的发放应严格按照公司规定的范围进行，仅限于与公司业务相关的部门和人员。（二）发放流程1.各部门因工作需要领取技术资料时，应填写《技术资料发放申请表》，注明资料名称、编号、数量、领取部门及用途等信息。2.《技术资料发放申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交给技术管理部门审批。技术管理部门根据发放范围和库存情况进行审批，对于涉及保密的技术资料，还需经保密管理部门会签。3.审批通过后，技术管理部门按照申请表上的内容发放资料，并做好发放记录，包括发放日期、领取人、资料名称、编号、数量等信息。（三）回收要求1.对于因工作变动、项目结束等原因不再需要使用的技术资料，相关部门或人员应及时将资料退回技术管理部门。2.技术管理部门在收到回收资料后，应进行检查核对，确保资料的完整性和准确性。如发现资料缺失或损坏，应要求回收人说明原因并承担相应责任。3.回收的技术资料应按照规定进行妥善保管或销毁，防止资料流失。八、技术资料的保密管理（一）保密制度1.公司制定严格的保密制度，明确技术资料保密工作的责任、范围、措施和要求。2.所有接触和使用技术资料的人员应签订保密协议，承诺遵守公司保密制度，保守公司技术秘密。（二）保密措施1.对涉及保密的技术资料，应采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，确保资料的安全性。2.在技术资料的借阅、发放、使用和回收过程中，严格执行审批手续，防止保密资料的泄露。3.对存储有保密技术资料的计算机、存储介质等设备，应设置必要的安全防护措施，如密码、加密软件等，并定期进行检查和维护。4.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和防范能力。（三）保密监督与检查1.保密管理部门定期对公司技术资料的保密情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对于违反保密制度的行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究法律责任。九、技术资料的变更与修订（一）变更申请1.当技术资料需要变更时，相关部门或人员应填写《技术资料变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、涉及资料名称和编号等信息。2.《技术资料变更申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交给技术管理部门审批。技术管理部门根据变更的必要性和影响范围进行评估，对于涉及重大变更的，还需组织相关部门进行会审。（二）变更审批1.一般性技术资料变更由技术管理部门负责人审批；涉及重要技术资料或对公司业务有重大影响的变更，需经公司分管领导审批。2.审批通过后，技术管理部门组织相关人员对变更后的技术资料进行修订，并及时更新技术资料档案库中的相应资料。（三）版本管理1.技术资料修订后，应按照编号规则中的版本号规定进行更新，确保版本的一致性和可追溯性。2.每次修订后的技术资料应在资料上加盖"修订章"，注明修订日期、修订内容和修订人等信息。3.技术管理部门应建立技术资料版本变更记录台账，记录每次变更的相关信息，便于查询和管理。十、技术资料的销毁（一）销毁条件1.技术资料保管期限届满，且不再具有保存价值的。2.因技术更新、业务调整等原因，已被新的技术资料替代，原资料不再使用的。3.涉及保密的技术资料，因保密期限届满或其他原因需要销毁的。（二）销毁申请1.符合销毁条件的技术资料，由相关部门或保管人员填写《技术资料销毁申请表》，注明资料名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《技术资料销毁申请表》经所在部门负责人审核签字后，提交给技术管理部门审批。技术管理部门根据销毁资料的性质和保密要求进行审批，对于涉及保密的技术资料，还需经保密管理部门会签。（三）销毁方式1.对于一般性技术资料，可以采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.对于涉及保密的技术资料，应采用专门的保密销毁设备进行销毁，确保资料无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并由监销人员签字确认。（四）销毁记录技术管理部门应将技术资料销毁申请表、销毁记录等相关资料归档保存，以备查询。十一、考核与奖惩（一）考核1.技术管理部门定期对各部门技术资料的管理情况进行考核，考核内容包括资料收集的及时性、整理的规范性、归档的完整性、借阅使用的合规性等方面。2.考核结果将纳入公司部门绩效考核体系，作为评价部门工作绩效的重要依据之一。（二）奖励1.对于在技术资料管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.奖励的情况包括但不限于及时准确收集资料、有效整理归档资料、积极提供技术资料支持公司业务发展、提出创新性的资料管理建议并取得良好效果等。（三）惩罚1.对于违