物资管理制度

物资管理制度一、总则1.目的为加强公司物资管理，规范物资采购、验收、存储、发放、使用及盘点等环节的操作流程，确保物资供应的及时性、准确性和合理性，降低物资成本，提高公司经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有物资的管理，包括但不限于原材料、辅助材料、设备备件、办公用品、劳保用品等。3.职责分工采购部门负责根据公司生产经营需求，制定物资采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，并跟踪采购订单执行情况。收集市场物资价格信息，进行市场调研，为公司采购决策提供参考。仓库管理部门负责物资的验收入库、存储保管、发放及盘点等工作。建立物资库存台账，确保账物相符，及时反馈物资库存动态。对库存物资进行合理分类存放，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，保证物资质量安全。使用部门负责提出物资需求计划，明确物资规格、型号、数量等要求。对领用的物资进行合理使用和管理，做好使用记录，提高物资使用效率。配合采购部门和仓库管理部门进行物资采购、验收及盘点等工作。质量管理部门负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保物资符合质量标准。参与不合格物资的评审和处理工作。财务部门负责审核物资采购合同、报销凭证等，办理物资采购款项的支付。对物资采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。二、物资采购管理1.采购计划制定各使用部门应根据生产经营计划、设备维修计划、项目进度等，提前[X]天编制物资需求计划，详细注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对各使用部门提交的物资需求计划进行汇总、审核和平衡，结合库存情况，制定月度物资采购计划。对于紧急采购需求，使用部门应填写紧急采购申请表，说明紧急原因和需求时间，经部门负责人审批后交采购部门。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、招标、询价、供应商推荐等方式，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。对新供应商进行资质审核，要求其提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量检验报告等相关证明文件，并实地考察供应商的生产经营状况、质量管理体系等。与选定的供应商签订采购合同，明确物资规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应经公司法律顾问审核后签订。定期对供应商进行评估和考核，根据交货质量、交货期、售后服务等情况，对供应商进行打分评级。对于不合格供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。3.采购执行与跟踪采购部门根据采购计划和合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。在采购过程中，如遇物资价格波动、供应商交货困难等问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，采取调整采购数量、变更交货期、寻找替代供应商等措施，保证公司生产经营不受影响。采购物资到货前，采购部门应及时通知仓库管理部门做好验收准备工作。三、物资验收入库管理1.验收准备仓库管理部门接到采购部门的到货通知后，应安排专人负责物资验收工作，并根据物资特性和验收要求，准备好相应的验收工具和场地。2.数量验收验收人员对照采购订单、送货单等凭证，对物资的数量进行清点核对，确保到货数量与订单数量一致。对于数量不符的物资，验收人员应及时与供应商联系，查明原因，并做好记录。如属于供应商少发或多发，应要求供应商补足或退回多余物资。3.质量验收质量管理部门按照相关质量标准和检验规范，对采购物资的质量进行检验。对于重要物资或技术要求较高的物资，应进行抽检或全检。验收合格的物资，验收人员应在送货单、检验报告等凭证上签字确认；验收不合格的物资，应填写不合格物资报告，注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。4.入库手续办理经验收合格的物资，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单，注明物资名称、规格型号、数量、供应商名称等信息，并将入库单的一联交采购部门作为付款依据，一联留存仓库作为库存记账凭证。对于不合格物资，仓库管理部门应将其单独存放，并做好标识，等待采购部门与供应商协商处理。在未处理完毕前，不得办理入库手续。四、物资存储保管管理1.仓库规划与布局根据物资的类别、特性、用途等，对仓库进行合理规划和布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、办公用品区、劳保用品区等。对各类物资进行标识管理，标明物资名称、规格型号、批次、入库日期等信息，便于识别和查找。2.物资存放要求按照物资的存储条件要求，对物资进行分类存放。例如，易燃易爆物资应存放在专用的危险化学品仓库，并有相应的防火、防爆、通风等安全设施；易受潮物资应存放在干燥通风的仓库；贵重物资应单独存放，并加强保管。物资应堆放整齐，做到"五五摆放"，便于盘点和存取。同时，要留出必要的通道，保证仓库内通行顺畅。3.库存盘点仓库管理部门应定期对库存物资进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，要做到账物相符，如实记录盘点结果。盘点结束后，编制盘点报告，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理建议。盘盈物资应查明原因，经批准后冲减当期成本费用；盘亏物资应查明原因，属于正常损耗的，经批准后计入当期成本费用，属于责任人原因造成的，由责任人负责赔偿。根据盘点结果，及时调整库存台账，确保账物一致。4.库存安全管理加强仓库的安全管理，制定安全管理制度和应急预案，配备必要的消防器材、防盗设备等，确保仓库安全。仓库管理人员应定期对仓库设施设备进行检查维护，确保其正常运行。对存在安全隐患的设施设备，应及时维修或更换。做好仓库的环境卫生工作，保持仓库整洁，防止物资受到污染和损坏。五、物资发放管理1.发放原则物资发放应遵循"先进先出、急用先发"的原则，确保库存物资的合理周转和有效利用。严格按照审批后的物资需求计划发放物资，不得擅自超发或滥发。2.发放流程使用部门填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批签字。将物资领用申请表提交至仓库管理部门，仓库管理人员根据库存情况进行审核，对符合发放条件的物资，办理出库手续，填写出库单，注明物资名称、规格型号、数量、领用部门等信息。仓库管理人员根据出库单发放物资，并在物资领用申请表上签字确认。领用人员在领取物资时，应核对物资的名称、规格型号、数量等，无误后在出库单上签字。仓库管理部门将出库单的一联留存作为库存记账凭证，一联交采购部门作为统计采购数据的依据，一联交财务部门作为成本核算的依据。3.特殊物资发放管理对于贵重物资、危险化学品等特殊物资的发放，应严格履行审批手续，由使用部门填写特殊物资领用申请表，经部门负责人、分管领导审批后，方可到仓库领取。仓库管理人员在发放特殊物资时，应详细记录领用时间、领用人、用途等信息，并要求领用人签字确认。同时，要对特殊物资的发放情况进行跟踪管理，确保其安全使用。六、物资使用管理1.使用部门职责使用部门应合理使用领用的物资，提高物资使用效率，降低物资消耗。对本部门领用的物资建立使用台账，详细记录物资的领用时间、使用情况、剩余数量等信息，定期进行核对和盘点。加强对物资使用过程的管理，发现物资存在质量问题或使用异常情况时，应及时与采购部门或仓库管理部门联系，查明原因并妥善处理。2.物资节约与控制公司鼓励各部门和员工节约使用物资，采取有效措施降低物资消耗。例如，推广使用节能设备、优化生产工艺、加强物资回收利用等。对物资消耗较大的部门，公司将进行重点监控和分析，查找原因，制定改进措施，确保物资消耗合理降低。建立物资消耗考核制度，对各部门的物资消耗情况进行考核评价，将考核结果与部门绩效挂钩，激励各部门节约使用物资。七、物资报废与处置管理1.报废条件物资因长期使用磨损、损坏、过期、变质等原因，已无法正常使用或修复的，可申请报废。因技术进步、产品更新换代等原因，原使用的物资已不再适用，且无其他使用价值的，可申请报废。因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致物资损坏，无法修复或使用的，可申请报废。2.报废申请与审批使用部门填写物资报废申请表，详细说明物资名称、规格型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交相关证明材料（如照片、检测报告等）。物资报废申请表经部门负责人审核签字后，报质量管理部门、财务部门、分管领导审批。质量管理部门负责对报废物资的质量情况进行鉴定，财务部门负责对报废物资的账面价值进行核实，分管领导根据各部门意见进行最终审批。3.报废处置经批准报废的物资，仓库管理部门应及时进行清理，将其单独存放，并做好标识。对于有回收价值的报废物资，如废旧金属、纸张等，仓库管理部门应联系专业回收公司进行回收处理，并做好回收记录。回收款项应及时上缴公司财务。对于无回收价值的报废物资，如过期药品、危险化学品等，仓库管理部门应按照相关规定进行妥善处置，确保环保和安全。处置过程中产生的费用，经审批后由公司承担。八、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对物资管理情况进行审计监督，检查物资采购、验收、存储、发放、使用及报废等环节的操作流程是否合规，制度执行是否到位，物资账目是否清晰，库存物资是否账物相符等。2.日常检查采购部门、仓库管理部门、使用部门等应定期对本部门物资管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。同时，公司物资管理领导小组应不定期对各部门物资管理情况进行检查，对发现