总经理办公室管理制度

总经理办公室管理制度一、总则1.目的为加强总经理办公室的规范化管理，提高工作效率和服务质量，确保各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于总经理办公室全体工作人员。3.职责总经理办公室负责本制度的制定、执行、监督和修订，确保各项工作符合制度要求。二、办公环境管理1.办公室布局合理规划办公室空间，确保办公区域整洁、明亮、通风良好。按照工作流程和功能需求，划分不同的工作区域，如办公区、会议室、接待区等。2.环境卫生每日上班前，工作人员需对各自办公区域进行清洁，包括桌面、电脑、文件柜等，保持环境整洁。定期对办公室公共区域进行全面清洁，如地面、门窗、卫生间等，确保环境干净卫生。严禁在办公区域内乱扔垃圾、随地吐痰，保持良好的卫生习惯。3.物品摆放办公桌上的文件、办公用品应摆放整齐，保持桌面整洁。文件柜内的文件应分类存放，标识清晰，便于查找。私人用品应放置在个人抽屉或指定的区域，不得随意摆放影响办公环境。三、办公用品管理1.采购根据工作需要，定期编制办公用品采购计划，经总经理审批后执行。选择信誉良好、质量可靠的供应商进行采购，确保办公用品的质量和供应及时性。采购的办公用品应符合公司规定的标准和要求，严格控制采购成本。2.领用设立办公用品领用登记制度，工作人员领用办公用品时需填写领用登记表，注明领用日期、物品名称、数量等信息。按照实际工作需要限量领用办公用品，避免浪费。对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，需经总经理批准后方可领用。领用后的办公用品应妥善保管，如有损坏或丢失，需照价赔偿。3.库存管理设立专门的办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放，建立库存台账。定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或积压，应及时分析原因并采取相应措施。对于易损、易耗的办公用品，应提前做好库存预警，及时补充采购，确保工作不受影响。四、文件管理1.文件分类文件分为上级文件、公司文件、部门文件、外来文件等类别。上级文件包括政府部门、行业协会等下发的各类文件；公司文件包括以公司名义发布的通知、决定、报告等；部门文件由各部门自行制定和发布；外来文件指与公司业务相关的合作单位、客户等提供的文件。2.文件收发设立文件收发岗位，负责文件的签收、登记、分发和归档工作。收到文件后，应及时进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、日期等信息，并按照文件类别和紧急程度进行分类处理。对于需要传阅的文件，应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，并做好传阅记录。传阅完毕后，及时将文件收回归档。向外发送文件时，需经总经理审批后加盖公司公章，并做好发文登记。3.文件归档文件办理完毕后，应及时进行归档。归档文件应保持齐全、完整，按照文件类别和时间顺序进行整理。建立电子和纸质档案管理制度，将重要文件同时进行电子存档和纸质存档，便于查阅和管理。定期对档案进行整理和清查，确保档案的安全性和完整性。对于过期或无用的文件，按照规定进行销毁处理。4.文件查阅公司内部人员因工作需要查阅文件时，需填写文件查阅申请表，经部门负责人批准后到文件管理部门查阅。查阅文件时应在指定地点进行，不得擅自将文件带出或转借他人。如需复印文件，需经文件管理部门同意并登记。涉及公司机密的文件，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露文件内容。五、会议管理1.会议分类会议分为公司例会、专题会议、临时会议等。公司例会包括周例会、月例会等，主要传达上级指示、总结工作进展、安排下一阶段工作任务等；专题会议针对特定的工作事项或问题召开，如项目研讨会、市场分析会等；临时会议根据工作需要随时召开，处理紧急事务或突发事件。2.会议组织会议主办部门负责会议的组织工作，包括确定会议主题、时间、地点、参会人员、议程等，并提前通知相关人员。如需使用会议室，应提前向行政部门申请，确保会议室设备正常运行，并准备好会议所需的资料、文具等。会议组织人员应提前到达会议地点，做好会议签到、资料发放等准备工作，保证会议按时开始。3.会议记录设立专门的会议记录人员，负责记录会议内容。会议记录应准确、完整，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、决议事项等。会议记录人员应使用专用的会议记录本，记录过程中如有遗漏或不清楚的地方，应及时向发言人核实。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并经会议主持人审核后发送给参会人员和相关部门。4.会议决议执行会议决议形成后，相关责任部门应按照决议要求制定具体的执行计划，并明确责任人、时间节点和工作标准。各部门应定期向总经理汇报会议决议的执行情况，确保决议得到有效落实。对于执行过程中出现的问题或困难，责任部门应及时向上级汇报，共同协商解决方案，确保工作顺利推进。六、印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.印章保管设立专门的印章保管岗位，指定专人负责印章的保管工作。印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。印章应存放在安全可靠的保险柜中，实行双人保管制度，即保险柜钥匙和密码分别由两人保管，只有两人同时在场方可开启保险柜使用印章。印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如有特殊情况需要带出，必须经总经理批准，并做好登记和交接手续。3.印章使用印章使用应严格履行审批手续，填写印章使用申请表，注明使用事由、文件名称、文号、使用部门、申请人等信息，并经相关领导签字批准。印章保管人员应按照审批后的申请表内容使用印章，确保印章使用的真实性和合法性。盖章时应注意印章的清晰、端正，不得模糊或重叠。使用完毕后，印章保管人员应及时将印章放回保险柜，并在印章使用登记表上记录使用情况。4.印章停用与销毁因公司机构变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由印章保管部门提出申请，经总经理批准后办理停用手续。停用的印章应及时进行封存，并按照规定的程序进行销毁。销毁印章时，应至少有两名监销人员在场，并做好销毁记录。七、车辆管理1.车辆调度公司车辆由总经理办公室统一调度管理，根据工作需要合理安排车辆使用。各部门如需使用车辆，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息，经部门负责人审核后报总经理办公室。总经理办公室根据车辆使用情况和申请顺序进行调度安排，优先保障重要公务和紧急事务用车。对于临时用车需求，在车辆允许的情况下尽量给予满足。2.车辆使用驾驶员应严格遵守交通法规，安全驾驶，确保行车安全。出车前应检查车辆状况，包括车辆外观、轮胎、刹车、机油、灯光等，发现问题及时报告并维修。驾驶员应按照指定的时间和路线接送乘客，不得擅自改变行车路线或延误出车时间。在行车过程中，应保持车内整洁卫生，不得在车内吸烟、饮食或乱扔垃圾。乘车人员应遵守乘车规定，爱护车辆设施，不得在车内随意损坏或丢弃物品。乘车时应系好安全带，不得干扰驾驶员正常驾驶。3.车辆维护与保养建立车辆定期维护保养制度，按照车辆使用说明书的要求定期对车辆进行保养和维修。驾驶员应做好车辆日常维护工作，如清洁车辆、检查车辆部件等。车辆出现故障时，驾驶员应及时向总经理办公室报告，由总经理办公室安排维修车辆。维修车辆时应选择正规的维修厂家，确保维修质量和配件的真实性。定期对车辆进行安全检查和性能检测，确保车辆符合安全行驶标准。对于达到报废年限或不符合安全要求的车辆，应及时办理报废手续。4.车辆费用管理车辆费用包括燃油费、过路费、停车费、维修费、保险费等，实行定额管理和实报实销相结合的方式。驾驶员应每月提交车辆费用报销清单，经总经理办公室审核后报财务部门报销。财务部门应严格审核车辆费用的合理性和真实性，确保费用支出符合公司规定。加强对车辆费用的控制和分析，定期统计车辆费用支出情况，如有异常应及时查明原因并采取措施进行调整。八、保密管理1.保密范围公司的商业秘密、技术秘密、财务信息、客户资料、人事档案等均属于保密范围。涉及公司重大决策、未公开的业务计划、合同协议等文件和信息也应严格保密。2.保密措施加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。新员工入职时应进行保密培训，签订保密协议。对涉及保密信息的文件、资料、计算机存储设备等应进行严格管理，标注保密标识，并采取加密、锁存等措施防止信息泄露。限制保密信息的知悉范围，只有经过授权的人员才能接触和使用相关信息。对于涉及重要保密信息的会议、讨论等，应采取保密措施，如限定参会人员、做好会议记录等。严禁在互联网上传播公司保密信息，员工使用公司计算机和网络时应遵守公司的网络安全规定，不得随意下载、存储和传输敏感信息。3.保密监督与检查总经理办公室负责对公司保密制度的执行情况进行监督和检查，定期或不定期开展保密检查工作。对于违反保密制度的行为，应及时进行调查处理，根据情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。对保密工作表现突出的部门和个人，应给予表彰和奖励，鼓励员工积极参与保密工作。九、人员考勤管理1.考勤制度公司实行每周[X]天工作制，正常工作时间为[具体时间段]。员工应按时上下班，不得迟到、早退或旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司请假制度办理请假手续。2.请假流程员工请假应提前填写请假申请表，注明请假事由、请假时间、预计销假时间等信息，按照审批权限报相关领导审批。请假[X]天以内（含[X]天）的，由部门负责人审批；请假[X]天以上的，需经总经理审批。员工请假获批后，应将请假申请表交总经理办公室备案，并告知部门同事自己的工作安排。3.考勤记录与统计总经理办公室负责员工考勤记录工作，通过打卡机、签到表等方式记录员工的出勤情况。每月末，总经理办公室应根据考勤记录对员工的出勤情况进行统计，计算迟到、早退、旷工等次数，并编制考勤报表。考勤报表经总经理办公室负责人审核后报财务部门，作为员工工资核算的依据。4.迟到、早退与旷工处理员工迟到或早退[X]分钟以内的，每次扣减绩效分[X]分；迟到或早退超过[X]分钟的，按旷工半天处理，扣减相应的工资和绩效分。旷工半天的，扣